Блог на Калин Василев

Както споменах преди известно време, чрез управлението на виртуални екипи се налага и нова култура в науката за ръководене на проекти.
Като мениджър на виртуален екип, трябва да подкрепяте екипа си, като:
- реорганизирате работата на членовете и нейната важност;
- насърчавате членовете на екипа да задават въпроси, включително и такива как да работят екипно, въпреки отдалечеността си един от друг;
- подтиквайте ги и се опитвайте да създавате някакви места за споделяне на информация. Несъмнено ще се постигне повишаване на ефективността. Може да използвате скайп чат стай, някакво уеб решение за споделяне на информация и др.
- усленете максимално формалната организация и работния процес. При управлението на виртуални екип много често прекалената промава комуникация усложнява доста проекта.
- подобрявайте и развивайте комуникационните канали. Никой член на екипа не трябва да бъде лишен от информация за взетите решения за проекта.

Различните комуникационни техноогии могат да бъдат използвани за постигането на различни цели. Използвайте пълноценно корпоративната мрежа (Интранет), за да подобрявате този процес. Освен вътре в екипа, трябва да се стремите да поддържате и добри комуникационни канали между самия екип и останалите страни – клиенти и доставчици.
Няма точно определени правила или елементи за изграждането на такива канали, но някои основни от тях са:
- уеб системи – използвайте ги, за да предоставите платформа за достъп до документи, графични изображения или някакви медия файлове, който оказват пряко въздействие върху работата на екипа. Чудесен пример за това, като има и доста безплатни решения за document repository като уеб приложение.
- уеб или интерактивни конференции – скайп чат, конферентни разговори.
- email – най-мощното оръжие при управлението на виртуални екипи.
Термини като “виртуална конференция”, “виртуална група” или “онлайн разговор” в съвременния свят се свързват с много технологични начини за връзка. Те може да са в реално време, като видео и аудио конферентна връзка, или да предоставят възможност на различни хора от различни места да се присъединяват по всяко едно време.
Различните видове Groupware софтуер (незнам как да го преведа) предоставят почти неограничени възможности и са създадени именно в подкрепа на управлението на виртуални екипи.
Мои познати в началото направиха големи грешки свързани с налагането на Groupware технологии в управлението. Затова запомнете и не:
- се опитвайте да налагате Groupware като стратегия и да преминавате към реинженеринг на дейността на компанията
- очаквайте да инсталирате някакъв Groupware и всичко да стане с магическа пръчка
- избирайте първо Groupware приложение и после да търсите къде да го внедрите като решение за даден проблем
- внедрявайте Groupware и да очаквате служителите сами да разберат и научат процеса как да си служат с него. Проявете търпение и отделете ресурс за обучение
- карайте служителите си насила да използват Groupware и не ги наказвайте, ако не го правят
- използвайте Groupware технология, за да промените политиката на фирмата си

Днешно време когато фирмите имат по няколко офиса, разположени на различно географско местоположение, все по-сложно става управлението на екипи. Налага се да се работи с хора от различни офиси в различни страни. Управлението на “виртуални” екипи става все по-популярно. Заедно с това се променя и разбирането за управлението им. Връзката между хората в организацията става все по-важна.
С управлението на виртуалните екипи се откриват нови предизвикателства пред ръководителите и членовете на екипа. На това управление може да се гледа като спектрум от комуникационни стратегии и управленчески техники. Много са PM, които умело могат да подпомагат и оценяват процеса, но малцина са тези, които могат правилно да оценят правилната връзка между време и разстояние при управлението на виртуалните екипи.
С усъвършенстването на комуникационните системи (Интернет и Интранет приложения), които можем да интегрираме в процеса на управление на виртуалните екипи, се повишава и неговото качество.
Няколко различия във виртуалните екипи:
- Изпълнителни екипи – създават се от мениджърите, които са част от самият екип. В повечето случай те не са постоянни, като влизат в действие, когато трябва да се вземе решение за специфичен проблем или процес в организацията.
- Проектни екипи – те се създават около специфична задача. Членовете на екипа се избират в зависимост от ролята им и отношението им по дадената задача.
- Общност от практикуващи екипи – тези екипи подкрепят хората, работещи по даден проект или са изградени от хора, чиято цел е да споделят опит и умения.
Ползите от създаването на такива екипи са:
1. По-бързото създаване и прилагане на добри практики в работния процес
2. Свързващо звено в самата организация, което споделя знания и умения.
3. Повишаване на възможността за създаване и дистрибуция добри практики

За да може да се провежда ефектно управление на виртуални екипи, е необходимо да се предприемат някои действия на организационно ниво в компанията, като например:
- процеса на управление на екипи и развитие трябва да се създаде, дефинира, внедри, тества и изчисти максимално
- ръководител екипи трябва да бъдат обучени в нови мениджмънт стратегии, защото техниките за управление на виртуални екипи се различават доста от тези при управлението лице в лице.
- членовете на екипите трябва да бъдат обучени в новите методи на работа
- организационната структура на компанията трябва да се “пригоди” за новите динамични техники за управление на екипи
- внедряване на нови ИТ технологии, които да бъдат в помощ на екипите
- трябва да се изградят и внедрят нови мениджмънт системи, както мерки и контролни системи

Има и още доста други промени, които трябва да се предприемат, за да можем да говорим за успешно управление на виртуални екипи. В следващите няколко публикации ще се опитам да ви запозная с добрите практики при новият процес на управление на екипи, които става все по-разпространен. Екипи, които не са разположени на едно географско място и работят заедно по общи проекти.

Преди няколко дни намерих няколко сравнително интересни теста за управление на проекти/управление на екипи и реших да ги преведа. С тях можете да проверите основните си познания при процеса на управление на проекти/екипи. Ето го и първият от тях…
————-
1. Възложили са ви проект, които има добре формулирани цели. Какво трябва да направите, преди да започнете да планирате процеса? (цели на проекта)
А) да потвърдите, че финансирането е одобрено
Б) да се убедите, че с проекта се решава конкретен проблем

2. Защо е важно да определите предварително всички заинтересовани страни в проекта ? (видове проблеми в управлението на проекти)
А) за да откриете поддръжниците на проекта
Б) за да разберете, че поставените цели отговарят на очакваните успешни резултати
В) за да откриете навреме какви са очакванията, които се възлагат

3. Когато се определят целите на проекта, кои са три показателя играят основна роля за бъдещите решения за проекта ? (управление на проекта)
А) наличните ресурси, реалистично поставените цели и времето на изпълнение
Б) сложност, време и ресурси
В) време, разходи и качество

4. Какво правите, когато извършвате WBS анализ ? (метод на критичният път)
A) раздробявате целият процес на по-малки задачи и след това на още по-малки, докато стигнете до най-малката единица.
Б) разпределяте средствата според целите, планирате в детайли разходите за персонала и дейностите.
(more…)

При оценка на представянето на екипа постигането на предварително формулираните цели е най-важното. Все пак екипът работи да постигането на тези цели и резултатите показват как се е справил той. Ако сте следили представянето и процесите редовно, на финала няма да очаквате никакви изненади.
Екипът може да се подготви конкретни параметри и показатели, които да измерват как се движи към целите. Методите на оценяване много зависят от спецификата на работата, но има няколко стандартни, които може да използвате:
- постигане на бизнес целите, за които отговаря екипът
- удовлетворение на клиентите
- реална цена за производството, сравнена с планираната в бюджета
- качество на продукта или услугата
- печалба
- срок на изпълнение
- намаляване на неоползотвореното време
По принцип оценяването на работата е насочено предимно към постигнатите резултати и производителност. Една от най-важните разлики при оценяването на екипа е тази, че резултатите са много важни, но и начинът, по който екипът ги е постигнал също е от значение. Сътрудничеството е най-значимият показател при оценяването на работата на екипа. Имайки това предвид, можете да разделите показателите по следните критерии:
1. Оценка на резултатите
- постигане на целите на екипа
- удовлетвореност на клиентите
- количество свършена работа
- придобити умения и знания
2. Оценка на процеса
- подкрепа на екипния процес и отдаденост на екипа
- сътрудничество
- разрешаване на конфликти
- планиране и поставяне на цели
- вземане на решения
- постоянни процеси и процедури
- склонност към промяна
- поемане на риск
- повишаване на знанията на членовете на екипа

Съществуват различни методи за измерване на успеха. Те варират по отношение на сложността, цената и времето. Препоръчвам ви да изберете комплексен метод за оценка на екипа, който показва значението на постигнатите резултати за развитието на цялата организация. Основните методи от които може да избирате са:
1. сравнение спрямо сходни екипи
2. оценка на прогреса на екипа спрямо първоначалните цели и график
3. наблюдение на екипа от външен консултант
4. стимулиране на редовни, неформални дискусии в екипа за оценяване на функционалността му
5. анализ на проекта по време на специални срещи с цел да се определи кое върви добре и кое не и как натрупаният опит може да помогне в бъдеща работа

Всеки член на екипа изпълнява много роли – като човек, като член на екипа, като член на цялата организация. Затова при оценка на индивидуалните постижения е добре да се комбинират най-малко два от следните методи по отношение на всяка една от ролите
- оценка на колегите: членовете на екипа дават оценка за работата на колегите си
- удовлетвореност на клиентите: вътрешни и външни клиенти оценяват екипа и отделните членове
- самооценка: всеки член на екипа се оценява сам
- оценка на лидера: като лидер или наблюдател (супервайзър) оценявате всеки един поотделно
- оценка на мениджмънта: ръководителят на отдела или мениджърът на лидера оценява членовете на екипа.

Оценяването помага изключително много за затвърждаване на силните страни и определяне на онези аспекти от работата на екипа които се нуждаят от подобрение. Когато оценяването на екипа се базира на адекватна и креативна система за награждаване на работата, екипът ви е мотивиран за прогрес и постигане на така желаните резултати.