Блог на Калин Василев

В следващите няколко реда ще се опитам да ви дам няколко примерни проблема, които биха затруднили вашата работа като ръководител проект. Паралелно с това ще се опитам да фиксирам и вероятни причини за тяхното появяване и какво трябва да направите, за да ги преодолеете.

Проблеми, свързани с екипа
1. Недостиг или липса на умения у някои от членовете
Последствия: проекта няма да се развива толкова бързо, колкото е необходимо, или може да “зацикли”.
Препоръчителни действия: организирайте обучение на даденият член от екипа с цел придобиване на нужните умения. Също така можете да наемете външен консултант или партньор , притежаващ нужните умения.

2. Даден член напуска екипа
Причини: тук не можем да фиксираме конкретни причини за напускане на даден член, но несъмнено неговото отсъствие ще повлияе на работата на екипа. В повечето случаи тези причини не зависят пряко или косвено от ръководител проекта.
Препоръчителни действия: Помислете как да си осигурите резервен вариант за осигуряване на заместител за нужните умения. Осигурете обучение на членовете на екипа си, така че да са в състояние да извършват и покрият нуждата от умения, които е притежавал човека, който ви напуска. Превърнете напускането на член на екипа във възможност да извадите на преден план някой по-способен член на екипа.

Междуличностни проблеми
1. Членовете на екипа са твърде близки
Последствия: членовете на екипа прекарват прекалено време в приятелски разговори и обсъждане на лични проблеми
Препоръчителни действия: изяснете пред всички, че приятелските срещи се организират извън работно време и реорганизирайте така работата на подгрупи, за да попречите на формирането на клюкарски разговори.

2. Липса на гъвкавост в екипа
Последствия: участника в екипа смята, че неговият подход е най-правилен и трудно прилага нови методи на работа. По този начин се оказва пряко влияние върху неговата работа
Препоръчителни действия: още в самото начало на проекта посочете целите и очакванията. Обърнете и отделете нужното внимание на притесненията и страховете на членовете на екипа.

3. Конфликти вътре в екипа
Последствия: тук различията в стила на работа, най-вече различия в характера, експертните мнения и т.н. оказват едно от най-големите въздействия върху дейността по даден проект и по самата работата на хората
Препоръчителни действия: Насочете мислите и емоциите си към постигане на целите на проекта, не към личните пристрастия. Винаги показвайте разбиране и проявете желание да разрешите проблема. Търсете решения за неговото отстранява, отколкото да се оплаквате на трета страна. Бъдете искрен и пряк с другата страна.

Проблеми с производителността
1. Погрешни задачи, в следствие на което се губи време
Последствия: причините се крият в лошото управление на времето. Тук може да се включи и неправилното приоритезиране на задачите и предпочитанията на някои членове на екипа за дадена задача, независимо от нейната категория или приоритет. Понякога се случва и самият ръководител проект да не е успял правилно да дефинира задачите, които трябва да се изпълнят.
Препоръчителни действия: Винаги обяснявайте на екипа кои задачи са важни и кои трябва да се изпълнят първо. Питайте ги, ако има неясноти дайте повече информация за даденият проблем или задача. Осигурете ресурси на членовете на екипа, за да подобрят уменията си за управление на времето.

2. Лошо качество на работата
Последствия: последствията може да настъпят от това, че даден член на екипа не е разбрал правилно какво се иска от него и какви са изискванията на работата. Проблем може да възникне и ако работата се измерва в различни, а не точно определени и стандартизирани показатели, както и ако даден член на екипа няма нужните умения, за да изпълни дадената задача.
Препоръчителни действия: от самото начало на проекта изяснете очакванията за качество и стандартите, спрямо които ще се измерва извършеното от тях. Разработвайте си винаги план за действие за подобряване на качеството на работата на членовете на екипа. Осигурете, ако е необходимо допълнително обучение и подкрепа за развитие на уменията на служителя.

3. Изтощение от прекалената работа
Последствия: тук може да се зародят проблеми и да се стигне до изтощение на член от екипа от прекалената му отдаденост в проекта или се ангажира с изпълнението на твърде много задачи в службата и извън работното време. Също така, често явление за изтощение е, ако даден член на екипа работи прекалено дълго по дадена задача.
Препоръчителни действия: окуражавайте служителите и членовете на екипа да си вземат отпуска или почивка, за да събере свежи сили. Оказвайте му помощ за оптимизиране и промените работния график или нивото на работа, с цел да го освободите от излишните отговорности.

В следващата си тема ще засегна с няколко думи управлението на последната фаза от даден проект – неговото завършване и мигриране към продуктова версия. Това ще бъде и последната ми тема, с която споделям моя скромен опит като ръководител проекти. В нея ще спомена и в кои проекти имам участие като ръководител и на какво ниво от развитието си са те в момента.

Пред всеки един ръководител проект и проект се изправят редовно проблеми, с които трябва да се съобразявате по някакъв начин, и те оказват някакво влияние върху дейността ви.
Ръководителите често са притискани да променят обсега на проекта. Когато заинтересованите участници поискат това от вас, трябва да обсъдите с тях как това ще повлияе на себестойността, времето и качеството.
В някои проекти “разширяването на мисията” се превръща в постоянна битка. След като е постигнато споразумение за повратните точки в отделните етапи и конкретните цифри от бюджета, хората може да започват да виждат и допълнителни неща, които е добре да бъдат свършени.
НИКОГА не се оставяйте да бъдете въвлечени в решаването на проблеми извън официалните рамки на вашият проект, дори те са спешни за компанията.
Винаги е било проблем за даден проект, ако те започнат да изоставят в графика. Някои закъснения може да са неизбежни, но в почти всички случай можете да предприемате някакви действия за тяхното разрешаване. В противен случай рискувате те да се задълбочат и да донесат със себе си още проблеми за проекта.
Някои ръководител проекти имат склонност да пренебрегват евентуалните проблеми с хората в етапа на планирането (така поне казват умните хора :) ). Те може да продължат да не им обръщат внимание или дори да ги отричат, дори когато са очевидни и истински. За съжаление, проблемите с хората са често най-трудните, с които един ръководител на проекта се сблъсква. В такъв случай, вместо да ги омаловажавате, да се правите, че не съществуват, или да ги отбягвате, бъдете готови за тях и ги решавайте бързо. Седнете и си поговорите с даденият човек лично, на четири очи, а не занимавайте ръководството с подобни неща. Най-важното е и двете страни да са готови на отстъпка и да имат желание за решаване на проблема.
Като цяло, проблемите които произтичат от хората, може да бъдат избегнати или решени по-рано, ако вие, в ролята на ръководител проект, общувате достатъчно често с членовете на своя екип. Седмичните срещи може да се окажат недостатъчни, всекидневния обмен на информация между членовете на екипа може да даде много добри резултати.
Бъдете бдителен и обръщайте внимание на малките признаци за назряващи проблеми сред членовете на екипа. Това, което трябва да ви даде сигнал за възникването на проблем са:
- повишено напрежение или раздразнимост
- липса на ентусиазъм
- нервност и непрестанно разхождане из стаята
- неспособност да се взимат решения
ВИНАГИ реагирайте, колкото се може по-рано на проблемите – още при първите признаци. Не позволявайте на малкия дразнител да се превърне в голяма криза. Разговаряйте със заинтересованите страни, а не се оплаквайте и “натопявате” пред висшестоящите.

И аз искам такъв :D

След доста размисли, реших и аз да се сдобия с прословутото eeepc, за което беше писал и oggin. Честно казано реших се на тази крачка, защото имах желание да се разделя с моето pocketPC – Qtek s200 и вместо да си взимам друго, “блестящият” ми ум реши да купи Asus eeepc и по-нисък клас телефон, вместо поредния покет. И така тръгнаха моите мъки да намеря, къде се продава това чудо на техниката в Пловдив. Реших да ида до Most computers, но честно казано не можах да им намеря офиса. Много се крият тези хора … :D
След кратка консултация със Стефан по телефона и гуглиране реших да ида до техен представител на ул. Гладстон 3 … пак не ги открих.
По пътя минах през Jar computers, но още щом попитам дали продават Asus eeepc (първо да не кажа, че не разбраха какво ги питах, докато им обясня за онова 7 инчовото лаптопче) и от устата на един от консултантите им се изстреля: “Не ви го препоръчвам!” … е ти ли ще ми препоръчваш, след като вече си бях поставил за цел да се сдобия с такова :)
Обадих се на моя приятел Васко, който има SEO блог и той ми каза, къде го продавали. Веднага поех към главната в търсене на магазина. Оказа се много приветливо магазинче на главната улица в Пловдив. Намира се точно до пресечката за тепето “Сахат” …. това име с помощта на колегите от офиса го разбрах, че до сега нещо ми се губеше :D (ако все още не сте разбрали за кое тепе става въпрос – това е тепето с часовниковата кула на радиото и телевизията).
Точно за 5 минути си платих 600 левчета и се сдобих с новата си играчка…добре, че преди това минах да си взема парите от едни клиенти, че иначе нямаше да има ресурс за неговото закупуване :)
Сега остава само да си поиграя с Asus eeepc -то и да видя какви са му възможностите. Мисля, още днеска да го изтествам на семинара на Чефо и Майк Рам, който организират в парк-хотел “Москва”. Задължително да присъствате … ще има доста интересни лекции, особедно за Dark Art or Science :D