Блог на Калин Василев

Днес официално приключи един проект с който се занимавах близо година. Става въпрос за създаване на джава базиран софтуер за pocketPC. Предназначение на този софтуер е да управлява поръчките във една верига ресторанти.
Влизате си в ресторанта, идва сервитьора и си поръчвате нещо. Той “щтрака” всичко на покета и поръчката веднага се приема от кухнята и бара. А бе готина работа :D
В България много малко заведения съм виждал да работят така, едно от които е Happy – bar & grill. Явно му идва скъпичко на българския собственик, но несъмнено доста ще се оптимизира процеса.
Но защо този проект е толкова значим и говоря за него. Ми защото това е първия проект, които приключвам успешно и на който бях Project Manager. Целия процес беше в моите ръце и мога да си се гордея с добрата работа :)
Вчера дойде испанския клиент, поразходи се из Пловдив и вечерта бяхме във Веселото село. Останал е доста впечатлен от Стария град. Като през цялото време за престоя се грижише моя партньор – Тихомир. Готин човек …
А бе страхотна работа свършихме щом и ние, и клиента е доволен :) Сега само напред в търсене на нови предизвикателства!

Най-важното правило за всяка група е това, което определя как ще се взимат решенията. Екипната работа включва постоянно взимане на решения. Колкото повече са обвързани членовете на екипа с този процес, толкова по-голям е шанса те да приемат и подкрепят мисията и да работят за постигане на желания резултат.
Изберете и фиксирайте процеса по вземане на решение, който ще се използва в работата на екипа. Решението обикновено се взима по един от следните начини:
1. Лидерът взема решение въз основа на информация от екипа – това може да се каже, че е най-бързият начин, но той в най-малка степен гарантира пълна подкрепа от страна на екипа. Ако обаче членовете на екипа имат усещането, че мненията им се чуват и вземат под внимание, този метод работи изключително добре и успешно.
2. Мнозинството решава – добре познат и широко приет метод за взимане на решения, въпреки че тези, които са малцинство, често се чувстват пренебрегнати и изхвърлени от процеса на управление.
3. Решението се взима от малка група експерти – отново доверието е най-важно, когато се прилага този метод
4. Решение чрез консенсус – постигане на консенсус не означава, че всички членове на екипа са се съгласили с решението, а по-скоро, че всичко го приемат. Постигането на консенсус сплотява екипа, което за свой ред спомага за по-лесното постигане на целта. Част от умението да работиш в екип включва да приемеш факта, че ще трябва да подкрепяш решенията на екипа дори когато имаш известни опасения или когато решението не е такова, каквото би ти се искало или каквото то допада. Въпреки това постигането на консенсус (обратно на “лидерът решава”) е най-бавния метод. Това се превръща в проблем, когато трябва да се вземат бързи решения.
Съществуват много различни процеси за вземане на решение, но този, който се ползва с подкрепата на членовете на екипа е най-добрия. Един личен съвет от мен – лидерът трябва да съумее да надмогне собственото си его, самочувствие и вярвания понякога, без да губи способността си да преценява правилно дадена ситуация.
Постигнете съгласие и по други основни правила – съществуват и други правила, чрез които можете да подобрите работата на екипа си. Обсъдете ги с членовете на екипа и получете тяхното одобрение. Правила, които можете да обсъдите и приемете са:
- всички срещи започват и свършват в определения предварително час
- всяка среща има предварително подготвен дневен ред
- всички членове на екипа, участват във всички срещи. Не изолирайте членове на екипа си и ги мотивирайте да вземат участие във всяка една среща.
- критиката трябва да бъде конструктивна
- различните мнения ще се уважават и използват
- всеки член на екипа ще информира останалите за онези неща, който трябва да знаят използвайки предварително създаден шаблон за контактна информация
Създавайки тези и други правила, ще си спестите много проблеми в бъдеще.

Ролята на лидера може да започне с определяне на оригиналната мисия, с планирането на проекта, с избор на членовете на екип. Но именно истинската работа след този момент. Точно сега.
Екипа се събира заедно и в началото това напълно различни хора, насядали около масата. Точно вие сте човека, който трябва да ги превърне в сплотен екип, посветен на общата мисия.
Процесите в екипа – лидерът трябва да бъде готов за междуличностните взаимоотношения, които от своя страна са естествени и предсказуеми. Екипа преминава през различни фази през своето развитие, като често включва конфликти и напрежение, които продължават докато не се намери стила на съвместната работа. Трябва всички заедно – ти и членовете на екипа ти, да преминете през това успешно. Управлението на процесите в екипа е също толкова важно, колкото е важно и управлението на задачите.
Организирайте начална среща. Независимо дали почвате проект с нов или вече съществуващ екип, началната среща е задължителна, защото тя е основата за добрата работа за вбъдеще.
На първата среща с екипа си засегнете някои от следните теми и въпроси:
- представяне на членовете, като всеки казва по нещо за себе си
- разясняване на общата цел. Какви са точно задачите? Какво трябва да се постигне и какво са сроковете? Отговаря ли на предварителните очаквания или трябва да се променят очакванията?
- създаване на основни правила за работа на екипа. Как ще се взимат решенията? Как, през колко време и кога ще се провеждат срещите?
- представяне на мисията на проекта и първи стъпки за сплотяване на екипа покрай нея. Това първоначално трябва да дойде от вас, членовете на екипа трябва да усетят вашият ентусиазъм.
Ясни цели – заедно с висшите мениджъри или с клиентите сте установили целите на проекта. След това следва не само да ги представите на останалите членове на екипа, но и да се опитате заедно да прецизирате задачите или да ги разбиете на подцели, за да върви по-лесно работата ви. Моментът, в който успявате да помогнете на групата да мисли и почувства мисията на проекта като своя, то поставяте началото на трансформирането и в екип.
За да може екипа ви да функционира и да се предвижва добре е необходимо да създадете основни правила за действие на екипа при управлението на проекта.

В предната статия ви запознах как и от къде да започнем с формирането на високо ефективен екип. След като вече определите ролите в екипа е нужно да започнете да набирате членове за него. Хората, които доброволно се включват в екипа, много често са по-отдадени на работата, отколкото колегите им, на които е възложено да станат част от него. Затова съберете всички свободни хора от вашият екип и ги запознайте с проекта. Попитайте ги, кой биха изявили веднага желание да се включат в него. Отдадеността е още по-голяма, когато хората осъзнават, че зад усилията на екипа стои постигането на нещо значимо. С ясен фокус за целите ще ви е по-лесно да намерите, хората които имате желание да привлечете в проекта си.
Когато трябва да избирате членовете на екипа си, ви препоръчвам да се съобразите със следното:
- изберете хора, които притежават разнообразни умения и опит (в управлението на проекти, във финансите, в маркетинга и т.н.)
- изберете хора, за които е доказано, че притежават талант при справянето с проблеми и при вземането на решения.
- попитайте другите ръководител проекти за препоръки за даден човек
- винаги търсене и избирайте хора, които имат нужните умения за работа в екип
- изберете хора, които ще приемат включването си в екипа като възможност да обединят знанията и уменията си с други.
Съобразявайте се с мотивацията и чувствата на хората от екипа ви. Всеки един член от екипа, внася в него своя талант, страхове, интереси и мотивация за работа. Винаги когато наемате хора за своя екип проявете разбиране към техните желания и нужди.
Не винаги само парите са основни при формирането на желание за работа в екип и по даден проект. Шанса да научат нещо ново и да израстнат професионално, признание за нови идеи и креативност, удоволствие от работата и да си част от екипа са само някои от водещите неща, които могат да стимулират членовете на екипа ви.
Наблюденията ми показват, че съобразявайки се с нуждите на отделните членове на екипа, ще постигнете много повече и ще отчетете по-големи резултати, отколкото ако се фокусирате само върху уменията им. На някого може да му е трудно да работи по 40+ часа през работната седмица. Какво ще направите, ако се нуждаете от уменията и знанията на този човек? Няма ли да разговаряте с него и да му гарантирате, че ще си тръгва на време от работа? Със сигурност има и други начини за измервате приноса и постиженията му в проекта освен със седмичните работни часове!