Блог на Калин Василев

Стартирането на проекта е първата фаза в неговото изпълнение. Повечето ръководите приветстват това, защото е знак за че голяма част от документалната и същинска работа е приключила и вече започва изпълнението на проекта. Работи се в положителен аспект и нещата вървят напред.

След като вече сте започнали с изпълнението на проекта се уверете, че се придържате към критичния път, дори и на моменти да изглежда, че не е най-правилния. Запомнете, че критичният път представлява най-краткото разстояние между началната и крайна дата на всеки един проект. Също така не забравяйте, че той е гъвкав и дава доста възможности за съкращаване на това “разстояние”. Много ръководители, “стъпили” на критичния път се отнасят като единствения възможен изход, без да съобразяват че той може да подлежи на промяна.

Бъдете готови за възлагате и поемате отговорности! Планирайте предварително задачите или огранизирайте ресурсите си. За вас най-добрият възможен изход е да изберете най-ефективният начин за постигане на бизнес целите. Част от този процес можете да го извършите като съберете всички членове на екипа и разпределите отговорностите. Не трябва да ви притеснява и факта, че когато проекта стартира ще имате нужда да делигирате повече задачи на някои от членовете на екипа. Бъдете винаги гъвкави и готови да прехвърлите задълженията и част от работата на друг член от екипа. Но въпреки това, не забравяйте, че цялата отговорност за проекта е ваша.
Първо определете кои задачи искате да разпределите, като важно е да разберете и оцените какви умения и способности изисква всяка една от тях. След което намерете за всяка една задача, кой е най-точния изпълнител на задачата.
Като разпределите и дадете на всеки член задачка, то тогава се отдръпнете и оставете вашите хора да работят.
Следете развитието на проекта! Не съществува универсална система за мониторинг на проекта. Тези, които са отлични за големи проекти, могат доста да затормозят по-малките с документация, докато в обратния случай нямат да носят необходимата тежест.
В зависимост от размера и сложността на проекта можете да използвате система, разработена от самия вас. Чрез нея вие влагате своя опит и получени знания през времето.
Съсредоточете се върху най-важното! Не поемайте прекалено дълго дадена задача, която да заема вашето внимание (Майк Рам добре е написал какви грешки, могат да допуснат младите ръководител проекти, с не голям опит зад гърба си). Когато се окажете прекалено затрупани от детайли в проекта, лесно можете да се отклоните от критичния път. Затова трябва да си зададете следните въпроси:
- Какво е важно за проекта ?
- Каква фактически се опитваме да направим ?
- Кои част и етапи на проекта са най-важни, за да бъдат сложени под контрол ?
За да има полза от вашите действия, то вие трябва да получавате в достатъчно кратки срокове обратна връзка.
Оставете си “вратичка” за направата на корекции! Трябва да се отнасяте с нужното внимание към промените в данните или информацията. Бъдете нащрек за възникването на ранни проблеми и бъдете готов да предприемете коригиращи действия. Ако не го правите, то вие просто участвате като наблюдател на проекта, а не го управлявате. Но тук има и друг момент. Прекалената ви бърза намеса няма да позволи на членовете на екипа ви да поемат отговорност и решения при неговото решаване. Дайте им възможност да се справят самички.

Бюджета към даден проект представлява финансовият план за действие по проекта. Той привежда всички стойности в измерими количества, определя цените на необходимите ресурси и очакаваната възвращаемост в рамките на определено време. Трябва да имате впредвид, че не всички бюджети са еднакви. По-голяма част от ръководителите на проекти, имат т.н. “сводобно пространство” в бюджетите си.

Бюджета не е само списък на всички разходи, включени в изпълнението на проекта. Той дава и възможност да видите дали разходите са оправдани спрямо очакваните резултати.
Първият и най-основен въпрос, който трябва да си поставим в началото на неговото изготвяне е – Какво ще е необходимо, за да реализираме проекта ?
Винаги когато тръгнете да съставяте бюджет за своя проект, разбивайте разходите на следните основни категории:
- Персонал – тук обикновенно планувайте най-големият ресурс от бюджета си. Включете и предвидете разходи за евентулано наемане на външни специалисти, ако вашият проект се нуждае от такива.
- Обучение – заделете пари и за обучение на членовете на екипа. Не всички може да могат да работят с наличните технологии или съоръжения. Може да се наложи да пратите част от екипа си на обучение във друга фирма, предлагаща такъв вид услуги.
- Транспорт – ако предвиждате заплащането на транспортни разходи на членовете на екипа си, тук е мястото да заделите пари за това.
- Ресурси – освен стандартните ресурси, оборудване и технологии дали няма да имате нужда от закупуването на допълнително такова, закупуване на лицензи за софтуер и т.н.
- Информация – ще трябва ли да закупувате анализи и доклади за някоя информация, от която се нуждае вашият проект ? Каква дейност на изследване за даден продукт трябва да се направи? Заделете пари и за тази част.
След като отметнали и определили сумите за всяка една категория е добре да си зададете въпроса “Дали не забравих нещо?”. Много е важно да не забравите да предвидите разходи за обучение, за да може всички членове на екипа ви да работят еднакво качествено и бързо. Не забравяйте да предвите и разходи за обучение за крайният потребител, с тях те ще се научат да работят с вашият продукт, ако има нужда от такива.
Заделете и предвидете си разходи за текущи нужди на членовете на екипа, които ще възникнат по време на проекта, за да не останете изненадани в последствие. Предвидете и пари за поддръжка на новите съоръжения, или за ъпдейт на софтуерните продукти, които използвате. Предвидете пари и за нови лицензи на софтуера, разходи за застраховки, за външни услуги.

Независимо колко добре сте планували бюджета си и сте гообмисляли, бъдете готови реалните суми и разходи да се различават от първоначално предвидените. Не се притеснявайте от това и винаги бъдете по-гъвкави и готови за промяна, но винаги в точно определените срокове, обща цена и никога не правете компромис с качеството на ключовите/основни места в проекта.

Technorati Profile

Методът на критичния път (CPM – Critical Path Method) е инструмент, чрез който можете да съставите график на дейностите, които трябва да се извършат по даден проект. С помощта на проведената структурна разбивка на задачите WBS (споменахме за нея в предните статии) и с резултати, които се очакват вече сте способни да определите графика на своя проект, както и последователността на всички задачи. Някои от тях можете да извършвате паралелно, изпълнението на някои да е следствие на други и т.н. Именно този метод на критичния път ви помага да планирате и определяте този процес.
Най-важните или така наречените критични дейности са тези, които определят главната продължителност на проекта. Именно тези дейности от проекта, трябва да бъдат завършени в срок, за да може и целия проект да завърши в срок. Определенето на тези моменти ще ви позволи и ще ви даде възможността да планирате по-ефикасно всички необходими ресурси за проекта.

Има два широко разпространени и най-прилагани инструмента за планиране и съставяне на графика към даден проект, както и за неговото следене. Това са схеми на последователните операции, изразявани чрез диаграмата PERT, и стълбовидни, като диаграмата на Gantt.
Диаграмата на PERT е подобна на методата на критичния път, където критични път се представя във вид на цикли, които очертават дейностите. Чрез диаграмата можете да разберете, кога най-точно можете да завършите проекта си. Също така от тази диаграма можете да разберете, че дейности А и С са най-критични за спазване на крайните срокове. С помощта на тази информация, можете да прецените да кажем, че трябва да реорганизирате наличните си ресурси и да се концентрирате върху критичните.
Чрез схемата на PERT можете да си направите изводи за:
- кога да бъде началната дата за всяка една задача
- колко време е определено за всяка една задача от проекта и кога трябва да бъде приключена тя.
- коя задача в даден момент е в процес на изпълнение
- връзката и зависимостта на всяка една задача, резултат и събитие към даденият проект

Чрез диаграмата на Gantt се илюстрира продължителността и хронологичния ред на задачите или дейностите, към даден проект. Недостатъка тук, е че не може да се визуализират зависимостите между отделните задачи, т.е. която трябва да бъде завършена преди да се започне с изпълнението на следващата.

В следващите редове ще се опитам да ви дам малко насоки при изграждането на диаграмата на Gantt. При нейносто съставяне се наблюга главно на цялото и точно описание на проекта. П друг начин казано ще съставите визуална рамка на проекта.

Стъпките при изграждането на диаграмата на Gantt са следните:
1. Съставете списък на всички етапи от проекта – от първия до последния, като ги подреждате в колона една под друга.
2. Добавете таблица на нужното време, която се простира от горния до най-долния край на страницата. Чрез нея ще отчитате началната и крайна дата на задачите.
3. Начертайте празен правоъгълник, който ще очертае образно началната и крайната дата за всеки един период.
4. Начертайте такива правоъгълници за всеки етап от проекта. Като извършвате тази дейност се уверете, че взаимозависимите задачи са в последователност, т.е. със завършването на една започва изпълнението на другата задача от проекта.
5. За независимите задачи начертайвайки правоъгълниците въведете и предполагаемото време, за изпълнение на всяка една задача. Определете го според наличните качества и възможностите на хората, които ще вземат участие в изпълнението на задачата.
6. Незабравяйте, че като подреждате примерните дати за всяка една от задачите да не прескочите определената и фиксирана дата за крайна дата на големия проект. Доста конфузно би се получило, ако наслагвайки дати за всяка една от задачите неусетно преминете датата на крайния срок на проекта.
7. Винаги добавяйте подходяща легента, обозначаваща началото на всеки един нов етап.
8. Използвайте графики, за да посочите кои заинтересовани участници са отговорни за извършването на конкретна дейност от дадения проект.
9. Запознайте всеки един от участниците в проекта с тази диаграма, за да получите обратна връзка.
10. Ако е необходимо винаги можете да нанасяте корекции на първоначално въведените данни и дати.
Чрез стълбовидните диаграми като Gantt можете да проследите текущото състояние на проекта, да знаете всеки един момент какво е очакваното време за завършване на проекта, да получите прогноза за продължителността на изпълнение на всяка една от задачите, да следите последователността на всяка задача от проекта.

Как да изберете най-подходящата диаграма за вашият проект ?
Най-вероятно във вашата работа като ръководител екип и в управлението на даден проект ще се наложи да използвате и двете графики, за да постигнете краен резултат. Която и двете диаграми за критичния път да изберете и чрез двете можете да да покажете явно какво трябва да бъде свършено, колко време ще е нужно, за да се свърши и каква трябва да е последователността на задачките, за да стигнете до крайния резултат – успешно завършване на на проекта. Чрез тях ще можете да видите и кой за каква задача отговаря от вашият екип.
Спирайки се на стълбовидните диаграми, като тази Gantt, отлично ще можете да запознаете всички участници и заинтересовани как се развива проекта. Използвайте диаграмите на последователните задачи, за да споделяте подробна информация със свойте супервайзъри. Това е доста мощен инструмент при използване на някакъв вид софтуер, където всеки един във всеки един момент може да се запознава къде са настъпили промени.

Независимо от всички предимства и недостатъци на методите, се доверете на себе си и използвайте този метод за съставяне на график, който най-много ви допада на вас. Никога не използвайте някой метод, защото сте видяли това от някой друг или защото това било актуално в момента.
Винаги се доверявайте на своя опит или ако сте начинаещ се допитайте до ваши колеги, осланяйте се първоначално на техния опит. Винаги си отговаряйте на въпроса “До колко сте доволен от избраната схема?”.

Като обобщение за диаграмите за отбелязване на критичния път може да се кажат по един основен плюс и минус.
Диаграма тип PERT или диаграма на последователните операции/задачи
+ : Дават възможност за по-добро познаване на всички части в проекта
- : Доста са сложни и изискват време, за да се разберат и усвоят изцяло

Диаграма тип Gantt или стълбовидна диаграма:
+ : Лесно структуриране и създаване. Лесно се разчитат и се споделя информация между всички заинтересовани в проекта хора.
- : Много е трудно да се отчете зависимостта при задачите, как промяната на една област влияе върху останалите. Доста времеемко и ресурсоемко е да се поддържат актуални, когато проекта е в разгара си и “набере” скорост.

С това мисля да завърша статиите си за определяне на график за даден проект. В една следващата поредица ще ви запозная с това как да съставите бюджета на даден проект, какво да вземете под внимание и с кое да се съобразите. След като приключим и с формирането на бюджета към даден проект ще започнем с процеса на негото стартиране и начални стъпки на управление му.

П.П. искам да блогодаря на българската версия на Wikipedia, за предоставените картинки на графиките тип PERT и Gantt :)

В тази публикация имам намерение да ви запозная с това как да си съствите график за изпълнение на проекта и това как по-ефективно да предприемете неговото изпълнение.

Всички проекти имат фиксирани начални и крайни дати, независимо от наличните ресурси. Да кажем, че вие искате да започнете веднага работа по проекта, но нямате налични хора, материали и т.н.
Съставянето на график за проекта е стандартна и важна задача, за да може изпълнението му да е успешно. Започнете като определите абсолютната дата, тази която не може да варира във времето. Като в последствие започнете да определяте време, като започнете назад от нея. Минаването назад по веригата е отличен подход да определите максимално реални срокове. Задължително разберете и проучете кои дати не подлежат на промяна и коментар. Запомнете, че нито една задача не трябва да продължава повече от 5 седмици и се водете винаги от логиката, а не от това да има повече детайли.
Последователността на съставяне на график на проекта включва следните етапи:
1. Винаги използвайте структурно разпределяне на работата, за да сте в състояние да изработите списък на конкретните задачи и дейности
2. Определете точно каква работа трябва да се извърши по дадена дейност, за да може навреме да се генерират документите по нея
3. Използвайте формулираните задачи при съставянето на график с конректни дати за изпълнение
4. Изяснете къде може да се получи забавяне или пречка, които биха могли да объркат графика
5. Определете начините и способите за справяне с тях или заложете допълнително време за тяхното решаване
6. Използвайте системи за контрол и комуникация, за да може да допълните или корегирате графика си преждевременно
7. Винаги уведомявайте всички преки участници в проекта, на какъв стадии е той и до къде е стигнал в своето развитие.

След като започнете да формулирате графика на проекта си, едно от най-важните неща е да формулирате и построите критичен път. Това представлява най-доброто развитие на дейностите по даденият проект, които могат да бъдат завършени в най-кратки срокове. За да може да го определите най-добре:
- съставете списък на всички дейности и направете кратко описание на всяка една от тях.
- определете приблизително колко време ще ви е нужно за изпълнението на всяка една от тях
- съставете и отбележете в списък какво трябва да се направи преди да се започне изпълнението на дадена формулирана задача
- начертайте диаграма на критичния път (виж края на статията)
- изчислете възможно най-ранния краен срок за изпълнение на всяка дейност
- направете приблизителна оценка на времет, необходимо за самия проект.

С това мисля да приключа, като в следващият път ще ви запозная в детайлност с диаграмата на критични път. Ще обърна внимание и на най-разпространените формати на тази диаграма и основните стъпки при тяхното изграждане.