Блог на Калин Василев

Колкото по-скоро успеете да накарате екипа си да работи заедно в екип, а не всеки сам за себе си, толкова по-продуктивен ще е той.
За да помогнете на групата да работи в екип, насочете вниманието си върху цялостното представяне. Когато има възможност, дайте шанс на членовете на екипа да станат активни участници в процеса на вземане на решения. Получаването на власт стимулира създаването на благоприятна работна среда. А тя от своя страна е основата на доверието и сътрудничеството.
Бъдете сигурни, че по време на работата си между членовете на екипа ще възникват проблеми и конфликти, но бъдете готови да помогнете на участниците в тях да извлекат най-градивното от тези ситуации.
Тук следва въпроса как да го направите ? Можете да използвате някои от следните насоки, за да преобърнете конфликта в полезно сътрудничество:
- управлявайте работата на екипа така, че да бъде фокусиран върху целите
- стимулирайте споделянето на различни идеи и мнения, като водите екипа към общо съгласие
- покажете на членовете на екипа, че когато поставят интересите на екипа пред личните, по-лесно ще се развиват в кариерата.
- използвайте система за възнаграждения, която прави представянето на екипа по-ценно от представянето на отделния човек
Фокусирайте се върху целите – когато често говорите за целите на проекта ще бъдете сигурни, че всички членове на екипа работят за постигането на едно и също. Редовно обръщайте внимание на първоначалната цел, защото лесно можете да се загубите в детайлите. Но вие искате да задържите екипа и да се движите напред към общата цел.
Създайте култура на мислене – приятната работна среда е най-подходящата, в която екипът може добре да свърши задачите си. Създайте атмосфера, в която всеки да се чувства ценен и щастлив да даде своя принос към проекта. Със сигурност това изисква креативност от ваша страна – неочаквано писмо от ръководител проект до някои член на екипа, похвала в доклад за работата на екипа, специално внимание към личния живот на всеки.
Когато подкрепяте постоянно членовете на екипа, помагате най-вече на колебливите и неуверените. Често хората се притесняват да си поискат допълнителни ресурси, от които имат нужда. Ваше задължение като лидер е да бъдете чувствителни към онези сфери, в които хората имат нужда от помощ, за да работят по-добре в екип. Освен това, трябва да ги научите как да получават онова, от което имат нужда.
Дайте власт на екипа си – осигурете право на екипа да участва във вземането на решенията, свързани с постигането на целите:
- използвайте консенсус вместо мнозинство при вземането на решения, когато е възможно
- стимулирайте членовете на екипа си да решават проблеми, за които имат необходимите знания и умения
- бъдете винаги отворени към различните мнения и идеи
- оценявайте приноса на членовете на екипа
Създайте модел на собствените си ценности. Като лидер ясно покажете какви са ценностите ви още в самото начало. Ясните ценности в началото и придържането към тях в хода на работата ще ви помогнат да създадете благоприятна, стимулираща среда на работа на вашият екип.

Воденето на дискусии безспорно е най-доброто място за комуникация в екипа, така че отделете специално внимание на дискусиите – как протичат и до какви резултати водят.
Когато сформирате и започвате дискусия с екипа си, ви предлагам да използвате някои от следните насоки, за да сте сигурни, че ще получите верния резултат:
1. Провеждайте срещите по един и същ формат, така че членовете на екипа да знаят какво да очакват. Този формат се превръща в навик за екипа и често повишава продуктивността.
2. Запознайте се с дневния ред преди срещата. Така ще можете да се подготвите за дебатите, които предстоят.
3. Фокусирайте се върху решаването на проблеми по време на срещите вместо върху споделянето на информация.
4. Не губете ценно време за разпространяването на информация, която може да се достави на членовете на екипа предварително.
5. Дръжте дискусията в рамките на темата – когато започне да се отклонява, върнете хората към обсъждания проблем
6. Предложете новите проекти да се обсъждат в края на срещата.
Някои от тези задачи се изпълняват от водещия на срещата – това може да сте вие, в лицето на ръководител проект или друг член на екипа.

По време на срещите помолете всеки да каже какво мисли по предложенията – така ще се почувствате по-обвързан. Спрете свободните разговори, седнете около масата и определете кой кога ще говори. Това е начинът мнението и на този, който се притеснява, да бъде чуто.

Изследвайте всяка една противоположна гледна точка. Те могат да бъдат безкрайно полезни източници за нови идеи, но трябва да се управляват внимателно. Стимулирайте изказването на всякакви гледни точки.
Например определете един член от екипа, който да изпълнява ролята на “адвокат на дявола” във всички големи дебати и при вземане на важни решения. Дори и когато изглежда, че екипът е постигнал съгласие, той ще накара хората да преосмислят гледните си точки. Потърсете всички възможни гледни точки и ги обмислете. Когато се прилага само едно, членовете може да помислят, че тяхното мнение не е важни, и екипът да загуби възможността да чуе по-успешната алтернатива.
Уверете се, че всички членове на екипа могат да изкажат своето мнение и да направят предложения.

Една много добра мисъл на Джийн Уелдон, която винаги ме кара да се замисля и да я следвам безпрекословно:
“Няма нищо по ценно от човек, който мисли по различен начин. И нищо по-вдъхновяващо от казаната след това реплика: Браво, прав си!”
Запомнете я и не се страхувайте да похвалите членовете на екипа си!

Успешните лидери и ефективните членове на екипа знаят, че са взаимосвързани. Да можеш да разчиташ на другите и да им се доверяваш е основна предпоставка, за да бъде екипа добър.
Успешните лидери и тези, които умеят да работят в екип притежават най-малко едно общо качество: могат да превъзмогнат собственото си его!

Играйте ролята на лидер – сега сте в позиция, в която членовете на екипа ви притежават в някои области повече знания от вас, така че не може винаги да сте експертът или дори, този който винаги да решава проблема. Трябва да се адаптирате към тази ситуация, като прибавяте нови качества:
- Лидерът е инициатор – започвате процеси и действия, които спомагат за сработването и представянето на екипа.
- Лидерът е инструктор – служете като съветник и наставник, с което помагате на членовете на екипа да подобряват своята работа.
- Лидерът е модел – вие формирате своето поведение и представяне, така че да отговаря на очакванията, които имате към екипа.
- Лидерът е преговарящ – хората в екипа ви може да имат имат различно мислене на работа, на общуване и на изразяване на идеи. Трябва да сте отворени към различията – да осъзнавате, че тези качества може да бъдат трудни за управление, но те са онова, което ще направи екипа динамичен и ефективен. Изглаждането на различията и извличането на креативността от тях е една от най-важните ви роли.

Най-важното правило за всяка група е това, което определя как ще се взимат решенията. Екипната работа включва постоянно взимане на решения. Колкото повече са обвързани членовете на екипа с този процес, толкова по-голям е шанса те да приемат и подкрепят мисията и да работят за постигане на желания резултат.
Изберете и фиксирайте процеса по вземане на решение, който ще се използва в работата на екипа. Решението обикновено се взима по един от следните начини:
1. Лидерът взема решение въз основа на информация от екипа – това може да се каже, че е най-бързият начин, но той в най-малка степен гарантира пълна подкрепа от страна на екипа. Ако обаче членовете на екипа имат усещането, че мненията им се чуват и вземат под внимание, този метод работи изключително добре и успешно.
2. Мнозинството решава – добре познат и широко приет метод за взимане на решения, въпреки че тези, които са малцинство, често се чувстват пренебрегнати и изхвърлени от процеса на управление.
3. Решението се взима от малка група експерти – отново доверието е най-важно, когато се прилага този метод
4. Решение чрез консенсус – постигане на консенсус не означава, че всички членове на екипа са се съгласили с решението, а по-скоро, че всичко го приемат. Постигането на консенсус сплотява екипа, което за свой ред спомага за по-лесното постигане на целта. Част от умението да работиш в екип включва да приемеш факта, че ще трябва да подкрепяш решенията на екипа дори когато имаш известни опасения или когато решението не е такова, каквото би ти се искало или каквото то допада. Въпреки това постигането на консенсус (обратно на “лидерът решава”) е най-бавния метод. Това се превръща в проблем, когато трябва да се вземат бързи решения.
Съществуват много различни процеси за вземане на решение, но този, който се ползва с подкрепата на членовете на екипа е най-добрия. Един личен съвет от мен – лидерът трябва да съумее да надмогне собственото си его, самочувствие и вярвания понякога, без да губи способността си да преценява правилно дадена ситуация.
Постигнете съгласие и по други основни правила – съществуват и други правила, чрез които можете да подобрите работата на екипа си. Обсъдете ги с членовете на екипа и получете тяхното одобрение. Правила, които можете да обсъдите и приемете са:
- всички срещи започват и свършват в определения предварително час
- всяка среща има предварително подготвен дневен ред
- всички членове на екипа, участват във всички срещи. Не изолирайте членове на екипа си и ги мотивирайте да вземат участие във всяка една среща.
- критиката трябва да бъде конструктивна
- различните мнения ще се уважават и използват
- всеки член на екипа ще информира останалите за онези неща, който трябва да знаят използвайки предварително създаден шаблон за контактна информация
Създавайки тези и други правила, ще си спестите много проблеми в бъдеще.