Блог на Калин Василев

При оценка на представянето на екипа постигането на предварително формулираните цели е най-важното. Все пак екипът работи да постигането на тези цели и резултатите показват как се е справил той. Ако сте следили представянето и процесите редовно, на финала няма да очаквате никакви изненади.
Екипът може да се подготви конкретни параметри и показатели, които да измерват как се движи към целите. Методите на оценяване много зависят от спецификата на работата, но има няколко стандартни, които може да използвате:
- постигане на бизнес целите, за които отговаря екипът
- удовлетворение на клиентите
- реална цена за производството, сравнена с планираната в бюджета
- качество на продукта или услугата
- печалба
- срок на изпълнение
- намаляване на неоползотвореното време
По принцип оценяването на работата е насочено предимно към постигнатите резултати и производителност. Една от най-важните разлики при оценяването на екипа е тази, че резултатите са много важни, но и начинът, по който екипът ги е постигнал също е от значение. Сътрудничеството е най-значимият показател при оценяването на работата на екипа. Имайки това предвид, можете да разделите показателите по следните критерии:
1. Оценка на резултатите
- постигане на целите на екипа
- удовлетвореност на клиентите
- количество свършена работа
- придобити умения и знания
2. Оценка на процеса
- подкрепа на екипния процес и отдаденост на екипа
- сътрудничество
- разрешаване на конфликти
- планиране и поставяне на цели
- вземане на решения
- постоянни процеси и процедури
- склонност към промяна
- поемане на риск
- повишаване на знанията на членовете на екипа

Съществуват различни методи за измерване на успеха. Те варират по отношение на сложността, цената и времето. Препоръчвам ви да изберете комплексен метод за оценка на екипа, който показва значението на постигнатите резултати за развитието на цялата организация. Основните методи от които може да избирате са:
1. сравнение спрямо сходни екипи
2. оценка на прогреса на екипа спрямо първоначалните цели и график
3. наблюдение на екипа от външен консултант
4. стимулиране на редовни, неформални дискусии в екипа за оценяване на функционалността му
5. анализ на проекта по време на специални срещи с цел да се определи кое върви добре и кое не и как натрупаният опит може да помогне в бъдеща работа

Всеки член на екипа изпълнява много роли – като човек, като член на екипа, като член на цялата организация. Затова при оценка на индивидуалните постижения е добре да се комбинират най-малко два от следните методи по отношение на всяка една от ролите
- оценка на колегите: членовете на екипа дават оценка за работата на колегите си
- удовлетвореност на клиентите: вътрешни и външни клиенти оценяват екипа и отделните членове
- самооценка: всеки член на екипа се оценява сам
- оценка на лидера: като лидер или наблюдател (супервайзър) оценявате всеки един поотделно
- оценка на мениджмънта: ръководителят на отдела или мениджърът на лидера оценява членовете на екипа.

Оценяването помага изключително много за затвърждаване на силните страни и определяне на онези аспекти от работата на екипа които се нуждаят от подобрение. Когато оценяването на екипа се базира на адекватна и креативна система за награждаване на работата, екипът ви е мотивиран за прогрес и постигане на така желаните резултати.

Независимо, че ги има, някои конфликти могат да бъдат здравословни за екипа ви. Когато членовете спорят за резултатите, интерпретацията, подходите и защитават различните си гледни точки по конструктивен начин, могат да постигнат страхотни резултати. От друга страна, неуправляваните конфликти обезценяват усилията и разцепват хората в споделянето на общата цел.
Намесете се бързо, когато е необходими и когато налице е конфликт. Когато един креативен конфликт излезе извън контрол, членовете на екипа стават неконтролируеми. Тук трябва да се намесите веднага и насочете усилията си към основната цел. Просто им задайте въпроса “Какво се опитваме да постигнем?” и ще станете свидетел на бърза промяна в поведението им. Ако мислите, че не можете да вкарате екипа отново в релсите, повикайте независим човек. Потърсете експертно мнение на човек извън екипа или намерете данни, които ще разрешат спора. Ако е възможност тествайте идеята или прототипа, с което ще сложите край на дискусиите.
Управление на конфликти, които не носят никаква полза (некреативни конфликти). Конфликтите, свързани с личностите или с властта, са много по-опасни от останалите. Неспособността или нежеланието да се справите с тях може да се превърне в основният проблем на екипа. Нерешеният конфликт ще се задълбочи и дори може да доведе до разпадане на екипа.
Открийте скритата причина на конфликта. Не е възможно да се справите с конфликта, докато не разберете къде се крие неговото начало. Конфликтът може да бъде свързан със съгласие по дадена тема, липса на равнопоставеност, липса на разбирателство между две групи, липса на разбирателство или може би дори на различни характери, некомпетентност или нехайство на някои от членовете на екипа, нереалистична цел.
Проблемите може да бъдат свързани с външната среда или да са семейни, които обаче се материализират по необичаен начин в работната среда. Ако можете да определите истинската причина или историята на конфликта, шансовете ви да излезете от тази ситуация без поражения се увеличават доста.

Ще ви се случва самите вие да сформирате целия си екип, понякога да заставате начело на вече създаден такъв. Но при всички случаи той въздейства върху състава – намира заместник на някого, който напуска, пренасочва отговорността от един към друг член или използва влиянието си, за да увеличи броя на хората.
Всеки един екип си има различни изисквания за уменията на своите членове. Но също е ясно, че във всеки един екип има няколко роли, които са ясно още със започването на работата, за които трябва да се намерят точните хора. Вие ще сформирате екипа, затова именно вие мислете за тези хора постоянно. Някоя част от ролите се повтарят в процеса на работа, затова “въртете” хората през различни роли. Така те ще натрупат повече опит и ще е наясно със задълженията на останалите.
Когато тръгвате да избирате членове на екипа си, опитайте се да намерите хора с допълващи се знания и умения. Заложете и на хора, които тепърва ще ги развиват и усъвършенстват.
Запомнете, че идеалната комбинация за екип ще зависи от мисията на екипа. Всички екипи се нуждаят от смесица от технически и функционални характеристики, сред които умения за решаване на проблеми и вземане на решения, добри комуникативни умения и умения за работа в екип.
Не се фокусирайте прекалено много върху конкретните умения на дадения човек, опит и знания на дадения човек. Важно условие при избора за работа в даден екип се явява и нагласата за работа.
Колко голям да бъде екипа ? Съществува голяма опасност от това да сформирате прекалено голям екип, защото искате да вземете всички с много знания. Но не забравяйте, че ако в екипа влезнат прекалено много хора, рискувате с неговата продуктивност и ефективност. Майк Рам, добре е описал колко е максималният размер на даден екип.
Основните роли в даден екип и на които трябва да обръщате постоянно внимание са:
Лидер на екипа и основни задължения
- да използва екипа за постигане на целите
- да разбере целия проект и какво трябва да се постигне
- да наблюдава процеса
- да води, без да доминира
- да подкрепа екипа и неговите членове
- да помага на екипа да постигне продуктивни взаимоотношения
Съветник на екипа и основни задължения
- да подкрепя екипа в организацията
- да общува и води комуникацията с заинтересованите страни
Координатор и основни задължения
- да насрочва и провежда срещите на екипа или други дейности
- да осигурява всякакви ресурси, необходими в работния процес
- да стимулира и мотивира всеки един член на екипа
Членове на екипа, и основни задължения
- да подкрепя лидера и посредника в налагането на екипна етика и култура
- да насочат цялата си енергия върху поставените задачи
- да се вслушват в идеите на всички
Секретар и основни задължения
- да води записки от всички срещи на екипа