Блог на Калин Василев » Управление на проекти

Контрол на качеството в PRINCE2

Kalin4y — Tue, 15 Sep 2009 07:07:54 +0000

PRINCE2 методология за управление на проекти не е много застъпена в нашата страна, може би защото е стандарт за управление на проекти на Британското правителство, но има много полезни техники, които могат да се взаимстват.
В PRINCE2 контрола на качеството се разглежда като качество на постигнати резултати, а не като цялостен резултат от проекта, който разработваме. По този начин си гарантираме “хващането” на бъгове и проблеми още в най-ранен етап от фазата на разработка на проекта.
Според PRINCE2 най-силен е методът за преглед на качеството, като той дефинира и доста други разновидности за контрол на качеството – от визуална инспеция, през програма за тестване до официална среща. Всичко зависи от спецификата на даден проект.
Формалният преглед на качеството се състои от три стъпки:
1. Подготовка – продуктът се проверява спрямо критериите за качество, съдържащи се в описанието на продукта и избраните експерти по качество, които имат нужният опит и възможности да съставят въпросници за проверка на продукта.
2. Преглед – продуктът се подлага на преглед от производителя и се съгласува списък от последващи действия.
3. Последващи действия – установените дефекти, бъгове, неточности и грешки в продукта или резултата се отстраняват, съгласуват и продукта/резултатът официално се определя като завършен.
При всеки преглед се определят и участници в процеса от страна на клиента, които внимавателно тестват продукта, заедно с представители на разработчика. Всичко това се прави, за да може в процеса на разработка на отделните модули/компоненти да се потвърди неговото качество.
Прегледът на продукта се извършва въз основа на дефинираните критерии за качество, които предварително сме фиксирали в описанието на профукта.След което той минава в статут на “Одобрен продукт” и подлежи на официален контрол на промените.

Използван източник: Управление на проекти с метода PRINCE2

Управление на виртуални екипи

Kalin4y — Wed, 05 Nov 2008 11:23:19 +0000

Днешно време когато фирмите имат по няколко офиса, разположени на различно географско местоположение, все по-сложно става управлението на екипи. Налага се да се работи с хора от различни офиси в различни страни. Управлението на “виртуални” екипи става все по-популярно. Заедно с това се променя и разбирането за управлението им. Връзката между хората в организацията става все по-важна.
С управлението на виртуалните екипи се откриват нови предизвикателства пред ръководителите и членовете на екипа. На това управление може да се гледа като спектрум от комуникационни стратегии и управленчески техники. Много са PM, които умело могат да подпомагат и оценяват процеса, но малцина са тези, които могат правилно да оценят правилната връзка между време и разстояние при управлението на виртуалните екипи.
С усъвършенстването на комуникационните системи (Интернет и Интранет приложения), които можем да интегрираме в процеса на управление на виртуалните екипи, се повишава и неговото качество.
Няколко различия във виртуалните екипи:
- Изпълнителни екипи – създават се от мениджърите, които са част от самият екип. В повечето случай те не са постоянни, като влизат в действие, когато трябва да се вземе решение за специфичен проблем или процес в организацията.
- Проектни екипи – те се създават около специфична задача. Членовете на екипа се избират в зависимост от ролята им и отношението им по дадената задача.
- Общност от практикуващи екипи – тези екипи подкрепят хората, работещи по даден проект или са изградени от хора, чиято цел е да споделят опит и умения.
Ползите от създаването на такива екипи са:
1. По-бързото създаване и прилагане на добри практики в работния процес
2. Свързващо звено в самата организация, което споделя знания и умения.
3. Повишаване на възможността за създаване и дистрибуция добри практики

За да може да се провежда ефектно управление на виртуални екипи, е необходимо да се предприемат някои действия на организационно ниво в компанията, като например:
- процеса на управление на екипи и развитие трябва да се създаде, дефинира, внедри, тества и изчисти максимално
- ръководител екипи трябва да бъдат обучени в нови мениджмънт стратегии, защото техниките за управление на виртуални екипи се различават доста от тези при управлението лице в лице.
- членовете на екипите трябва да бъдат обучени в новите методи на работа
- организационната структура на компанията трябва да се “пригоди” за новите динамични техники за управление на екипи
- внедряване на нови ИТ технологии, които да бъдат в помощ на екипите
- трябва да се изградят и внедрят нови мениджмънт системи, както мерки и контролни системи

Има и още доста други промени, които трябва да се предприемат, за да можем да говорим за успешно управление на виртуални екипи. В следващите няколко публикации ще се опитам да ви запозная с добрите практики при новият процес на управление на екипи, които става все по-разпространен. Екипи, които не са разположени на едно географско място и работят заедно по общи проекти.

Управление на проекти – тест

Kalin4y — Sun, 24 Aug 2008 17:10:52 +0000

Преди няколко дни намерих няколко сравнително интересни теста за управление на проекти/управление на екипи и реших да ги преведа. С тях можете да проверите основните си познания при процеса на управление на проекти/екипи. Ето го и първият от тях…
————-
1. Възложили са ви проект, които има добре формулирани цели. Какво трябва да направите, преди да започнете да планирате процеса? (цели на проекта)
А) да потвърдите, че финансирането е одобрено
Б) да се убедите, че с проекта се решава конкретен проблем

2. Защо е важно да определите предварително всички заинтересовани страни в проекта ? (видове проблеми в управлението на проекти)
А) за да откриете поддръжниците на проекта
Б) за да разберете, че поставените цели отговарят на очакваните успешни резултати
В) за да откриете навреме какви са очакванията, които се възлагат

3. Когато се определят целите на проекта, кои са три показателя играят основна роля за бъдещите решения за проекта ? (управление на проекта)
А) наличните ресурси, реалистично поставените цели и времето на изпълнение
Б) сложност, време и ресурси
В) време, разходи и качество

4. Какво правите, когато извършвате WBS анализ ? (метод на критичният път)
A) раздробявате целият процес на по-малки задачи и след това на още по-малки, докато стигнете до най-малката единица.
Б) разпределяте средствата според целите, планирате в детайли разходите за персонала и дейностите.

5. Когато формирате екип за проекта, който ще управлявате, трябва да се уверите, че вашата група: (формиране на екипа)
А) е съставена от членове, които ще се разбират по време на работата
Б) се е посветила на успеха на проекта
В) притежава всички необходими качества

6. Какъв инструмент ще използвате за определяне на какво трябва да се свърши, колко време ще отнеме, в каква последователност да се извърши и кой ще отговаря за него ?
А) анализ WBS
Б) Диаграма Ghantt или схемите за последователни операции

7. Довършете израза: “Бюджетът не е само списък на всички разходи. Той също така … (бюджет към проекта)
А) … оправдава направените разходи за постигане на крайната цел
Б) … е инструмент за контрол
В) … оправдава всички допълнителни разходи, които ще трябва да се извършат при управлението на проекта

8. Кой показател доста често се изпуска при формирането на бюджета ? (контрол на бюджета и качеството)
А) Персонал
Б) Доставки
В) Командировки
Г) Поддръжка
Д) Обучение

9. Кой оценя завършелият проект ? (приключване на проекта)
А) Мениджърът на проекта заедно с всички заинтересовани страни
Б) Независим човек, който може да бъде обективен
В) Хората, които са определили първоначалните цели

Възнаграждавайте екипа си

Kalin4y — Sat, 09 Aug 2008 11:13:08 +0000

Няма какво да се залъгваме, екипите и отделните хора се мотивират от пари и награди. Внимателно планираната система в тази област може да много важен двигател за успеха. Създавайки програма за мотивиране и награждаване на своите подчинени, трябва да се уверите, че наблягате на групата (екипа), а не на индивидите в нея. Предлагайте награди не само в края на проекта, а и при постигане на по-важни цели по пътя към крайния резултат. Също така внимавайте кой да го връчи, бъдете вие или някои от висшият мениджмънт. Много по-добре ще се почувства човека, ако някои от ръководителите го похвали.
Използвайте креативна система за награждаване. Наред с парите съществуват и много други начини, за да наградите екипа си. Разберете какво други би било ценно за хората. Бъдете креативни, като наградите да отговарят на духа на екипа. Например обявете постиженията на екипа на среща на цялата организация или само пред висшият мениджмънт. Направете фирмено събитие като на него ангажирайте всеки един член на екипа ви да представи проекта. Нека съберат овациите на останалите колеги. Препоръчвайте членовете на вашия екип да станат консултанти на други екипи. Можете да напишете похвала в личното досие на всеки или благодарствено писмо за добре свършената работа. Дайте сили на екипа, като разширите свободата и правото на членовете на взимат решения.
Най-важната награда, която може да дадете е постоянната позитивна обратна връзка. Отбелязвайте постиженията на екипа по време на срещите. Когато позитивната обратна връзка идва от източник извън екипа – писмо или похвала от доволен клиент, споделете славата с всички. В крайна сметка заслугата е тяхна. А когато вие самият получавате похвала, винаги благодарете на екипа си, защото без тях няма да сте в състояние да постигнете същите резултати.
Не забравяйте, че не винаги парите са основният стимул и награда. Съществуват редица други възможности и се опитайте да ги реализирате!

QA като PM

Kalin4y — Tue, 22 Jul 2008 08:33:57 +0000

Тези дни проведох един интересен разговор. В него ставаше въпрос затова дали QA специалист може да бъде ръководител проект. Разбира се, аз защитавах позицията че може, дори има много примери за това. Отсрещната страна в дискусията също беше QA Lead. За него един QA не може да е ръководител проект на софтуерни разработки, защото ако дойде един старши програмист и го попитал някакъв казус, няма да мога да му отговоря. Тук се предполага, че дадената фирма ще има ресурс, ще се отдели нужното време за research и изследване на проблема, след което ще се вземе решение.
Нима, за да си ръководител проект трябва да бъдеш програмист ? Нима ръководител проект трябва да пише код, а не да контролира и координира процеса и жизнения цикъл на проекта ?
Много странно ми стана за позицията на този човек – QA може да е ръководител проект само на чисти QA-ски проекти.

Доста PM-та четат този блог, а и хора, заемащи места във висшият мениджмънт. Искам да ви попитам вас, какво мислите по този въпрос. Бихте ли доверили проект на QA, дори и да не е старши програмист и да не е запознат изцяло с програмистките задължения :) ?
Нима трябва да си “техничар-програмист”, за да можеш да управляваш процеса на създаване на софтуерния продукт ?

Картинката е взета от www.areait.info

Как да решаваме проблеми в екипа ?

Kalin4y — Sun, 06 Jul 2008 12:32:50 +0000

По време на своята работа, екипът ви може да се отклони от целта по различни причини – заради вашият стил на управление, заради засилена или отслабена сплотеност на екипа, заради вътрешни конфликти.
Установете какъв е проблема. Веднага след като разберете, че има проблем, започнете работа върху отстраняването му. Първата крачка е да проверите какво не е наред. Проблемът може да е явил в следствие на:
» неразбиране или неточно определени цели;
» липса на комуникация сред членовете на екипа;
» недостатъчна отдаденост на членовете на екипа;
» липса на адекватни и ефективни критични умения
» неразрешен вътрешен конфликт
» враждебност или безразличие на останалите от групата

Започнете да решавате проблема.Неотбягвайте и не отричайте проблема с надеждата, че ще се сниши и ще ви подмине. За съжаление в работата с екипи не става така. Проблемите притежават характеристиката да се задържат, да се разрастват и в един момента да “избухнат”, когато са пренебрегвани. Това се случва винаги, когато се работи с хора.
На лице са няколко наистина прости неща, които могат да накарат екипа ви да се върне в нормално състояние и да продължи с ползотворната си работа.
- Дискусия - проведете дискусия, която да припомня основната цел, подхода и представянето на екипа
- Бърза цел – поставете общо бързо постижима цел и започнете веднага да работите за нейното представяне
- Информация - предоставете нова информация и различни перспективи от самата организация. Запознайте членовете на екипа си с амбициите и развитието на компанията. Също така можете да споделят външна информация, като покажете модели и примерни от чужда практика
- Благодаря - не забравяйте да казвате “благодаря” на членовете на екипа си. Покажете им, че те са важни за вас и не пренебрегвайте никои от тях.

Създайте високопрофесионален екип

Kalin4y — Sat, 21 Jun 2008 15:25:21 +0000

Колкото по-скоро успеете да накарате екипа си да работи заедно в екип, а не всеки сам за себе си, толкова по-продуктивен ще е той.
За да помогнете на групата да работи в екип, насочете вниманието си върху цялостното представяне. Когато има възможност, дайте шанс на членовете на екипа да станат активни участници в процеса на вземане на решения. Получаването на власт стимулира създаването на благоприятна работна среда. А тя от своя страна е основата на доверието и сътрудничеството.
Бъдете сигурни, че по време на работата си между членовете на екипа ще възникват проблеми и конфликти, но бъдете готови да помогнете на участниците в тях да извлекат най-градивното от тези ситуации.
Тук следва въпроса как да го направите ? Можете да използвате някои от следните насоки, за да преобърнете конфликта в полезно сътрудничество:
- управлявайте работата на екипа така, че да бъде фокусиран върху целите
- стимулирайте споделянето на различни идеи и мнения, като водите екипа към общо съгласие
- покажете на членовете на екипа, че когато поставят интересите на екипа пред личните, по-лесно ще се развиват в кариерата.
- използвайте система за възнаграждения, която прави представянето на екипа по-ценно от представянето на отделния човек
Фокусирайте се върху целите – когато често говорите за целите на проекта ще бъдете сигурни, че всички членове на екипа работят за постигането на едно и също. Редовно обръщайте внимание на първоначалната цел, защото лесно можете да се загубите в детайлите. Но вие искате да задържите екипа и да се движите напред към общата цел.
Създайте култура на мислене – приятната работна среда е най-подходящата, в която екипът може добре да свърши задачите си. Създайте атмосфера, в която всеки да се чувства ценен и щастлив да даде своя принос към проекта. Със сигурност това изисква креативност от ваша страна – неочаквано писмо от ръководител проект до някои член на екипа, похвала в доклад за работата на екипа, специално внимание към личния живот на всеки.
Когато подкрепяте постоянно членовете на екипа, помагате най-вече на колебливите и неуверените. Често хората се притесняват да си поискат допълнителни ресурси, от които имат нужда. Ваше задължение като лидер е да бъдете чувствителни към онези сфери, в които хората имат нужда от помощ, за да работят по-добре в екип. Освен това, трябва да ги научите как да получават онова, от което имат нужда.
Дайте власт на екипа си – осигурете право на екипа да участва във вземането на решенията, свързани с постигането на целите:
- използвайте консенсус вместо мнозинство при вземането на решения, когато е възможно
- стимулирайте членовете на екипа си да решават проблеми, за които имат необходимите знания и умения
- бъдете винаги отворени към различните мнения и идеи
- оценявайте приноса на членовете на екипа
Създайте модел на собствените си ценности. Като лидер ясно покажете какви са ценностите ви още в самото начало. Ясните ценности в началото и придържането към тях в хода на работата ще ви помогнат да създадете благоприятна, стимулираща среда на работа на вашият екип.

Станете лидер !

Kalin4y — Wed, 11 Jun 2008 20:15:36 +0000

Успешните лидери и ефективните членове на екипа знаят, че са взаимосвързани. Да можеш да разчиташ на другите и да им се доверяваш е основна предпоставка, за да бъде екипа добър.
Успешните лидери и тези, които умеят да работят в екип притежават най-малко едно общо качество: могат да превъзмогнат собственото си его!

Играйте ролята на лидер – сега сте в позиция, в която членовете на екипа ви притежават в някои области повече знания от вас, така че не може винаги да сте експертът или дори, този който винаги да решава проблема. Трябва да се адаптирате към тази ситуация, като прибавяте нови качества:
- Лидерът е инициатор – започвате процеси и действия, които спомагат за сработването и представянето на екипа.
- Лидерът е инструктор – служете като съветник и наставник, с което помагате на членовете на екипа да подобряват своята работа.
- Лидерът е модел – вие формирате своето поведение и представяне, така че да отговаря на очакванията, които имате към екипа.
- Лидерът е преговарящ – хората в екипа ви може да имат имат различно мислене на работа, на общуване и на изразяване на идеи. Трябва да сте отворени към различията – да осъзнавате, че тези качества може да бъдат трудни за управление, но те са онова, което ще направи екипа динамичен и ефективен. Изглаждането на различията и извличането на креативността от тях е една от най-важните ви роли.

Успешно завършен проект

Kalin4y — Thu, 29 May 2008 08:40:06 +0000

Днес официално приключи един проект с който се занимавах близо година. Става въпрос за създаване на джава базиран софтуер за pocketPC. Предназначение на този софтуер е да управлява поръчките във една верига ресторанти.
Влизате си в ресторанта, идва сервитьора и си поръчвате нещо. Той “щтрака” всичко на покета и поръчката веднага се приема от кухнята и бара. А бе готина работа :D
В България много малко заведения съм виждал да работят така, едно от които е Happy – bar & grill. Явно му идва скъпичко на българския собственик, но несъмнено доста ще се оптимизира процеса.
Но защо този проект е толкова значим и говоря за него. Ми защото това е първия проект, които приключвам успешно и на който бях Project Manager. Целия процес беше в моите ръце и мога да си се гордея с добрата работа :)
Вчера дойде испанския клиент, поразходи се из Пловдив и вечерта бяхме във Веселото село. Останал е доста впечатлен от Стария град. Като през цялото време за престоя се грижише моя партньор – Тихомир. Готин човек …
А бе страхотна работа свършихме щом и ние, и клиента е доволен :) Сега само напред в търсене на нови предизвикателства!

Основни правила в управлението на екипи

Kalin4y — Mon, 26 May 2008 06:53:05 +0000

Най-важното правило за всяка група е това, което определя как ще се взимат решенията. Екипната работа включва постоянно взимане на решения. Колкото повече са обвързани членовете на екипа с този процес, толкова по-голям е шанса те да приемат и подкрепят мисията и да работят за постигане на желания резултат.
Изберете и фиксирайте процеса по вземане на решение, който ще се използва в работата на екипа. Решението обикновено се взима по един от следните начини:
1. Лидерът взема решение въз основа на информация от екипа – това може да се каже, че е най-бързият начин, но той в най-малка степен гарантира пълна подкрепа от страна на екипа. Ако обаче членовете на екипа имат усещането, че мненията им се чуват и вземат под внимание, този метод работи изключително добре и успешно.
2. Мнозинството решава – добре познат и широко приет метод за взимане на решения, въпреки че тези, които са малцинство, често се чувстват пренебрегнати и изхвърлени от процеса на управление.
3. Решението се взима от малка група експерти – отново доверието е най-важно, когато се прилага този метод
4. Решение чрез консенсус – постигане на консенсус не означава, че всички членове на екипа са се съгласили с решението, а по-скоро, че всичко го приемат. Постигането на консенсус сплотява екипа, което за свой ред спомага за по-лесното постигане на целта. Част от умението да работиш в екип включва да приемеш факта, че ще трябва да подкрепяш решенията на екипа дори когато имаш известни опасения или когато решението не е такова, каквото би ти се искало или каквото то допада. Въпреки това постигането на консенсус (обратно на “лидерът решава”) е най-бавния метод. Това се превръща в проблем, когато трябва да се вземат бързи решения.
Съществуват много различни процеси за вземане на решение, но този, който се ползва с подкрепата на членовете на екипа е най-добрия. Един личен съвет от мен – лидерът трябва да съумее да надмогне собственото си его, самочувствие и вярвания понякога, без да губи способността си да преценява правилно дадена ситуация.
Постигнете съгласие и по други основни правила – съществуват и други правила, чрез които можете да подобрите работата на екипа си. Обсъдете ги с членовете на екипа и получете тяхното одобрение. Правила, които можете да обсъдите и приемете са:
- всички срещи започват и свършват в определения предварително час
- всяка среща има предварително подготвен дневен ред
- всички членове на екипа, участват във всички срещи. Не изолирайте членове на екипа си и ги мотивирайте да вземат участие във всяка една среща.
- критиката трябва да бъде конструктивна
- различните мнения ще се уважават и използват
- всеки член на екипа ще информира останалите за онези неща, който трябва да знаят използвайки предварително създаден шаблон за контактна информация
Създавайки тези и други правила, ще си спестите много проблеми в бъдеще.

Как да поведем екипа си?

Kalin4y — Sat, 24 May 2008 08:31:36 +0000

Ролята на лидера може да започне с определяне на оригиналната мисия, с планирането на проекта, с избор на членовете на екип. Но именно истинската работа след този момент. Точно сега.
Екипа се събира заедно и в началото това напълно различни хора, насядали около масата. Точно вие сте човека, който трябва да ги превърне в сплотен екип, посветен на общата мисия.
Процесите в екипа – лидерът трябва да бъде готов за междуличностните взаимоотношения, които от своя страна са естествени и предсказуеми. Екипа преминава през различни фази през своето развитие, като често включва конфликти и напрежение, които продължават докато не се намери стила на съвместната работа. Трябва всички заедно – ти и членовете на екипа ти, да преминете през това успешно. Управлението на процесите в екипа е също толкова важно, колкото е важно и управлението на задачите.
Организирайте начална среща. Независимо дали почвате проект с нов или вече съществуващ екип, началната среща е задължителна, защото тя е основата за добрата работа за вбъдеще.
На първата среща с екипа си засегнете някои от следните теми и въпроси:
- представяне на членовете, като всеки казва по нещо за себе си
- разясняване на общата цел. Какви са точно задачите? Какво трябва да се постигне и какво са сроковете? Отговаря ли на предварителните очаквания или трябва да се променят очакванията?
- създаване на основни правила за работа на екипа. Как ще се взимат решенията? Как, през колко време и кога ще се провеждат срещите?
- представяне на мисията на проекта и първи стъпки за сплотяване на екипа покрай нея. Това първоначално трябва да дойде от вас, членовете на екипа трябва да усетят вашият ентусиазъм.
Ясни цели – заедно с висшите мениджъри или с клиентите сте установили целите на проекта. След това следва не само да ги представите на останалите членове на екипа, но и да се опитате заедно да прецизирате задачите или да ги разбиете на подцели, за да върви по-лесно работата ви. Моментът, в който успявате да помогнете на групата да мисли и почувства мисията на проекта като своя, то поставяте началото на трансформирането и в екип.
За да може екипа ви да функционира и да се предвижва добре е необходимо да създадете основни правила за действие на екипа при управлението на проекта.

Членове на екипа

Kalin4y — Tue, 13 May 2008 19:14:00 +0000

В предната статия ви запознах как и от къде да започнем с формирането на високо ефективен екип. След като вече определите ролите в екипа е нужно да започнете да набирате членове за него. Хората, които доброволно се включват в екипа, много често са по-отдадени на работата, отколкото колегите им, на които е възложено да станат част от него. Затова съберете всички свободни хора от вашият екип и ги запознайте с проекта. Попитайте ги, кой биха изявили веднага желание да се включат в него. Отдадеността е още по-голяма, когато хората осъзнават, че зад усилията на екипа стои постигането на нещо значимо. С ясен фокус за целите ще ви е по-лесно да намерите, хората които имате желание да привлечете в проекта си.
Когато трябва да избирате членовете на екипа си, ви препоръчвам да се съобразите със следното:
- изберете хора, които притежават разнообразни умения и опит (в управлението на проекти, във финансите, в маркетинга и т.н.)
- изберете хора, за които е доказано, че притежават талант при справянето с проблеми и при вземането на решения.
- попитайте другите ръководител проекти за препоръки за даден човек
- винаги търсене и избирайте хора, които имат нужните умения за работа в екип
- изберете хора, които ще приемат включването си в екипа като възможност да обединят знанията и уменията си с други.
Съобразявайте се с мотивацията и чувствата на хората от екипа ви. Всеки един член от екипа, внася в него своя талант, страхове, интереси и мотивация за работа. Винаги когато наемате хора за своя екип проявете разбиране към техните желания и нужди.
Не винаги само парите са основни при формирането на желание за работа в екип и по даден проект. Шанса да научат нещо ново и да израстнат професионално, признание за нови идеи и креативност, удоволствие от работата и да си част от екипа са само някои от водещите неща, които могат да стимулират членовете на екипа ви.
Наблюденията ми показват, че съобразявайки се с нуждите на отделните членове на екипа, ще постигнете много повече и ще отчетете по-големи резултати, отколкото ако се фокусирате само върху уменията им. На някого може да му е трудно да работи по 40+ часа през работната седмица. Какво ще направите, ако се нуждаете от уменията и знанията на този човек? Няма ли да разговаряте с него и да му гарантирате, че ще си тръгва на време от работа? Със сигурност има и други начини за измервате приноса и постиженията му в проекта освен със седмичните работни часове!

Как да създадем ефективен екип ?

Kalin4y — Thu, 03 Apr 2008 16:59:07 +0000

За да създадете ефективен екип, най-важното е да можете да обедините хората си. Не забравяйте, че познаването на материята е част от успешният път за създаване на екип, но не е и единствения.
Създаването на високо ефективен екип изисква много усилия от ваша страна. Това е сложен процес, за който постоянно трябва да се грижите. Но накрая ще се убедите, че усилията са си заслужавали!
Създаване на екип. Като лидер на екипа вие сте връзката между вашата група и висшите мениджъри в компанията или клиентите. Преди да започнете работа, подгответе екипа си за постигане на определените цели. Внимателно проучете всички мнения на шефовете си или клиентите. Например:
- ясна ли е целта на екипа, който ще сформирате ?
- реалистични ли са сроковете и бюджета ?
- разполагате ли с адекватни ресурси за постигане на заложените цели ?
- екипа ползва ли се с подкрепата и нужната свобода на действие, при извършване на дейността си ?
Това са основната и задължителна част от въпросите, които следва да си зададете в процеса на сформиране на екипа. Ако дори и на един от тези въпроси отговорът е НЕ, трябва да се борите, да защитавате своя екип и да му осигурите реални условия да си върши работата.
В този процес се налага да бъдете креативни. Да се борите, обаче не означава да хленчите, да се оплаквате или да се откажете от задачата си. Като човек, които управлява екипа, вие сте този, който трябва да прояви инициативност. Не може да очаквате всичко, от което се нуждаете да ви бъде предоставено наготово, особедно ако управлявате екип от скоро и нямате нужният опит.
Ако не ви достигат ресурси, огледайте се сред контактите си, приемайте идеи от всеки, който сметнете, че може да ви ги даде. Не се срамувайте да потърсите помощ от членове на екипа или хора от фирмата, защото те може да имат повече опит от вашия. Винаги проявявайте инициативност и находчивост, за да намерите точните хора, оборудване и технологиите, от които се нуждаете, за да свършете поставени задачи.
Като ръководител на екип или ръководител проект забележите, че сроковете и/или бюджетът са нереалистични, предложете точна алтернатива, твърдо застанете и кажете на когото трябва от какво имате нужда и защо. Винаги отстоявайте и докажете необходимостта от допълнителни ресурси, покажете какво може да се направи в определеното време или с отпуснатите средства.
Да се бориш, означава да проявиш мъдрост и внимателно използване на влиянието. Когато успешно управлявате екипа си, вие не само трупате опит, но и подобрявате репутацията си. Това има изключително голямо значение, когато привличате хора, когато се борите за проектите си, по които искате да работите.
Не забравяйте, че трябва все пак да бъдете и реалисти. Ако сте сигурни, че сроковете са абсурдни или ресурсите, просто ги няма, и решите да поемете работата с надеждата, че все нещо ще се нареди, то обричате екипа си на провал – и вероятно собствената си кариера. Самозалъгването може да доведе единствено до разочарование и катастрофа. Ще загубите доверието не само на висшият мениджмънт, но и да членовете на екипа си, на колегите си, които сте вкарали в губещ проект. Никои не обича да губи!
Задължително бъдете реалисти – ако целта не може да бъде постигната поради външни фактори, върху които нямате влияние, просто не се захващайте с това!
Защо се проваля даден екип ? Следете екипа и членовете му за сигнали, защото иначе рискувате да попаднете в задънена улица. Причините, поради които се провалят повече екип са :
1. липса на мениджърска подкрепа
2. неадекватни ресурси
3. слаб лидер – това е вашата роля
4. неразбрани или конфликтни цели
5. по-слаба концентрация върху задачите за сметка на личностни взаимоотношения
6. не поемане на личностна отговорност и задължения
7. прекалено голям или прекалено малък екип, като брой хора
8. липса на усещане на взаимоотношенията и споделяне на общата визия
9. неадекватна система за възнаграждение
Внимателното планиране може да ви помогне да подготвите екипа си за успех на всяко едно ниво и по всяко едно време.

Защо ви написах тези редове? Защото смятам с няколко статии да ви запозная с това как да създадете успешен екип, от какво трябва да се предпазите и на какво да наблегнете при сформирането на екип, за изпълнение на дадена задачка или проект.

Как да управляваме ефективно проекта ?

Kalin4y — Mon, 24 Mar 2008 09:49:42 +0000

С поредица от публикации се опитах да ви дам няколко насоки на това, как да управлявате даден проект, на какво трябва да наблегнете и с какво трябва да се съобразите.
Ето сборно на какви моменти се спряхме от жизнения цикъл на даден проект:
1. Управление на проекти
2. Определяне на целите на проект
3. Формиране на екип
4. График на проекта
5. Метод на кричния път
6. Как да съставим бюджет към проекта
7. Контрол на качеството и контрол върху бюджета на проекта
9. Как да управляваме проблемите в проекта
10. Видове проблеми при управлението на проекти
11. Завършване на проекта
Надявам се, че съм успял да ви дам малко насоки при изпълнението ви на ролята на ръководител проект. Това са само основни методи и техники, с които трябва да се съобразите започвайки своята работа.
Най-важното при управлението на даден проект е да съумеете да сформирате качествен и ефективен екип. Защото именно от него, зависи колко бързо и колко качествено ще се свърши дадена работа. Не се страхувайте да похвалите някои член на екипа ви, не се страхувайте да критикувате ръководител проекта, защото всеки човек има какво да научи :)

Управление на проекти – заключителна част

Kalin4y — Sun, 23 Mar 2008 09:07:16 +0000

Последната фаза в жизнения цикъл на проекта е неговото постепенно приключване. Ако всичко е минало по план – задачите са изпълнени, възникналите проблеми са решени и всички участници са доволни, значи може да поздравите себе си и членовете на екипа ви. Време е да се празнува :)
Независимо дали проекта е продължил повече от очакваното или сте направили повече разходи от предвидените в бюджета, задължително направете крайна оценка на проекта. Предвидете малко време за обсъждане на свършената работа. Важно е да опишете и дискутирате целия процес. По този начин всеки, които е научил по нещо ще го сподели с останалите.
Подгответе се и направете заключителни оценки.
Смисъла на тази оцента е да разберете, кое по проекта е преминало успешно и в кои етапи зле. Това трябва да го свършите в присъствието на целия екип, защото това обобщение ще е от полза за всички.
Как да направите оценката ?
Добър начин е да съставите списък на всички “успешни практики”, прилагани в управлението на проекти. Това ще ви е от полза и за бъдещи проекти. Обсъдете с екипа как бихте могли да подобрите процеса и да избегнете проблеми за вбъдеще.

Окуражавайте желанието за учене – използвайте тази оценка като възможност да се научат нови неща, а не като критика или обвинение. Има случай, когато членове на екипа се притесняват, че ще бъдат наказани заради минали грешки. Анализирайте ги заедно и ги накарайте да се почустват сигурни.
Използвайте външни анализатори – оценката на проекта, най-добре се извършва от външни лица, които могат да дадат обективна оценка въз основа на предоставената от вас информация. Обикновено при по-дълги проекти, членовете на екипа се сближават и често губят преценка кой, какво и как е свършил.

Напишете заключителен доклад – заключителният доклад документира всичко и цялата информация, която ще полезна не само за ръководител проекта, членовете на екипа или заинтересованите участници, но и за бъдещи ръководители, които могат да използват натрупаната информация, която планират нови проекти. Добре е доклада за включва следните раздели, като си отговорите на въпросите:
- сегашен статус на проекта – какви бяха първоначалните цели и какво беше постигнато ?
- бъдещ статус – каква ще бъде съдбата на проекта, когато бъде завършен? Ще стане ли част от текущия процес или не ?
- ума ли задачи, които трябва да се извършат след края на проекта – какво е състоянието на всички неща, които продължават да действат – по-висок риск или такива, които се извършват от външни лица.
- оценка на риска – ума ли ситуации, които биха могли да доведат до финансови загуби, провал на проекта или други проблеми?
- полезна информация за други проекти – има ли полезна информация, която може да се използва при ръководенето и управлението на нови проекти?
- Ограничения на финансовата ревизия – има ли някакви фактори, които да повлияят на финансовата ревизия ? Има ли липсваща или неясна информация? Имаше ли хора в екипа, които не искаха да дават доброволно информация за проекта и за работата?
И накрая отделете малко внимание, за да прегледате целия процес отново. Дайте сметка за “неравните места” в процеса на проекта, който изминахте. Не забравяйте да се забавлявате :) Предвидете едно празненство за успешно приключване на проекта. Майк Рам, добре е казал, какво трябва да се прави, когато проекта свърши :)

Видове проблеми

Kalin4y — Sat, 23 Feb 2008 10:20:47 +0000

В следващите няколко реда ще се опитам да ви дам няколко примерни проблема, които биха затруднили вашата работа като ръководител проект. Паралелно с това ще се опитам да фиксирам и вероятни причини за тяхното появяване и какво трябва да направите, за да ги преодолеете.

Проблеми, свързани с екипа
1. Недостиг или липса на умения у някои от членовете
Последствия: проекта няма да се развива толкова бързо, колкото е необходимо, или може да “зацикли”.
Препоръчителни действия: организирайте обучение на даденият член от екипа с цел придобиване на нужните умения. Също така можете да наемете външен консултант или партньор , притежаващ нужните умения.

2. Даден член напуска екипа
Причини: тук не можем да фиксираме конкретни причини за напускане на даден член, но несъмнено неговото отсъствие ще повлияе на работата на екипа. В повечето случаи тези причини не зависят пряко или косвено от ръководител проекта.
Препоръчителни действия: Помислете как да си осигурите резервен вариант за осигуряване на заместител за нужните умения. Осигурете обучение на членовете на екипа си, така че да са в състояние да извършват и покрият нуждата от умения, които е притежавал човека, който ви напуска. Превърнете напускането на член на екипа във възможност да извадите на преден план някой по-способен член на екипа.

Междуличностни проблеми
1. Членовете на екипа са твърде близки
Последствия: членовете на екипа прекарват прекалено време в приятелски разговори и обсъждане на лични проблеми
Препоръчителни действия: изяснете пред всички, че приятелските срещи се организират извън работно време и реорганизирайте така работата на подгрупи, за да попречите на формирането на клюкарски разговори.

2. Липса на гъвкавост в екипа
Последствия: участника в екипа смята, че неговият подход е най-правилен и трудно прилага нови методи на работа. По този начин се оказва пряко влияние върху неговата работа
Препоръчителни действия: още в самото начало на проекта посочете целите и очакванията. Обърнете и отделете нужното внимание на притесненията и страховете на членовете на екипа.

3. Конфликти вътре в екипа
Последствия: тук различията в стила на работа, най-вече различия в характера, експертните мнения и т.н. оказват едно от най-големите въздействия върху дейността по даден проект и по самата работата на хората
Препоръчителни действия: Насочете мислите и емоциите си към постигане на целите на проекта, не към личните пристрастия. Винаги показвайте разбиране и проявете желание да разрешите проблема. Търсете решения за неговото отстранява, отколкото да се оплаквате на трета страна. Бъдете искрен и пряк с другата страна.

Проблеми с производителността
1. Погрешни задачи, в следствие на което се губи време
Последствия: причините се крият в лошото управление на времето. Тук може да се включи и неправилното приоритезиране на задачите и предпочитанията на някои членове на екипа за дадена задача, независимо от нейната категория или приоритет. Понякога се случва и самият ръководител проект да не е успял правилно да дефинира задачите, които трябва да се изпълнят.
Препоръчителни действия: Винаги обяснявайте на екипа кои задачи са важни и кои трябва да се изпълнят първо. Питайте ги, ако има неясноти дайте повече информация за даденият проблем или задача. Осигурете ресурси на членовете на екипа, за да подобрят уменията си за управление на времето.

2. Лошо качество на работата
Последствия: последствията може да настъпят от това, че даден член на екипа не е разбрал правилно какво се иска от него и какви са изискванията на работата. Проблем може да възникне и ако работата се измерва в различни, а не точно определени и стандартизирани показатели, както и ако даден член на екипа няма нужните умения, за да изпълни дадената задача.
Препоръчителни действия: от самото начало на проекта изяснете очакванията за качество и стандартите, спрямо които ще се измерва извършеното от тях. Разработвайте си винаги план за действие за подобряване на качеството на работата на членовете на екипа. Осигурете, ако е необходимо допълнително обучение и подкрепа за развитие на уменията на служителя.

3. Изтощение от прекалената работа
Последствия: тук може да се зародят проблеми и да се стигне до изтощение на член от екипа от прекалената му отдаденост в проекта или се ангажира с изпълнението на твърде много задачи в службата и извън работното време. Също така, често явление за изтощение е, ако даден член на екипа работи прекалено дълго по дадена задача.
Препоръчителни действия: окуражавайте служителите и членовете на екипа да си вземат отпуска или почивка, за да събере свежи сили. Оказвайте му помощ за оптимизиране и промените работния график или нивото на работа, с цел да го освободите от излишните отговорности.

В следващата си тема ще засегна с няколко думи управлението на последната фаза от даден проект – неговото завършване и мигриране към продуктова версия. Това ще бъде и последната ми тема, с която споделям моя скромен опит като ръководител проекти. В нея ще спомена и в кои проекти имам участие като ръководител и на какво ниво от развитието си са те в момента.

Управление на проблемите в проект

Kalin4y — Fri, 22 Feb 2008 19:24:46 +0000

Пред всеки един ръководител проект и проект се изправят редовно проблеми, с които трябва да се съобразявате по някакъв начин, и те оказват някакво влияние върху дейността ви.
Ръководителите често са притискани да променят обсега на проекта. Когато заинтересованите участници поискат това от вас, трябва да обсъдите с тях как това ще повлияе на себестойността, времето и качеството.
В някои проекти “разширяването на мисията” се превръща в постоянна битка. След като е постигнато споразумение за повратните точки в отделните етапи и конкретните цифри от бюджета, хората може да започват да виждат и допълнителни неща, които е добре да бъдат свършени.
НИКОГА не се оставяйте да бъдете въвлечени в решаването на проблеми извън официалните рамки на вашият проект, дори те са спешни за компанията.
Винаги е било проблем за даден проект, ако те започнат да изоставят в графика. Някои закъснения може да са неизбежни, но в почти всички случай можете да предприемате някакви действия за тяхното разрешаване. В противен случай рискувате те да се задълбочат и да донесат със себе си още проблеми за проекта.
Някои ръководител проекти имат склонност да пренебрегват евентуалните проблеми с хората в етапа на планирането (така поне казват умните хора :) ). Те може да продължат да не им обръщат внимание или дори да ги отричат, дори когато са очевидни и истински. За съжаление, проблемите с хората са често най-трудните, с които един ръководител на проекта се сблъсква. В такъв случай, вместо да ги омаловажавате, да се правите, че не съществуват, или да ги отбягвате, бъдете готови за тях и ги решавайте бързо. Седнете и си поговорите с даденият човек лично, на четири очи, а не занимавайте ръководството с подобни неща. Най-важното е и двете страни да са готови на отстъпка и да имат желание за решаване на проблема.
Като цяло, проблемите които произтичат от хората, може да бъдат избегнати или решени по-рано, ако вие, в ролята на ръководител проект, общувате достатъчно често с членовете на своя екип. Седмичните срещи може да се окажат недостатъчни, всекидневния обмен на информация между членовете на екипа може да даде много добри резултати.
Бъдете бдителен и обръщайте внимание на малките признаци за назряващи проблеми сред членовете на екипа. Това, което трябва да ви даде сигнал за възникването на проблем са:
- повишено напрежение или раздразнимост
- липса на ентусиазъм
- нервност и непрестанно разхождане из стаята
- неспособност да се взимат решения
ВИНАГИ реагирайте, колкото се може по-рано на проблемите – още при първите признаци. Не позволявайте на малкия дразнител да се превърне в голяма криза. Разговаряйте със заинтересованите страни, а не се оплаквайте и “натопявате” пред висшестоящите.

Как да управляваме проекта

Kalin4y — Wed, 06 Feb 2008 21:07:10 +0000

Стартирането на проекта е първата фаза в неговото изпълнение. Повечето ръководите приветстват това, защото е знак за че голяма част от документалната и същинска работа е приключила и вече започва изпълнението на проекта. Работи се в положителен аспект и нещата вървят напред.

След като вече сте започнали с изпълнението на проекта се уверете, че се придържате към критичния път, дори и на моменти да изглежда, че не е най-правилния. Запомнете, че критичният път представлява най-краткото разстояние между началната и крайна дата на всеки един проект. Също така не забравяйте, че той е гъвкав и дава доста възможности за съкращаване на това “разстояние”. Много ръководители, “стъпили” на критичния път се отнасят като единствения възможен изход, без да съобразяват че той може да подлежи на промяна.

Бъдете готови за възлагате и поемате отговорности! Планирайте предварително задачите или огранизирайте ресурсите си. За вас най-добрият възможен изход е да изберете най-ефективният начин за постигане на бизнес целите. Част от този процес можете да го извършите като съберете всички членове на екипа и разпределите отговорностите. Не трябва да ви притеснява и факта, че когато проекта стартира ще имате нужда да делигирате повече задачи на някои от членовете на екипа. Бъдете винаги гъвкави и готови да прехвърлите задълженията и част от работата на друг член от екипа. Но въпреки това, не забравяйте, че цялата отговорност за проекта е ваша.
Първо определете кои задачи искате да разпределите, като важно е да разберете и оцените какви умения и способности изисква всяка една от тях. След което намерете за всяка една задача, кой е най-точния изпълнител на задачата.
Като разпределите и дадете на всеки член задачка, то тогава се отдръпнете и оставете вашите хора да работят.
Следете развитието на проекта! Не съществува универсална система за мониторинг на проекта. Тези, които са отлични за големи проекти, могат доста да затормозят по-малките с документация, докато в обратния случай нямат да носят необходимата тежест.
В зависимост от размера и сложността на проекта можете да използвате система, разработена от самия вас. Чрез нея вие влагате своя опит и получени знания през времето.
Съсредоточете се върху най-важното! Не поемайте прекалено дълго дадена задача, която да заема вашето внимание (Майк Рам добре е написал какви грешки, могат да допуснат младите ръководител проекти, с не голям опит зад гърба си). Когато се окажете прекалено затрупани от детайли в проекта, лесно можете да се отклоните от критичния път. Затова трябва да си зададете следните въпроси:
- Какво е важно за проекта ?
- Каква фактически се опитваме да направим ?
- Кои част и етапи на проекта са най-важни, за да бъдат сложени под контрол ?
За да има полза от вашите действия, то вие трябва да получавате в достатъчно кратки срокове обратна връзка.
Оставете си “вратичка” за направата на корекции! Трябва да се отнасяте с нужното внимание към промените в данните или информацията. Бъдете нащрек за възникването на ранни проблеми и бъдете готов да предприемете коригиращи действия. Ако не го правите, то вие просто участвате като наблюдател на проекта, а не го управлявате. Но тук има и друг момент. Прекалената ви бърза намеса няма да позволи на членовете на екипа ви да поемат отговорност и решения при неговото решаване. Дайте им възможност да се справят самички.