Блог на Калин Василев

Пред всеки един ръководител проект и проект се изправят редовно проблеми, с които трябва да се съобразявате по някакъв начин, и те оказват някакво влияние върху дейността ви.
Ръководителите често са притискани да променят обсега на проекта. Когато заинтересованите участници поискат това от вас, трябва да обсъдите с тях как това ще повлияе на себестойността, времето и качеството.
В някои проекти “разширяването на мисията” се превръща в постоянна битка. След като е постигнато споразумение за повратните точки в отделните етапи и конкретните цифри от бюджета, хората може да започват да виждат и допълнителни неща, които е добре да бъдат свършени.
НИКОГА не се оставяйте да бъдете въвлечени в решаването на проблеми извън официалните рамки на вашият проект, дори те са спешни за компанията.
Винаги е било проблем за даден проект, ако те започнат да изоставят в графика. Някои закъснения може да са неизбежни, но в почти всички случай можете да предприемате някакви действия за тяхното разрешаване. В противен случай рискувате те да се задълбочат и да донесат със себе си още проблеми за проекта.
Някои ръководител проекти имат склонност да пренебрегват евентуалните проблеми с хората в етапа на планирането (така поне казват умните хора :) ). Те може да продължат да не им обръщат внимание или дори да ги отричат, дори когато са очевидни и истински. За съжаление, проблемите с хората са често най-трудните, с които един ръководител на проекта се сблъсква. В такъв случай, вместо да ги омаловажавате, да се правите, че не съществуват, или да ги отбягвате, бъдете готови за тях и ги решавайте бързо. Седнете и си поговорите с даденият човек лично, на четири очи, а не занимавайте ръководството с подобни неща. Най-важното е и двете страни да са готови на отстъпка и да имат желание за решаване на проблема.
Като цяло, проблемите които произтичат от хората, може да бъдат избегнати или решени по-рано, ако вие, в ролята на ръководител проект, общувате достатъчно често с членовете на своя екип. Седмичните срещи може да се окажат недостатъчни, всекидневния обмен на информация между членовете на екипа може да даде много добри резултати.
Бъдете бдителен и обръщайте внимание на малките признаци за назряващи проблеми сред членовете на екипа. Това, което трябва да ви даде сигнал за възникването на проблем са:
- повишено напрежение или раздразнимост
- липса на ентусиазъм
- нервност и непрестанно разхождане из стаята
- неспособност да се взимат решения
ВИНАГИ реагирайте, колкото се може по-рано на проблемите – още при първите признаци. Не позволявайте на малкия дразнител да се превърне в голяма криза. Разговаряйте със заинтересованите страни, а не се оплаквайте и “натопявате” пред висшестоящите.

Стартирането на проекта е първата фаза в неговото изпълнение. Повечето ръководите приветстват това, защото е знак за че голяма част от документалната и същинска работа е приключила и вече започва изпълнението на проекта. Работи се в положителен аспект и нещата вървят напред.

След като вече сте започнали с изпълнението на проекта се уверете, че се придържате към критичния път, дори и на моменти да изглежда, че не е най-правилния. Запомнете, че критичният път представлява най-краткото разстояние между началната и крайна дата на всеки един проект. Също така не забравяйте, че той е гъвкав и дава доста възможности за съкращаване на това “разстояние”. Много ръководители, “стъпили” на критичния път се отнасят като единствения възможен изход, без да съобразяват че той може да подлежи на промяна.

Бъдете готови за възлагате и поемате отговорности! Планирайте предварително задачите или огранизирайте ресурсите си. За вас най-добрият възможен изход е да изберете най-ефективният начин за постигане на бизнес целите. Част от този процес можете да го извършите като съберете всички членове на екипа и разпределите отговорностите. Не трябва да ви притеснява и факта, че когато проекта стартира ще имате нужда да делигирате повече задачи на някои от членовете на екипа. Бъдете винаги гъвкави и готови да прехвърлите задълженията и част от работата на друг член от екипа. Но въпреки това, не забравяйте, че цялата отговорност за проекта е ваша.
Първо определете кои задачи искате да разпределите, като важно е да разберете и оцените какви умения и способности изисква всяка една от тях. След което намерете за всяка една задача, кой е най-точния изпълнител на задачата.
Като разпределите и дадете на всеки член задачка, то тогава се отдръпнете и оставете вашите хора да работят.
Следете развитието на проекта! Не съществува универсална система за мониторинг на проекта. Тези, които са отлични за големи проекти, могат доста да затормозят по-малките с документация, докато в обратния случай нямат да носят необходимата тежест.
В зависимост от размера и сложността на проекта можете да използвате система, разработена от самия вас. Чрез нея вие влагате своя опит и получени знания през времето.
Съсредоточете се върху най-важното! Не поемайте прекалено дълго дадена задача, която да заема вашето внимание (Майк Рам добре е написал какви грешки, могат да допуснат младите ръководител проекти, с не голям опит зад гърба си). Когато се окажете прекалено затрупани от детайли в проекта, лесно можете да се отклоните от критичния път. Затова трябва да си зададете следните въпроси:
- Какво е важно за проекта ?
- Каква фактически се опитваме да направим ?
- Кои част и етапи на проекта са най-важни, за да бъдат сложени под контрол ?
За да има полза от вашите действия, то вие трябва да получавате в достатъчно кратки срокове обратна връзка.
Оставете си “вратичка” за направата на корекции! Трябва да се отнасяте с нужното внимание към промените в данните или информацията. Бъдете нащрек за възникването на ранни проблеми и бъдете готов да предприемете коригиращи действия. Ако не го правите, то вие просто участвате като наблюдател на проекта, а не го управлявате. Но тук има и друг момент. Прекалената ви бърза намеса няма да позволи на членовете на екипа ви да поемат отговорност и решения при неговото решаване. Дайте им възможност да се справят самички.