Блог на Калин Василев

За да създадете ефективен екип, най-важното е да можете да обедините хората си. Не забравяйте, че познаването на материята е част от успешният път за създаване на екип, но не е и единствения.
Създаването на високо ефективен екип изисква много усилия от ваша страна. Това е сложен процес, за който постоянно трябва да се грижите. Но накрая ще се убедите, че усилията са си заслужавали!
Създаване на екип. Като лидер на екипа вие сте връзката между вашата група и висшите мениджъри в компанията или клиентите. Преди да започнете работа, подгответе екипа си за постигане на определените цели. Внимателно проучете всички мнения на шефовете си или клиентите. Например:
- ясна ли е целта на екипа, който ще сформирате ?
- реалистични ли са сроковете и бюджета ?
- разполагате ли с адекватни ресурси за постигане на заложените цели ?
- екипа ползва ли се с подкрепата и нужната свобода на действие, при извършване на дейността си ?
Това са основната и задължителна част от въпросите, които следва да си зададете в процеса на сформиране на екипа. Ако дори и на един от тези въпроси отговорът е НЕ, трябва да се борите, да защитавате своя екип и да му осигурите реални условия да си върши работата.
В този процес се налага да бъдете креативни. Да се борите, обаче не означава да хленчите, да се оплаквате или да се откажете от задачата си. Като човек, които управлява екипа, вие сте този, който трябва да прояви инициативност. Не може да очаквате всичко, от което се нуждаете да ви бъде предоставено наготово, особедно ако управлявате екип от скоро и нямате нужният опит.
Ако не ви достигат ресурси, огледайте се сред контактите си, приемайте идеи от всеки, който сметнете, че може да ви ги даде. Не се срамувайте да потърсите помощ от членове на екипа или хора от фирмата, защото те може да имат повече опит от вашия. Винаги проявявайте инициативност и находчивост, за да намерите точните хора, оборудване и технологиите, от които се нуждаете, за да свършете поставени задачи.
Като ръководител на екип или ръководител проект забележите, че сроковете и/или бюджетът са нереалистични, предложете точна алтернатива, твърдо застанете и кажете на когото трябва от какво имате нужда и защо. Винаги отстоявайте и докажете необходимостта от допълнителни ресурси, покажете какво може да се направи в определеното време или с отпуснатите средства.
Да се бориш, означава да проявиш мъдрост и внимателно използване на влиянието. Когато успешно управлявате екипа си, вие не само трупате опит, но и подобрявате репутацията си. Това има изключително голямо значение, когато привличате хора, когато се борите за проектите си, по които искате да работите.
Не забравяйте, че трябва все пак да бъдете и реалисти. Ако сте сигурни, че сроковете са абсурдни или ресурсите, просто ги няма, и решите да поемете работата с надеждата, че все нещо ще се нареди, то обричате екипа си на провал – и вероятно собствената си кариера. Самозалъгването може да доведе единствено до разочарование и катастрофа. Ще загубите доверието не само на висшият мениджмънт, но и да членовете на екипа си, на колегите си, които сте вкарали в губещ проект. Никои не обича да губи!
Задължително бъдете реалисти – ако целта не може да бъде постигната поради външни фактори, върху които нямате влияние, просто не се захващайте с това!
Защо се проваля даден екип ? Следете екипа и членовете му за сигнали, защото иначе рискувате да попаднете в задънена улица. Причините, поради които се провалят повече екип са :
1. липса на мениджърска подкрепа
2. неадекватни ресурси
3. слаб лидер – това е вашата роля
4. неразбрани или конфликтни цели
5. по-слаба концентрация върху задачите за сметка на личностни взаимоотношения
6. не поемане на личностна отговорност и задължения
7. прекалено голям или прекалено малък екип, като брой хора
8. липса на усещане на взаимоотношенията и споделяне на общата визия
9. неадекватна система за възнаграждение
Внимателното планиране може да ви помогне да подготвите екипа си за успех на всяко едно ниво и по всяко едно време.

Защо ви написах тези редове? Защото смятам с няколко статии да ви запозная с това как да създадете успешен екип, от какво трябва да се предпазите и на какво да наблегнете при сформирането на екип, за изпълнение на дадена задачка или проект.

С поредица от публикации се опитах да ви дам няколко насоки на това, как да управлявате даден проект, на какво трябва да наблегнете и с какво трябва да се съобразите.
Ето сборно на какви моменти се спряхме от жизнения цикъл на даден проект:
1. Управление на проекти
2. Определяне на целите на проект
3. Формиране на екип
4. График на проекта
5. Метод на кричния път
6. Как да съставим бюджет към проекта
7. Контрол на качеството и контрол върху бюджета на проекта
9. Как да управляваме проблемите в проекта
10. Видове проблеми при управлението на проекти
11. Завършване на проекта
Надявам се, че съм успял да ви дам малко насоки при изпълнението ви на ролята на ръководител проект. Това са само основни методи и техники, с които трябва да се съобразите започвайки своята работа.
Най-важното при управлението на даден проект е да съумеете да сформирате качествен и ефективен екип. Защото именно от него, зависи колко бързо и колко качествено ще се свърши дадена работа. Не се страхувайте да похвалите някои член на екипа ви, не се страхувайте да критикувате ръководител проекта, защото всеки човек има какво да научи :)

Последната фаза в жизнения цикъл на проекта е неговото постепенно приключване. Ако всичко е минало по план – задачите са изпълнени, възникналите проблеми са решени и всички участници са доволни, значи може да поздравите себе си и членовете на екипа ви. Време е да се празнува :)
Независимо дали проекта е продължил повече от очакваното или сте направили повече разходи от предвидените в бюджета, задължително направете крайна оценка на проекта. Предвидете малко време за обсъждане на свършената работа. Важно е да опишете и дискутирате целия процес. По този начин всеки, които е научил по нещо ще го сподели с останалите.
Подгответе се и направете заключителни оценки.
Смисъла на тази оцента е да разберете, кое по проекта е преминало успешно и в кои етапи зле. Това трябва да го свършите в присъствието на целия екип, защото това обобщение ще е от полза за всички.
Как да направите оценката ?
Добър начин е да съставите списък на всички “успешни практики”, прилагани в управлението на проекти. Това ще ви е от полза и за бъдещи проекти. Обсъдете с екипа как бихте могли да подобрите процеса и да избегнете проблеми за вбъдеще.

Окуражавайте желанието за учене – използвайте тази оценка като възможност да се научат нови неща, а не като критика или обвинение. Има случай, когато членове на екипа се притесняват, че ще бъдат наказани заради минали грешки. Анализирайте ги заедно и ги накарайте да се почустват сигурни.
Използвайте външни анализатори – оценката на проекта, най-добре се извършва от външни лица, които могат да дадат обективна оценка въз основа на предоставената от вас информация. Обикновено при по-дълги проекти, членовете на екипа се сближават и често губят преценка кой, какво и как е свършил.

Напишете заключителен доклад – заключителният доклад документира всичко и цялата информация, която ще полезна не само за ръководител проекта, членовете на екипа или заинтересованите участници, но и за бъдещи ръководители, които могат да използват натрупаната информация, която планират нови проекти. Добре е доклада за включва следните раздели, като си отговорите на въпросите:
- сегашен статус на проекта – какви бяха първоначалните цели и какво беше постигнато ?
- бъдещ статус – каква ще бъде съдбата на проекта, когато бъде завършен? Ще стане ли част от текущия процес или не ?
- ума ли задачи, които трябва да се извършат след края на проекта – какво е състоянието на всички неща, които продължават да действат – по-висок риск или такива, които се извършват от външни лица.
- оценка на риска – ума ли ситуации, които биха могли да доведат до финансови загуби, провал на проекта или други проблеми?
- полезна информация за други проекти – има ли полезна информация, която може да се използва при ръководенето и управлението на нови проекти?
- Ограничения на финансовата ревизия – има ли някакви фактори, които да повлияят на финансовата ревизия ? Има ли липсваща или неясна информация? Имаше ли хора в екипа, които не искаха да дават доброволно информация за проекта и за работата?
И накрая отделете малко внимание, за да прегледате целия процес отново. Дайте сметка за “неравните места” в процеса на проекта, който изминахте. Не забравяйте да се забавлявате :) Предвидете едно празненство за успешно приключване на проекта. Майк Рам, добре е казал, какво трябва да се прави, когато проекта свърши :)

В следващите няколко реда ще се опитам да ви дам няколко примерни проблема, които биха затруднили вашата работа като ръководител проект. Паралелно с това ще се опитам да фиксирам и вероятни причини за тяхното появяване и какво трябва да направите, за да ги преодолеете.

Проблеми, свързани с екипа
1. Недостиг или липса на умения у някои от членовете
Последствия: проекта няма да се развива толкова бързо, колкото е необходимо, или може да “зацикли”.
Препоръчителни действия: организирайте обучение на даденият член от екипа с цел придобиване на нужните умения. Също така можете да наемете външен консултант или партньор , притежаващ нужните умения.

2. Даден член напуска екипа
Причини: тук не можем да фиксираме конкретни причини за напускане на даден член, но несъмнено неговото отсъствие ще повлияе на работата на екипа. В повечето случаи тези причини не зависят пряко или косвено от ръководител проекта.
Препоръчителни действия: Помислете как да си осигурите резервен вариант за осигуряване на заместител за нужните умения. Осигурете обучение на членовете на екипа си, така че да са в състояние да извършват и покрият нуждата от умения, които е притежавал човека, който ви напуска. Превърнете напускането на член на екипа във възможност да извадите на преден план някой по-способен член на екипа.

Междуличностни проблеми
1. Членовете на екипа са твърде близки
Последствия: членовете на екипа прекарват прекалено време в приятелски разговори и обсъждане на лични проблеми
Препоръчителни действия: изяснете пред всички, че приятелските срещи се организират извън работно време и реорганизирайте така работата на подгрупи, за да попречите на формирането на клюкарски разговори.

2. Липса на гъвкавост в екипа
Последствия: участника в екипа смята, че неговият подход е най-правилен и трудно прилага нови методи на работа. По този начин се оказва пряко влияние върху неговата работа
Препоръчителни действия: още в самото начало на проекта посочете целите и очакванията. Обърнете и отделете нужното внимание на притесненията и страховете на членовете на екипа.

3. Конфликти вътре в екипа
Последствия: тук различията в стила на работа, най-вече различия в характера, експертните мнения и т.н. оказват едно от най-големите въздействия върху дейността по даден проект и по самата работата на хората
Препоръчителни действия: Насочете мислите и емоциите си към постигане на целите на проекта, не към личните пристрастия. Винаги показвайте разбиране и проявете желание да разрешите проблема. Търсете решения за неговото отстранява, отколкото да се оплаквате на трета страна. Бъдете искрен и пряк с другата страна.

Проблеми с производителността
1. Погрешни задачи, в следствие на което се губи време
Последствия: причините се крият в лошото управление на времето. Тук може да се включи и неправилното приоритезиране на задачите и предпочитанията на някои членове на екипа за дадена задача, независимо от нейната категория или приоритет. Понякога се случва и самият ръководител проект да не е успял правилно да дефинира задачите, които трябва да се изпълнят.
Препоръчителни действия: Винаги обяснявайте на екипа кои задачи са важни и кои трябва да се изпълнят първо. Питайте ги, ако има неясноти дайте повече информация за даденият проблем или задача. Осигурете ресурси на членовете на екипа, за да подобрят уменията си за управление на времето.

2. Лошо качество на работата
Последствия: последствията може да настъпят от това, че даден член на екипа не е разбрал правилно какво се иска от него и какви са изискванията на работата. Проблем може да възникне и ако работата се измерва в различни, а не точно определени и стандартизирани показатели, както и ако даден член на екипа няма нужните умения, за да изпълни дадената задача.
Препоръчителни действия: от самото начало на проекта изяснете очакванията за качество и стандартите, спрямо които ще се измерва извършеното от тях. Разработвайте си винаги план за действие за подобряване на качеството на работата на членовете на екипа. Осигурете, ако е необходимо допълнително обучение и подкрепа за развитие на уменията на служителя.

3. Изтощение от прекалената работа
Последствия: тук може да се зародят проблеми и да се стигне до изтощение на член от екипа от прекалената му отдаденост в проекта или се ангажира с изпълнението на твърде много задачи в службата и извън работното време. Също така, често явление за изтощение е, ако даден член на екипа работи прекалено дълго по дадена задача.
Препоръчителни действия: окуражавайте служителите и членовете на екипа да си вземат отпуска или почивка, за да събере свежи сили. Оказвайте му помощ за оптимизиране и промените работния график или нивото на работа, с цел да го освободите от излишните отговорности.

В следващата си тема ще засегна с няколко думи управлението на последната фаза от даден проект – неговото завършване и мигриране към продуктова версия. Това ще бъде и последната ми тема, с която споделям моя скромен опит като ръководител проекти. В нея ще спомена и в кои проекти имам участие като ръководител и на какво ниво от развитието си са те в момента.