Блог на Калин Василев

В предната статия ви запознах как и от къде да започнем с формирането на високо ефективен екип. След като вече определите ролите в екипа е нужно да започнете да набирате членове за него. Хората, които доброволно се включват в екипа, много често са по-отдадени на работата, отколкото колегите им, на които е възложено да станат част от него. Затова съберете всички свободни хора от вашият екип и ги запознайте с проекта. Попитайте ги, кой биха изявили веднага желание да се включат в него. Отдадеността е още по-голяма, когато хората осъзнават, че зад усилията на екипа стои постигането на нещо значимо. С ясен фокус за целите ще ви е по-лесно да намерите, хората които имате желание да привлечете в проекта си.
Когато трябва да избирате членовете на екипа си, ви препоръчвам да се съобразите със следното:
- изберете хора, които притежават разнообразни умения и опит (в управлението на проекти, във финансите, в маркетинга и т.н.)
- изберете хора, за които е доказано, че притежават талант при справянето с проблеми и при вземането на решения.
- попитайте другите ръководител проекти за препоръки за даден човек
- винаги търсене и избирайте хора, които имат нужните умения за работа в екип
- изберете хора, които ще приемат включването си в екипа като възможност да обединят знанията и уменията си с други.
Съобразявайте се с мотивацията и чувствата на хората от екипа ви. Всеки един член от екипа, внася в него своя талант, страхове, интереси и мотивация за работа. Винаги когато наемате хора за своя екип проявете разбиране към техните желания и нужди.
Не винаги само парите са основни при формирането на желание за работа в екип и по даден проект. Шанса да научат нещо ново и да израстнат професионално, признание за нови идеи и креативност, удоволствие от работата и да си част от екипа са само някои от водещите неща, които могат да стимулират членовете на екипа ви.
Наблюденията ми показват, че съобразявайки се с нуждите на отделните членове на екипа, ще постигнете много повече и ще отчетете по-големи резултати, отколкото ако се фокусирате само върху уменията им. На някого може да му е трудно да работи по 40+ часа през работната седмица. Какво ще направите, ако се нуждаете от уменията и знанията на този човек? Няма ли да разговаряте с него и да му гарантирате, че ще си тръгва на време от работа? Със сигурност има и други начини за измервате приноса и постиженията му в проекта освен със седмичните работни часове!

Ще ви се случва самите вие да сформирате целия си екип, понякога да заставате начело на вече създаден такъв. Но при всички случаи той въздейства върху състава – намира заместник на някого, който напуска, пренасочва отговорността от един към друг член или използва влиянието си, за да увеличи броя на хората.
Всеки един екип си има различни изисквания за уменията на своите членове. Но също е ясно, че във всеки един екип има няколко роли, които са ясно още със започването на работата, за които трябва да се намерят точните хора. Вие ще сформирате екипа, затова именно вие мислете за тези хора постоянно. Някоя част от ролите се повтарят в процеса на работа, затова “въртете” хората през различни роли. Така те ще натрупат повече опит и ще е наясно със задълженията на останалите.
Когато тръгвате да избирате членове на екипа си, опитайте се да намерите хора с допълващи се знания и умения. Заложете и на хора, които тепърва ще ги развиват и усъвършенстват.
Запомнете, че идеалната комбинация за екип ще зависи от мисията на екипа. Всички екипи се нуждаят от смесица от технически и функционални характеристики, сред които умения за решаване на проблеми и вземане на решения, добри комуникативни умения и умения за работа в екип.
Не се фокусирайте прекалено много върху конкретните умения на дадения човек, опит и знания на дадения човек. Важно условие при избора за работа в даден екип се явява и нагласата за работа.
Колко голям да бъде екипа ? Съществува голяма опасност от това да сформирате прекалено голям екип, защото искате да вземете всички с много знания. Но не забравяйте, че ако в екипа влезнат прекалено много хора, рискувате с неговата продуктивност и ефективност. Майк Рам, добре е описал колко е максималният размер на даден екип.
Основните роли в даден екип и на които трябва да обръщате постоянно внимание са:
Лидер на екипа и основни задължения
- да използва екипа за постигане на целите
- да разбере целия проект и какво трябва да се постигне
- да наблюдава процеса
- да води, без да доминира
- да подкрепа екипа и неговите членове
- да помага на екипа да постигне продуктивни взаимоотношения
Съветник на екипа и основни задължения
- да подкрепя екипа в организацията
- да общува и води комуникацията с заинтересованите страни
Координатор и основни задължения
- да насрочва и провежда срещите на екипа или други дейности
- да осигурява всякакви ресурси, необходими в работния процес
- да стимулира и мотивира всеки един член на екипа
Членове на екипа, и основни задължения
- да подкрепя лидера и посредника в налагането на екипна етика и култура
- да насочат цялата си енергия върху поставените задачи
- да се вслушват в идеите на всички
Секретар и основни задължения
- да води записки от всички срещи на екипа

За да създадете ефективен екип, най-важното е да можете да обедините хората си. Не забравяйте, че познаването на материята е част от успешният път за създаване на екип, но не е и единствения.
Създаването на високо ефективен екип изисква много усилия от ваша страна. Това е сложен процес, за който постоянно трябва да се грижите. Но накрая ще се убедите, че усилията са си заслужавали!
Създаване на екип. Като лидер на екипа вие сте връзката между вашата група и висшите мениджъри в компанията или клиентите. Преди да започнете работа, подгответе екипа си за постигане на определените цели. Внимателно проучете всички мнения на шефовете си или клиентите. Например:
- ясна ли е целта на екипа, който ще сформирате ?
- реалистични ли са сроковете и бюджета ?
- разполагате ли с адекватни ресурси за постигане на заложените цели ?
- екипа ползва ли се с подкрепата и нужната свобода на действие, при извършване на дейността си ?
Това са основната и задължителна част от въпросите, които следва да си зададете в процеса на сформиране на екипа. Ако дори и на един от тези въпроси отговорът е НЕ, трябва да се борите, да защитавате своя екип и да му осигурите реални условия да си върши работата.
В този процес се налага да бъдете креативни. Да се борите, обаче не означава да хленчите, да се оплаквате или да се откажете от задачата си. Като човек, които управлява екипа, вие сте този, който трябва да прояви инициативност. Не може да очаквате всичко, от което се нуждаете да ви бъде предоставено наготово, особедно ако управлявате екип от скоро и нямате нужният опит.
Ако не ви достигат ресурси, огледайте се сред контактите си, приемайте идеи от всеки, който сметнете, че може да ви ги даде. Не се срамувайте да потърсите помощ от членове на екипа или хора от фирмата, защото те може да имат повече опит от вашия. Винаги проявявайте инициативност и находчивост, за да намерите точните хора, оборудване и технологиите, от които се нуждаете, за да свършете поставени задачи.
Като ръководител на екип или ръководител проект забележите, че сроковете и/или бюджетът са нереалистични, предложете точна алтернатива, твърдо застанете и кажете на когото трябва от какво имате нужда и защо. Винаги отстоявайте и докажете необходимостта от допълнителни ресурси, покажете какво може да се направи в определеното време или с отпуснатите средства.
Да се бориш, означава да проявиш мъдрост и внимателно използване на влиянието. Когато успешно управлявате екипа си, вие не само трупате опит, но и подобрявате репутацията си. Това има изключително голямо значение, когато привличате хора, когато се борите за проектите си, по които искате да работите.
Не забравяйте, че трябва все пак да бъдете и реалисти. Ако сте сигурни, че сроковете са абсурдни или ресурсите, просто ги няма, и решите да поемете работата с надеждата, че все нещо ще се нареди, то обричате екипа си на провал – и вероятно собствената си кариера. Самозалъгването може да доведе единствено до разочарование и катастрофа. Ще загубите доверието не само на висшият мениджмънт, но и да членовете на екипа си, на колегите си, които сте вкарали в губещ проект. Никои не обича да губи!
Задължително бъдете реалисти – ако целта не може да бъде постигната поради външни фактори, върху които нямате влияние, просто не се захващайте с това!
Защо се проваля даден екип ? Следете екипа и членовете му за сигнали, защото иначе рискувате да попаднете в задънена улица. Причините, поради които се провалят повече екип са :
1. липса на мениджърска подкрепа
2. неадекватни ресурси
3. слаб лидер – това е вашата роля
4. неразбрани или конфликтни цели
5. по-слаба концентрация върху задачите за сметка на личностни взаимоотношения
6. не поемане на личностна отговорност и задължения
7. прекалено голям или прекалено малък екип, като брой хора
8. липса на усещане на взаимоотношенията и споделяне на общата визия
9. неадекватна система за възнаграждение
Внимателното планиране може да ви помогне да подготвите екипа си за успех на всяко едно ниво и по всяко едно време.

Защо ви написах тези редове? Защото смятам с няколко статии да ви запозная с това как да създадете успешен екип, от какво трябва да се предпазите и на какво да наблегнете при сформирането на екип, за изпълнение на дадена задачка или проект.

С поредица от публикации се опитах да ви дам няколко насоки на това, как да управлявате даден проект, на какво трябва да наблегнете и с какво трябва да се съобразите.
Ето сборно на какви моменти се спряхме от жизнения цикъл на даден проект:
1. Управление на проекти
2. Определяне на целите на проект
3. Формиране на екип
4. График на проекта
5. Метод на кричния път
6. Как да съставим бюджет към проекта
7. Контрол на качеството и контрол върху бюджета на проекта
9. Как да управляваме проблемите в проекта
10. Видове проблеми при управлението на проекти
11. Завършване на проекта
Надявам се, че съм успял да ви дам малко насоки при изпълнението ви на ролята на ръководител проект. Това са само основни методи и техники, с които трябва да се съобразите започвайки своята работа.
Най-важното при управлението на даден проект е да съумеете да сформирате качествен и ефективен екип. Защото именно от него, зависи колко бързо и колко качествено ще се свърши дадена работа. Не се страхувайте да похвалите някои член на екипа ви, не се страхувайте да критикувате ръководител проекта, защото всеки човек има какво да научи :)