Блог на Калин Василев

PRINCE2 методология за управление на проекти не е много застъпена в нашата страна, може би защото е стандарт за управление на проекти на Британското правителство, но има много полезни техники, които могат да се взаимстват.
В PRINCE2 контрола на качеството се разглежда като качество на постигнати резултати, а не като цялостен резултат от проекта, който разработваме. По този начин си гарантираме “хващането” на бъгове и проблеми още в най-ранен етап от фазата на разработка на проекта.
Според PRINCE2 най-силен е методът за преглед на качеството, като той дефинира и доста други разновидности за контрол на качеството – от визуална инспеция, през програма за тестване до официална среща. Всичко зависи от спецификата на даден проект.
Формалният преглед на качеството се състои от три стъпки:
1. Подготовка – продуктът се проверява спрямо критериите за качество, съдържащи се в описанието на продукта и избраните експерти по качество, които имат нужният опит и възможности да съставят въпросници за проверка на продукта.
2. Преглед – продуктът се подлага на преглед от производителя и се съгласува списък от последващи действия.
3. Последващи действия – установените дефекти, бъгове, неточности и грешки в продукта или резултата се отстраняват, съгласуват и продукта/резултатът официално се определя като завършен.
При всеки преглед се определят и участници в процеса от страна на клиента, които внимавателно тестват продукта, заедно с представители на разработчика. Всичко това се прави, за да може в процеса на разработка на отделните модули/компоненти да се потвърди неговото качество.
Прегледът на продукта се извършва въз основа на дефинираните критерии за качество, които предварително сме фиксирали в описанието на профукта.След което той минава в статут на “Одобрен продукт” и подлежи на официален контрол на промените.

Използван източник: Управление на проекти с метода PRINCE2

Днешно време когато фирмите имат по няколко офиса, разположени на различно географско местоположение, все по-сложно става управлението на екипи. Налага се да се работи с хора от различни офиси в различни страни. Управлението на “виртуални” екипи става все по-популярно. Заедно с това се променя и разбирането за управлението им. Връзката между хората в организацията става все по-важна.
С управлението на виртуалните екипи се откриват нови предизвикателства пред ръководителите и членовете на екипа. На това управление може да се гледа като спектрум от комуникационни стратегии и управленчески техники. Много са PM, които умело могат да подпомагат и оценяват процеса, но малцина са тези, които могат правилно да оценят правилната връзка между време и разстояние при управлението на виртуалните екипи.
С усъвършенстването на комуникационните системи (Интернет и Интранет приложения), които можем да интегрираме в процеса на управление на виртуалните екипи, се повишава и неговото качество.
Няколко различия във виртуалните екипи:
- Изпълнителни екипи – създават се от мениджърите, които са част от самият екип. В повечето случай те не са постоянни, като влизат в действие, когато трябва да се вземе решение за специфичен проблем или процес в организацията.
- Проектни екипи – те се създават около специфична задача. Членовете на екипа се избират в зависимост от ролята им и отношението им по дадената задача.
- Общност от практикуващи екипи – тези екипи подкрепят хората, работещи по даден проект или са изградени от хора, чиято цел е да споделят опит и умения.
Ползите от създаването на такива екипи са:
1. По-бързото създаване и прилагане на добри практики в работния процес
2. Свързващо звено в самата организация, което споделя знания и умения.
3. Повишаване на възможността за създаване и дистрибуция добри практики

За да може да се провежда ефектно управление на виртуални екипи, е необходимо да се предприемат някои действия на организационно ниво в компанията, като например:
- процеса на управление на екипи и развитие трябва да се създаде, дефинира, внедри, тества и изчисти максимално
- ръководител екипи трябва да бъдат обучени в нови мениджмънт стратегии, защото техниките за управление на виртуални екипи се различават доста от тези при управлението лице в лице.
- членовете на екипите трябва да бъдат обучени в новите методи на работа
- организационната структура на компанията трябва да се “пригоди” за новите динамични техники за управление на екипи
- внедряване на нови ИТ технологии, които да бъдат в помощ на екипите
- трябва да се изградят и внедрят нови мениджмънт системи, както мерки и контролни системи

Има и още доста други промени, които трябва да се предприемат, за да можем да говорим за успешно управление на виртуални екипи. В следващите няколко публикации ще се опитам да ви запозная с добрите практики при новият процес на управление на екипи, които става все по-разпространен. Екипи, които не са разположени на едно географско място и работят заедно по общи проекти.

Преди няколко дни намерих няколко сравнително интересни теста за управление на проекти/управление на екипи и реших да ги преведа. С тях можете да проверите основните си познания при процеса на управление на проекти/екипи. Ето го и първият от тях…
————-
1. Възложили са ви проект, които има добре формулирани цели. Какво трябва да направите, преди да започнете да планирате процеса? (цели на проекта)
А) да потвърдите, че финансирането е одобрено
Б) да се убедите, че с проекта се решава конкретен проблем

2. Защо е важно да определите предварително всички заинтересовани страни в проекта ? (видове проблеми в управлението на проекти)
А) за да откриете поддръжниците на проекта
Б) за да разберете, че поставените цели отговарят на очакваните успешни резултати
В) за да откриете навреме какви са очакванията, които се възлагат

3. Когато се определят целите на проекта, кои са три показателя играят основна роля за бъдещите решения за проекта ? (управление на проекта)
А) наличните ресурси, реалистично поставените цели и времето на изпълнение
Б) сложност, време и ресурси
В) време, разходи и качество

4. Какво правите, когато извършвате WBS анализ ? (метод на критичният път)
A) раздробявате целият процес на по-малки задачи и след това на още по-малки, докато стигнете до най-малката единица.
Б) разпределяте средствата според целите, планирате в детайли разходите за персонала и дейностите.
(more…)

Няма какво да се залъгваме, екипите и отделните хора се мотивират от пари и награди. Внимателно планираната система в тази област може да много важен двигател за успеха. Създавайки програма за мотивиране и награждаване на своите подчинени, трябва да се уверите, че наблягате на групата (екипа), а не на индивидите в нея. Предлагайте награди не само в края на проекта, а и при постигане на по-важни цели по пътя към крайния резултат. Също така внимавайте кой да го връчи, бъдете вие или някои от висшият мениджмънт. Много по-добре ще се почувства човека, ако някои от ръководителите го похвали.
Използвайте креативна система за награждаване. Наред с парите съществуват и много други начини, за да наградите екипа си. Разберете какво други би било ценно за хората. Бъдете креативни, като наградите да отговарят на духа на екипа. Например обявете постиженията на екипа на среща на цялата организация или само пред висшият мениджмънт. Направете фирмено събитие като на него ангажирайте всеки един член на екипа ви да представи проекта. Нека съберат овациите на останалите колеги. Препоръчвайте членовете на вашия екип да станат консултанти на други екипи. Можете да напишете похвала в личното досие на всеки или благодарствено писмо за добре свършената работа. Дайте сили на екипа, като разширите свободата и правото на членовете на взимат решения.
Най-важната награда, която може да дадете е постоянната позитивна обратна връзка. Отбелязвайте постиженията на екипа по време на срещите. Когато позитивната обратна връзка идва от източник извън екипа – писмо или похвала от доволен клиент, споделете славата с всички. В крайна сметка заслугата е тяхна. А когато вие самият получавате похвала, винаги благодарете на екипа си, защото без тях няма да сте в състояние да постигнете същите резултати.
Не забравяйте, че не винаги парите са основният стимул и награда. Съществуват редица други възможности и се опитайте да ги реализирате!