Успехът на всеки един проект зависи от степента на постигане на целите, които са поставени пред него. Колкото по-ясно и конкретни цели си поставите в началото, толкова повече намалявате риска от разногласия дали са постигнати между ръководните кадри. Независимо дали планирането се съпровожда с постоянни промени, бъдете готови винаги да преразглеждате целите си. Това се налага, защото в процеса на работа ще получавате все повече информация, която ще оказва пряко влияние върху целите ви.
Когато определяте и дефинирате целите си мислете умно. Всяка една определена цел за даден проект, трябва да отговаря и да бъде специфична, да може да се измерва (количествено или качествено), да бъде ориентирана към някакво действие. Най-важното при определянето на целите е те да бъдат реалистични и постигнати в определените срокове.
Когато дефинирате целите, които ще бъдат “гонени” с проекта, трябва да вземете под внимание
1. Качество на целите – определете качествени показатели, по които ще се измерват целите. Стандарти по които ще изпълнявате целите.
2. Огранизация на процеса – определете, разпределете и конкретно дефинирайте всички роли в проекта. Изяснете задачите за всеки един от участниците и какви ще са взаимоотношенията. Уверете се, че сте поставили точните задачи на правилният и компетентен човек
3. Комуникация – комуникационните връзки са от изключителна важност за правилното протичане и изпълнение на проекта. По тях ще се движи основната информация, която ви е нужна, за да постигнете целите си.
4. Риск – преценете къде ще намират рисковите моменти в проекта и ги опишете. Направете оценка на тези моменти и определете възможнисте начини за противовъздействие. Колкото по-рано си набележите рисковете, толкова повече свеждате възможността от неприятна изненада в проекта.
Независимо дали определяте целите или изпълнявате някой етап от проекта, бъдете готови за компромиси. Най-често ще ви се налага да правите компромиси с времето, разходите и качеството. Тези величини са взаимосвързани. Формулата на успеха, от която трябва да се водите е Качество = време + разходи Ако промените някой от тези показатели, вие променяте и крайният резултат, който се гони. Най-добре ще усетите силата на тези променливи, когато даденият проект е “набрал” скорост.
Да речем, че времето за разработка на новата ERP система е недостатъчно, тогава вие трябва да вземете още хора, които да се включат в процеса на разработката, или да приемете система, която не е във вид, който е планиран в началото.
Независимо от това, трябва да запомните, че по-ниското качество, не винаги означа провал за проекта. Най-важното е да си определите какви са важнити и основни изисквания на клиента. Ако в системата модула за предоставяне на репорти не е толкова важна и не засяга основната дейност, тогава насочете вниманието съм към част за складовата наличност. Важното е да си приоритизирате етапите и частите на проекта, на които клиента поставя най-голямо внимание. По-маловажните, можете да ги доразработите и след определеният краен срок. Най-важното е дадената система да отговаря на очакванията и изискванията на клиента. Това е така, защото може би се нуждат от нещо което просто да работи , а не от място, което да е събрало последните технологии в разработката.
Добре е още в началото да си определите коя от тези три величини е основна (време, качество, разходи) ще можете по-лесно да правите промени по проекта и в процеса на работа.
Много голяма част от проектите се провалят, защото ръководителят или топ мениджърите не могат да определят точно нуждата от финансови средстава или време за разработка. Един полезен инструмент, които се ползва при управлението на проекти и в процеса на планиране е структурното разпределение на работата (Work Breakdown Structure).
Това е помощен инструмент, чрез които можете да правите приблизително оценки за всяка част от проекта, да възлагате задачи, да проследявате дейността на проекта във всеки един момент и да определяте техният обхват. Основният замисъл на тази стратегия е да се раздели сложната дейност на по-малки задачи. Това се прави докато не се обхване всяка една задача до най-ниско ниво….до тогава, докато не можете да я раздробяте повече :) Стигнете ли до това ниво, вие вече сте определели всяка една задача от проекта и сте я направили по-удобна за изпълнение. За да създадете една такава разбивка на работата по проекта, трябва да можете да си отговорите на въпроса: Какво трябва да се направи, за да бъде изпълнена задачата ?
Продължавайте да си задавате този въпрос, докато не стигнете до крайната цел, т.е. задачката да не може да бъде разделяне на подзадачи. Съставете план приблизително колко време ще ви отнеме изпълнението на всяка една от разпределените задачи и колко ще струва тяхното изпълнение в парично и човешко изражение.
Колкото е по-сложен един проект, толкова повече нива на разпределение ще се състои. Не трябва да се безпокойте за последователността на извършване на дейностите. Съставяйки си план за изпълнение, вие си поставяте точно определени планове за всяка една от задачите. Лекото завишаване на предварителните оценки е доста добър начин да намалите риска. Но го правете открито, споделяйте го с топ мениджърите. След внимателното планиране ще сте наясно вече от какви ресурси се нуждаете. Ще имате явна представа за продължителността на проекта. Всичко това ще ви е необходимо за следващият етап на проекта – подготовката.
Един съвет: винаги базирайте преценката си на предишен опит, който сте натрупали. Използвайте усреднено време за изпълнение на една задачка. Ако в един проект дадена задачка ви е отнела 3 часа, а във втория то тя ви е струвала час и половина, то за следвашият проект я предвидете като разход от 2 часа за нейното изпълнение.
Запомнете, че предварителните преценки и оценки не са 100% сигурни. Не се ангажирайте с тяхното стриктно изпълнение на този етап от проекта.
Когато си определите точно целите, които ще се преследват убедете се, че всеки един от участниците е наясно с поставените задачи. Колкото по-рано те се ориентират в задълженията и са наясно с целите, толкова повече свеждате до минимум вероятността от рискови моменти.
Консултант по управление на онлайн репутация (ORM), е-PR и e-маркетинг, SEO оптимизация и email маркетинг. За контакти e-mail: kv@orm.bg, skype: kalin4y_eha или ICQ: 287023069.
