Блог на Калин Василев » Проекти

Създайте високопрофесионален екип

Kalin4y — Sat, 21 Jun 2008 15:25:21 +0000

Колкото по-скоро успеете да накарате екипа си да работи заедно в екип, а не всеки сам за себе си, толкова по-продуктивен ще е той.
За да помогнете на групата да работи в екип, насочете вниманието си върху цялостното представяне. Когато има възможност, дайте шанс на членовете на екипа да станат активни участници в процеса на вземане на решения. Получаването на власт стимулира създаването на благоприятна работна среда. А тя от своя страна е основата на доверието и сътрудничеството.
Бъдете сигурни, че по време на работата си между членовете на екипа ще възникват проблеми и конфликти, но бъдете готови да помогнете на участниците в тях да извлекат най-градивното от тези ситуации.
Тук следва въпроса как да го направите ? Можете да използвате някои от следните насоки, за да преобърнете конфликта в полезно сътрудничество:
- управлявайте работата на екипа така, че да бъде фокусиран върху целите
- стимулирайте споделянето на различни идеи и мнения, като водите екипа към общо съгласие
- покажете на членовете на екипа, че когато поставят интересите на екипа пред личните, по-лесно ще се развиват в кариерата.
- използвайте система за възнаграждения, която прави представянето на екипа по-ценно от представянето на отделния човек
Фокусирайте се върху целите – когато често говорите за целите на проекта ще бъдете сигурни, че всички членове на екипа работят за постигането на едно и също. Редовно обръщайте внимание на първоначалната цел, защото лесно можете да се загубите в детайлите. Но вие искате да задържите екипа и да се движите напред към общата цел.
Създайте култура на мислене – приятната работна среда е най-подходящата, в която екипът може добре да свърши задачите си. Създайте атмосфера, в която всеки да се чувства ценен и щастлив да даде своя принос към проекта. Със сигурност това изисква креативност от ваша страна – неочаквано писмо от ръководител проект до някои член на екипа, похвала в доклад за работата на екипа, специално внимание към личния живот на всеки.
Когато подкрепяте постоянно членовете на екипа, помагате най-вече на колебливите и неуверените. Често хората се притесняват да си поискат допълнителни ресурси, от които имат нужда. Ваше задължение като лидер е да бъдете чувствителни към онези сфери, в които хората имат нужда от помощ, за да работят по-добре в екип. Освен това, трябва да ги научите как да получават онова, от което имат нужда.
Дайте власт на екипа си – осигурете право на екипа да участва във вземането на решенията, свързани с постигането на целите:
- използвайте консенсус вместо мнозинство при вземането на решения, когато е възможно
- стимулирайте членовете на екипа си да решават проблеми, за които имат необходимите знания и умения
- бъдете винаги отворени към различните мнения и идеи
- оценявайте приноса на членовете на екипа
Създайте модел на собствените си ценности. Като лидер ясно покажете какви са ценностите ви още в самото начало. Ясните ценности в началото и придържането към тях в хода на работата ще ви помогнат да създадете благоприятна, стимулираща среда на работа на вашият екип.

Станете лидер !

Kalin4y — Wed, 11 Jun 2008 20:15:36 +0000

Успешните лидери и ефективните членове на екипа знаят, че са взаимосвързани. Да можеш да разчиташ на другите и да им се доверяваш е основна предпоставка, за да бъде екипа добър.
Успешните лидери и тези, които умеят да работят в екип притежават най-малко едно общо качество: могат да превъзмогнат собственото си его!

Играйте ролята на лидер – сега сте в позиция, в която членовете на екипа ви притежават в някои области повече знания от вас, така че не може винаги да сте експертът или дори, този който винаги да решава проблема. Трябва да се адаптирате към тази ситуация, като прибавяте нови качества:
- Лидерът е инициатор – започвате процеси и действия, които спомагат за сработването и представянето на екипа.
- Лидерът е инструктор – служете като съветник и наставник, с което помагате на членовете на екипа да подобряват своята работа.
- Лидерът е модел – вие формирате своето поведение и представяне, така че да отговаря на очакванията, които имате към екипа.
- Лидерът е преговарящ – хората в екипа ви може да имат имат различно мислене на работа, на общуване и на изразяване на идеи. Трябва да сте отворени към различията – да осъзнавате, че тези качества може да бъдат трудни за управление, но те са онова, което ще направи екипа динамичен и ефективен. Изглаждането на различията и извличането на креативността от тях е една от най-важните ви роли.

Основни правила в управлението на екипи

Kalin4y — Mon, 26 May 2008 06:53:05 +0000

Най-важното правило за всяка група е това, което определя как ще се взимат решенията. Екипната работа включва постоянно взимане на решения. Колкото повече са обвързани членовете на екипа с този процес, толкова по-голям е шанса те да приемат и подкрепят мисията и да работят за постигане на желания резултат.
Изберете и фиксирайте процеса по вземане на решение, който ще се използва в работата на екипа. Решението обикновено се взима по един от следните начини:
1. Лидерът взема решение въз основа на информация от екипа – това може да се каже, че е най-бързият начин, но той в най-малка степен гарантира пълна подкрепа от страна на екипа. Ако обаче членовете на екипа имат усещането, че мненията им се чуват и вземат под внимание, този метод работи изключително добре и успешно.
2. Мнозинството решава – добре познат и широко приет метод за взимане на решения, въпреки че тези, които са малцинство, често се чувстват пренебрегнати и изхвърлени от процеса на управление.
3. Решението се взима от малка група експерти – отново доверието е най-важно, когато се прилага този метод
4. Решение чрез консенсус – постигане на консенсус не означава, че всички членове на екипа са се съгласили с решението, а по-скоро, че всичко го приемат. Постигането на консенсус сплотява екипа, което за свой ред спомага за по-лесното постигане на целта. Част от умението да работиш в екип включва да приемеш факта, че ще трябва да подкрепяш решенията на екипа дори когато имаш известни опасения или когато решението не е такова, каквото би ти се искало или каквото то допада. Въпреки това постигането на консенсус (обратно на “лидерът решава”) е най-бавния метод. Това се превръща в проблем, когато трябва да се вземат бързи решения.
Съществуват много различни процеси за вземане на решение, но този, който се ползва с подкрепата на членовете на екипа е най-добрия. Един личен съвет от мен – лидерът трябва да съумее да надмогне собственото си его, самочувствие и вярвания понякога, без да губи способността си да преценява правилно дадена ситуация.
Постигнете съгласие и по други основни правила – съществуват и други правила, чрез които можете да подобрите работата на екипа си. Обсъдете ги с членовете на екипа и получете тяхното одобрение. Правила, които можете да обсъдите и приемете са:
- всички срещи започват и свършват в определения предварително час
- всяка среща има предварително подготвен дневен ред
- всички членове на екипа, участват във всички срещи. Не изолирайте членове на екипа си и ги мотивирайте да вземат участие във всяка една среща.
- критиката трябва да бъде конструктивна
- различните мнения ще се уважават и използват
- всеки член на екипа ще информира останалите за онези неща, който трябва да знаят използвайки предварително създаден шаблон за контактна информация
Създавайки тези и други правила, ще си спестите много проблеми в бъдеще.

Как да поведем екипа си?

Kalin4y — Sat, 24 May 2008 08:31:36 +0000

Ролята на лидера може да започне с определяне на оригиналната мисия, с планирането на проекта, с избор на членовете на екип. Но именно истинската работа след този момент. Точно сега.
Екипа се събира заедно и в началото това напълно различни хора, насядали около масата. Точно вие сте човека, който трябва да ги превърне в сплотен екип, посветен на общата мисия.
Процесите в екипа – лидерът трябва да бъде готов за междуличностните взаимоотношения, които от своя страна са естествени и предсказуеми. Екипа преминава през различни фази през своето развитие, като често включва конфликти и напрежение, които продължават докато не се намери стила на съвместната работа. Трябва всички заедно – ти и членовете на екипа ти, да преминете през това успешно. Управлението на процесите в екипа е също толкова важно, колкото е важно и управлението на задачите.
Организирайте начална среща. Независимо дали почвате проект с нов или вече съществуващ екип, началната среща е задължителна, защото тя е основата за добрата работа за вбъдеще.
На първата среща с екипа си засегнете някои от следните теми и въпроси:
- представяне на членовете, като всеки казва по нещо за себе си
- разясняване на общата цел. Какви са точно задачите? Какво трябва да се постигне и какво са сроковете? Отговаря ли на предварителните очаквания или трябва да се променят очакванията?
- създаване на основни правила за работа на екипа. Как ще се взимат решенията? Как, през колко време и кога ще се провеждат срещите?
- представяне на мисията на проекта и първи стъпки за сплотяване на екипа покрай нея. Това първоначално трябва да дойде от вас, членовете на екипа трябва да усетят вашият ентусиазъм.
Ясни цели – заедно с висшите мениджъри или с клиентите сте установили целите на проекта. След това следва не само да ги представите на останалите членове на екипа, но и да се опитате заедно да прецизирате задачите или да ги разбиете на подцели, за да върви по-лесно работата ви. Моментът, в който успявате да помогнете на групата да мисли и почувства мисията на проекта като своя, то поставяте началото на трансформирането и в екип.
За да може екипа ви да функционира и да се предвижва добре е необходимо да създадете основни правила за действие на екипа при управлението на проекта.

Как да управляваме ефективно проекта ?

Kalin4y — Mon, 24 Mar 2008 09:49:42 +0000

С поредица от публикации се опитах да ви дам няколко насоки на това, как да управлявате даден проект, на какво трябва да наблегнете и с какво трябва да се съобразите.
Ето сборно на какви моменти се спряхме от жизнения цикъл на даден проект:
1. Управление на проекти
2. Определяне на целите на проект
3. Формиране на екип
4. График на проекта
5. Метод на кричния път
6. Как да съставим бюджет към проекта
7. Контрол на качеството и контрол върху бюджета на проекта
9. Как да управляваме проблемите в проекта
10. Видове проблеми при управлението на проекти
11. Завършване на проекта
Надявам се, че съм успял да ви дам малко насоки при изпълнението ви на ролята на ръководител проект. Това са само основни методи и техники, с които трябва да се съобразите започвайки своята работа.
Най-важното при управлението на даден проект е да съумеете да сформирате качествен и ефективен екип. Защото именно от него, зависи колко бързо и колко качествено ще се свърши дадена работа. Не се страхувайте да похвалите някои член на екипа ви, не се страхувайте да критикувате ръководител проекта, защото всеки човек има какво да научи :)

Проект за стартиране на бизнес

Kalin4y — Mon, 10 Mar 2008 12:42:01 +0000

Остават ми още 2 седмици в Университета. Честно да си кажа, изобщо не ми се напуска. Висшето образование си има своите предимства и красоти, а УХТ много ми даде и аз на него дадох.
Като за последно имаме за задачка да създадем проект за стартиране на бизнес. Воден от моите пристрастия реших да изготвя проект за стартиране на дейност в сферата на интернет услугите. Касае се за един вече реален проект, които работи от доста време и е собственост на моя приятел Димчо Желев – www.rezervaciq.com. Всичко това няма да бъде факт, без неговата голяма помощ разбира се :)
Реших да го “създам” на документи и да ви запозная и вас с това, как можем да започнем бизнес в Интернет. Смятам, че ще ви е полезно и може да почерпите малко идеи за започване на самостоятелен бизнес.
В следващите няколко поста ще ви дам начални стъпки на това от какво зависи развитието на един проект или бизнес в Интернет, и с какво трябва да се съобразите.
Най-важното, което не трябва да забравяте е, че е-бизнеса е също като бизнеса без е. При него водещ отново е клиента, защото без него няма приходи, няма печалба.

Как да контролираме бюджета и качеството на проекта

Kalin4y — Thu, 14 Feb 2008 20:55:09 +0000

Едно от основните задължения на ръководител проекта е контролът върху бюджета. След като се планирали и оценили внимателно бюджета, сега вашето внимание трябва да е насочено към следене на цифрите, за да сте сигурни, че реалните разходи ще съответстват на предвидените в бюджета на проекта. Доста е трудно да се прогнозира с абсолютна точност какви ще са бъдещите разходи. Но основата цел и задача от която трябва да се ръководите е да задържите проекта и разходите по него в определеният предварително лимит. В противен случай рискувате да си довлечете на главата доста упреци и ще се наложи да дадете доста обяснения пред висшите ръководни кадри за допълнителните разходи.
Когато наблюдавате реалните разходи спрямо планираните, внимавайте за “подводни камъни” , които могат да объркат плановете ви и които ще увеличат несъмнено разходите ви.
Липсата на твърдо договорени цени с доставчици и подизпълнители и непланирани разходи за персонал, с които осигурявате спазването на графика (тук се включват и допълнителните изработени часове) са от основните елементи, които могат да ви донесат допълнително разходи. Непредвидените разходи за обучение, неочаквани разходи за допълнителна техника, софтуер, наличие на консултантски такси и т.н. са неща с които трябва да се съобразите, ако искате да не индексирате допълнителни, непредвидени разходи.
Повечето от тези разходи за проекта не са в състояние да се предвидят в началото на всеки проект. Затова винаги бъдете внимателни към истинските цифри, когато те започнат да “идват” към вас. Особено некомфортно ще се получи, ако отчетете големи разлики с това какво сте предвидили в бюджета и това какво реално ви трябва като финансов ресурс. Ако се стигне до това, внимателно анализирайте всяка една операция и открийте къде е причината за тях.
Но не винаги новините свързани с бюджета са лоши :) Когато сравнявате предварително определените разходи с реалните, може да отките някой окуражителни аспекти. Някои елементи, които допринасят за запазване на разходите под лимита са:
- капиталовите разходи са по-малки
- лихвените проценти са по-ниски
- персонала се редуцира
Несъмнено като ръководител на проект пред Вас ще стой основната задача за качеството на проекта. Това качество пряко влияе върху неговият успех. Последното нещо, от което се нуждаете е недоволен от крайните резултати клиент или друг заинтересован участник в проекта.
Тук ще си позволя да ви изброя няколко елемента, които ще ви помогнат да постигнете високи резултати:
1. Не претрупвайте проверките на качеството, само и само за да спазите крайният срок. Обикновено разходите за коригиране на един проблем са много по-големи, отколкото за ефективното му разрешаване.
2. Определете стандартите за качество във фазата на планирането. Задължително вземете предвид критериите за качество на фирмата – вътрешно-фирмените стандарти, изискванията на заинтересованите участници, обхвата на проекта и наличието на външни изисквания.
3. Отделете внимание на това как се доставят документите, каква информация дават проверките, списъците или анализите на отделните етапи от разработването на проекта.
4. Определете предварителни показатели на които трябва да отговаря проекта, за да се счита за успешен. Доставените и генерирани документи, които не отговарят на стандартите за качество, ги върнете за ревю от автора или може да ги оставите за преработка, но това само в зависимост от стойността и приоритета им.
Винаги уведомявайте и информирайте заинтересованите участници за развитието на проекта. Договорете се още във фазата на планирането кога и как да предоставяте докладите си.
Изградете добре работеща система за комуникация с всички заинтересовани страни. Като цяла възложителите на проекта искат постоянно да правят корекции по първоначално зададената задача, както и доклади за състоянието и развитието на проекта. Разберете какво очакват те от вас и ги информирайте периодично докъде е стигнала работата. Когато проекта набере скорост , консултирайте се с тях, за да видите какво смятат те за изпълнението на проекта и дали считат предоставената информация за достатъчна.
Придържането ви към критичния път ще ви бъде по-лек, ако на главата ви не “висят” недоволни клиенти, които искат непрекъснато нова и все по-нова информация.
Не забравяйте, че честността винаги е похвална, затова бъдете честни с тях. Не крийте проблемите и не ги омаловажавайте. В противен случай те лесно могат да се превърнат във ваш противник и да доведат до криза в проекта, отколкото ако на време сте уведомили заинтересованите участници. В случай, че са били информирани за целият жизнен път на проекта до момента, те биха могли да предложат помощта си за справяне с проблема.

Съставяне на бюджет към проекта

Kalin4y — Sun, 27 Jan 2008 18:20:26 +0000

Бюджета към даден проект представлява финансовият план за действие по проекта. Той привежда всички стойности в измерими количества, определя цените на необходимите ресурси и очакаваната възвращаемост в рамките на определено време. Трябва да имате впредвид, че не всички бюджети са еднакви. По-голяма част от ръководителите на проекти, имат т.н. “сводобно пространство” в бюджетите си.

Бюджета не е само списък на всички разходи, включени в изпълнението на проекта. Той дава и възможност да видите дали разходите са оправдани спрямо очакваните резултати.
Първият и най-основен въпрос, който трябва да си поставим в началото на неговото изготвяне е – Какво ще е необходимо, за да реализираме проекта ?
Винаги когато тръгнете да съставяте бюджет за своя проект, разбивайте разходите на следните основни категории:
- Персонал – тук обикновенно планувайте най-големият ресурс от бюджета си. Включете и предвидете разходи за евентулано наемане на външни специалисти, ако вашият проект се нуждае от такива.
- Обучение – заделете пари и за обучение на членовете на екипа. Не всички може да могат да работят с наличните технологии или съоръжения. Може да се наложи да пратите част от екипа си на обучение във друга фирма, предлагаща такъв вид услуги.
- Транспорт – ако предвиждате заплащането на транспортни разходи на членовете на екипа си, тук е мястото да заделите пари за това.
- Ресурси – освен стандартните ресурси, оборудване и технологии дали няма да имате нужда от закупуването на допълнително такова, закупуване на лицензи за софтуер и т.н.
- Информация – ще трябва ли да закупувате анализи и доклади за някоя информация, от която се нуждае вашият проект ? Каква дейност на изследване за даден продукт трябва да се направи? Заделете пари и за тази част.
След като отметнали и определили сумите за всяка една категория е добре да си зададете въпроса “Дали не забравих нещо?”. Много е важно да не забравите да предвидите разходи за обучение, за да може всички членове на екипа ви да работят еднакво качествено и бързо. Не забравяйте да предвите и разходи за обучение за крайният потребител, с тях те ще се научат да работят с вашият продукт, ако има нужда от такива.
Заделете и предвидете си разходи за текущи нужди на членовете на екипа, които ще възникнат по време на проекта, за да не останете изненадани в последствие. Предвидете и пари за поддръжка на новите съоръжения, или за ъпдейт на софтуерните продукти, които използвате. Предвидете пари и за нови лицензи на софтуера, разходи за застраховки, за външни услуги.

Независимо колко добре сте планували бюджета си и сте гообмисляли, бъдете готови реалните суми и разходи да се различават от първоначално предвидените. Не се притеснявайте от това и винаги бъдете по-гъвкави и готови за промяна, но винаги в точно определените срокове, обща цена и никога не правете компромис с качеството на ключовите/основни места в проекта.

Technorati Profile

Разделяме се със SEO-Guy.com

Kalin4y — Sat, 26 Jan 2008 20:30:40 +0000

Преди няколко дни се окончално скъсах всякакви партньорски взаимоотношения с Morgan Carey и неговия екип от SEO-Guy.com.

Нашето познанство датира от от 2005г. когато бях в Тексас, САЩ да водя едни курсове. Бях пратен там от бившата ми фирма, в която работех – EHA corp. Те имаха практика, да организарат различни курсове и да пращат своите служители да ги водят, в градовете където имат представителства. Аз бях командирован в Далас, Тексас. Между другото много готино градче. Доста се забавлявах там почти два месеца, но това са други теми.

Запознахме се с него съвсем случайно, като той беше един от първите хора, който запалиха у мен любовта към SEO и интернет промоцирането. Доста неща научих от него, а и той научи – е не бяха за SEO, ама все пак е нещо :)
С Морган поддържахме доста добри взаимоотношения, но последно време се случиха доста неща в един от общите ни проекти. Един проект, които тръгна много добре, но в последствие нещата не се развиха както ги бяхме планирали. Много се ядосах, заради едни постъпки на хора от неговия екип, като разбира се той застана на тяхна страна. Казахме си доста остри думи и в крайна сметка решихме да се разделим от съвместна работа, отколкото да късаме всякакви взаимоотношения. Все пак винаги така се случва, когато работата не върви в екип.

Това беше края на братстово между нас. Едно братство, което разбира се няма да ни спре да си контактуваме по алтернативните начини – skype, email, ICQ и т.н. :P
Може да приключваме с общите проекти, но няма да спрем да си пием ракията заедно, когато се видим де :)

Фалшиви Kalin4y-та

Kalin4y — Tue, 22 Jan 2008 10:57:13 +0000

Тези дни, незнам какво ми стана, ама реших да се рисърчна как се позиционира Kalin4y в търсачките :D. Какво ми беше учудването, че са се появи псевдо и фалшиви Kalin4y-та. Има няколко мъже и една девойка в крехка възраст.

На какво прилича това :( Преди няколко месеца нямаше никой…а сега 3ма човека + мен разбира се. Направо съм възмутен. Надявам се само да не вземе да стават някакви обърквания :)

А иначе покрай мен нищо нови тези дни. Вчера посетих една говорилня, организира от Fcolor в Пловдив. Доста ползотворна излезна за мен и SEO-Bulgaria.Info. Запознах се с няколко представители от уеб фирмите, като InspireStudio. Много готини хора с доста свежи идеи.
Идеята на срещата беше да видя с Димитър Аврамов – собственика на ФКолор. Видяхме се, поговорихме си с него и брат му Александър Аврамов, и бяха доста мотивирани и изразиха желанието си да работим заедно.
Това може да бъде само от полза за мен и колегата ми Васил Тошков.
Набелязахме няколко аспекта на една съвместна бъдеща работа, като си разменихме телефони и ICQ-та за по-подробни разговори. Да видим какво ще излезне :)

Метод на критичния път

Kalin4y — Wed, 16 Jan 2008 19:15:32 +0000

Методът на критичния път (CPM – Critical Path Method) е инструмент, чрез който можете да съставите график на дейностите, които трябва да се извършат по даден проект. С помощта на проведената структурна разбивка на задачите WBS (споменахме за нея в предните статии) и с резултати, които се очакват вече сте способни да определите графика на своя проект, както и последователността на всички задачи. Някои от тях можете да извършвате паралелно, изпълнението на някои да е следствие на други и т.н. Именно този метод на критичния път ви помага да планирате и определяте този процес.
Най-важните или така наречените критични дейности са тези, които определят главната продължителност на проекта. Именно тези дейности от проекта, трябва да бъдат завършени в срок, за да може и целия проект да завърши в срок. Определенето на тези моменти ще ви позволи и ще ви даде възможността да планирате по-ефикасно всички необходими ресурси за проекта.

Има два широко разпространени и най-прилагани инструмента за планиране и съставяне на графика към даден проект, както и за неговото следене. Това са схеми на последователните операции, изразявани чрез диаграмата PERT, и стълбовидни, като диаграмата на Gantt.
Диаграмата на PERT е подобна на методата на критичния път, където критични път се представя във вид на цикли, които очертават дейностите. Чрез диаграмата можете да разберете, кога най-точно можете да завършите проекта си. Също така от тази диаграма можете да разберете, че дейности А и С са най-критични за спазване на крайните срокове. С помощта на тази информация, можете да прецените да кажем, че трябва да реорганизирате наличните си ресурси и да се концентрирате върху критичните.
Чрез схемата на PERT можете да си направите изводи за:
- кога да бъде началната дата за всяка една задача
- колко време е определено за всяка една задача от проекта и кога трябва да бъде приключена тя.
- коя задача в даден момент е в процес на изпълнение
- връзката и зависимостта на всяка една задача, резултат и събитие към даденият проект

Чрез диаграмата на Gantt се илюстрира продължителността и хронологичния ред на задачите или дейностите, към даден проект. Недостатъка тук, е че не може да се визуализират зависимостите между отделните задачи, т.е. която трябва да бъде завършена преди да се започне с изпълнението на следващата.

В следващите редове ще се опитам да ви дам малко насоки при изграждането на диаграмата на Gantt. При нейносто съставяне се наблюга главно на цялото и точно описание на проекта. П друг начин казано ще съставите визуална рамка на проекта.

Стъпките при изграждането на диаграмата на Gantt са следните:
1. Съставете списък на всички етапи от проекта – от първия до последния, като ги подреждате в колона една под друга.
2. Добавете таблица на нужното време, която се простира от горния до най-долния край на страницата. Чрез нея ще отчитате началната и крайна дата на задачите.
3. Начертайте празен правоъгълник, който ще очертае образно началната и крайната дата за всеки един период.
4. Начертайте такива правоъгълници за всеки етап от проекта. Като извършвате тази дейност се уверете, че взаимозависимите задачи са в последователност, т.е. със завършването на една започва изпълнението на другата задача от проекта.
5. За независимите задачи начертайвайки правоъгълниците въведете и предполагаемото време, за изпълнение на всяка една задача. Определете го според наличните качества и възможностите на хората, които ще вземат участие в изпълнението на задачата.
6. Незабравяйте, че като подреждате примерните дати за всяка една от задачите да не прескочите определената и фиксирана дата за крайна дата на големия проект. Доста конфузно би се получило, ако наслагвайки дати за всяка една от задачите неусетно преминете датата на крайния срок на проекта.
7. Винаги добавяйте подходяща легента, обозначаваща началото на всеки един нов етап.
8. Използвайте графики, за да посочите кои заинтересовани участници са отговорни за извършването на конкретна дейност от дадения проект.
9. Запознайте всеки един от участниците в проекта с тази диаграма, за да получите обратна връзка.
10. Ако е необходимо винаги можете да нанасяте корекции на първоначално въведените данни и дати.
Чрез стълбовидните диаграми като Gantt можете да проследите текущото състояние на проекта, да знаете всеки един момент какво е очакваното време за завършване на проекта, да получите прогноза за продължителността на изпълнение на всяка една от задачите, да следите последователността на всяка задача от проекта.

Как да изберете най-подходящата диаграма за вашият проект ?
Най-вероятно във вашата работа като ръководител екип и в управлението на даден проект ще се наложи да използвате и двете графики, за да постигнете краен резултат. Която и двете диаграми за критичния път да изберете и чрез двете можете да да покажете явно какво трябва да бъде свършено, колко време ще е нужно, за да се свърши и каква трябва да е последователността на задачките, за да стигнете до крайния резултат – успешно завършване на на проекта. Чрез тях ще можете да видите и кой за каква задача отговаря от вашият екип.
Спирайки се на стълбовидните диаграми, като тази Gantt, отлично ще можете да запознаете всички участници и заинтересовани как се развива проекта. Използвайте диаграмите на последователните задачи, за да споделяте подробна информация със свойте супервайзъри. Това е доста мощен инструмент при използване на някакъв вид софтуер, където всеки един във всеки един момент може да се запознава къде са настъпили промени.

Независимо от всички предимства и недостатъци на методите, се доверете на себе си и използвайте този метод за съставяне на график, който най-много ви допада на вас. Никога не използвайте някой метод, защото сте видяли това от някой друг или защото това било актуално в момента.
Винаги се доверявайте на своя опит или ако сте начинаещ се допитайте до ваши колеги, осланяйте се първоначално на техния опит. Винаги си отговаряйте на въпроса “До колко сте доволен от избраната схема?”.

Като обобщение за диаграмите за отбелязване на критичния път може да се кажат по един основен плюс и минус.
Диаграма тип PERT или диаграма на последователните операции/задачи
+ : Дават възможност за по-добро познаване на всички части в проекта
- : Доста са сложни и изискват време, за да се разберат и усвоят изцяло

Диаграма тип Gantt или стълбовидна диаграма:
+ : Лесно структуриране и създаване. Лесно се разчитат и се споделя информация между всички заинтересовани в проекта хора.
- : Много е трудно да се отчете зависимостта при задачите, как промяната на една област влияе върху останалите. Доста времеемко и ресурсоемко е да се поддържат актуални, когато проекта е в разгара си и “набере” скорост.

С това мисля да завърша статиите си за определяне на график за даден проект. В една следващата поредица ще ви запозная с това как да съставите бюджета на даден проект, какво да вземете под внимание и с кое да се съобразите. След като приключим и с формирането на бюджета към даден проект ще започнем с процеса на негото стартиране и начални стъпки на управление му.

П.П. искам да блогодаря на българската версия на Wikipedia, за предоставените картинки на графиките тип PERT и Gantt :)

Съставяне на график за проекта

Kalin4y — Mon, 14 Jan 2008 18:59:09 +0000

В тази публикация имам намерение да ви запозная с това как да си съствите график за изпълнение на проекта и това как по-ефективно да предприемете неговото изпълнение.

Всички проекти имат фиксирани начални и крайни дати, независимо от наличните ресурси. Да кажем, че вие искате да започнете веднага работа по проекта, но нямате налични хора, материали и т.н.
Съставянето на график за проекта е стандартна и важна задача, за да може изпълнението му да е успешно. Започнете като определите абсолютната дата, тази която не може да варира във времето. Като в последствие започнете да определяте време, като започнете назад от нея. Минаването назад по веригата е отличен подход да определите максимално реални срокове. Задължително разберете и проучете кои дати не подлежат на промяна и коментар. Запомнете, че нито една задача не трябва да продължава повече от 5 седмици и се водете винаги от логиката, а не от това да има повече детайли.
Последователността на съставяне на график на проекта включва следните етапи:
1. Винаги използвайте структурно разпределяне на работата, за да сте в състояние да изработите списък на конкретните задачи и дейности
2. Определете точно каква работа трябва да се извърши по дадена дейност, за да може навреме да се генерират документите по нея
3. Използвайте формулираните задачи при съставянето на график с конректни дати за изпълнение
4. Изяснете къде може да се получи забавяне или пречка, които биха могли да объркат графика
5. Определете начините и способите за справяне с тях или заложете допълнително време за тяхното решаване
6. Използвайте системи за контрол и комуникация, за да може да допълните или корегирате графика си преждевременно
7. Винаги уведомявайте всички преки участници в проекта, на какъв стадии е той и до къде е стигнал в своето развитие.

След като започнете да формулирате графика на проекта си, едно от най-важните неща е да формулирате и построите критичен път. Това представлява най-доброто развитие на дейностите по даденият проект, които могат да бъдат завършени в най-кратки срокове. За да може да го определите най-добре:
- съставете списък на всички дейности и направете кратко описание на всяка една от тях.
- определете приблизително колко време ще ви е нужно за изпълнението на всяка една от тях
- съставете и отбележете в списък какво трябва да се направи преди да се започне изпълнението на дадена формулирана задача
- начертайте диаграма на критичния път (виж края на статията)
- изчислете възможно най-ранния краен срок за изпълнение на всяка дейност
- направете приблизителна оценка на времет, необходимо за самия проект.

С това мисля да приключа, като в следващият път ще ви запозная в детайлност с диаграмата на критични път. Ще обърна внимание и на най-разпространените формати на тази диаграма и основните стъпки при тяхното изграждане.

Формиране на екип

Kalin4y — Thu, 03 Jan 2008 19:34:29 +0000

В тази трета част от поредицата ми, в която споделям моя опит в управлението на проекти съм решил да обърна внимание на частта за формиране на екип.
След като вече сте подготвили плана на проекта е време да го стартирате. От този момент нататък всички предварителни оценки за продължителност на отделните задачи и дейности се превръщат в график, който трябва да се спазва. Самите задачи трябва да ги класифицирате по критичност.
Може да се каже, че важните стъпки в етапа на подготовката включва:
1. Формиране на екип
2. Подреждане (класифициране) на дейностите в график
3. Разработка на бюджета
Формирането на екипа следва да започва с преценка на необходимите за спецификата на проекта умения и качества на всеки един необходим ресурс. Те се очертават още в етапа на структурната разбивка на работата в етапа на планирането. В този етап можете да решите, че наличните ви хора нямат нужните умения и качества, за да извършат заплануваните задачи. Точно в този момент е необходимо да направите преценката дали ще са ви необходими външни хора, за да осъществите проекта си. Винаги трябва да сте в готовност да “вкарвате” и “изкарвате” нови хора в проекта, в зависимост от коя фаза се намирате и какви ресурси са ви необходими.
В някои случаи самия ръководител избира няколко или всички членове на екипа.. В други случай този избор се прави от неговите шефове. Ако в случай, че вашите ръководители избират членовете на екипа, ще се наложи вие сам да им оцените техните качества. Разпределяйте задачите в зависимост от най-доброто съотношение между способности и отговорности. Не е за пренебрегване и възможността да пратите един или няколко члена на вашият екип на обучение, за да придобият нужните умения. В този случай не забравяйте да предвидите пари в бюджета за тази дейност.
В повечето случай членовете на вашият екип ще се налага да препокриват няколко задачи, по няколко проекта или за първи път работят в екип. В ролята си на ръководител проект вие ще трябва да се убедите, че всеки един от членовете разбират задачите си и най-важното – имат желание да работят заедно.

В случай, че вече сте изградили екипа си сте наясно кой какви задачи ще изпълнява. В случай, че вашите ръководители са определили екипа ви първо трябва да се опознаете с всички членове и да сте наясно с техните възможности.
Лично аз при започване на работа с нов екип използвам следният метод за разпределение на задачите:
1. Съставяте си списъл на хората, които са част от екипа
2. Подреждате в списъчен формат всички налични умения и ресурси от които се нуждаете
3. Говорете в свободен разговор със всеки един от членовете на екипа, за които смята че самия той ги притежава
4. Накрая съчетайте уменията с хората и задачите.
С този метод същевременно ще поставите и началото на комуникационните връзки между членовете на екипа. В тези разговори членовете на екипа могат да ви посочат друг служител ор фирмата, който да притежава липсващите у другите умения и следователно да го включите и него в екипа.

След като съставите и изградите екипа си, огранизирайте встъпителна среща между всички членове. Запознайте хората с предстоящата работа и задачи за извършване. Заедно прегледайте изработения план на проекта и неговите цели, както и графика на проекта. По този начин можете да се запознаете и с тяхната гледна точка и може да ви дойдат допълнителни идеи и начини за разрешаване на дадена задачка или проблем.
Всички заедно обсъдете ролите и отговорностите на всеки един член и изяснете няколко важни моменти:
- по какъв начин ще се осъществява съвместната работа
- по какъв начин всички да се съобразят с изготвения план на проекта
- как да се изпълни направения график
Като провеждате тази първа среща окуражете хората, изслушвайте предложенията им къде може да се направят подобрения или изменения на плана. Тяхното мнение не е за пренебрегване. Приемете всички предложения на сериозно. Това важи най-много за областите и задачите, където отделните членове на екипа имат повече опит от вас. Несъмнено ще има такива области. След което можете да промените предварителните си оценки в съответствие с изказаните мнения и препоръки.

PORTALAT.INFO – сайт за статии

Kalin4y — Fri, 28 Dec 2007 13:19:31 +0000

Тези дни пуснахме бета версия на един сайта за публикуване на статии, публикации и резюмета - www.portalat.info. Той е базиран на един CMS за артикълс, който закупихме. Имаме наблюдения върху него, ама за английски версии. Един мой познат до използва и доста добре се индексира от търсачките.
Идеята с пускането на тази система за публикуване на статии и резюмета е да се даде място в Интернет на българският потребител да се рекламира, да рекламира свойте сайтове, продукти или услуги, които предлага.
Може да се каже, че в момента тази ниша е слабо конкурентна и остава да видим дали нашият проект ще успее да се класира. Всички зависи от това дали потребителите ще го приемат добре и ще започнат да пишат в него статии за сайтовете си, за неща които са им направили впечатление и мнения за изкуство и образование.
Крайната дума винаги е имате вие – крайните потребители, защото всичко се прави за вас, във ваша полза и да отговаря на големите ви изисквания за качество на услугата.
Сайта дава възможност за публикуване на 3 вида статии – пълни статии с възможност за странициране, кратко резюме с директен линк или само резюме.
Има възможност да отбелязвате статии, които са ви направили впечатление и да ги оценявате.
За повече инфорамация и запознаване с цялата функционалност ви каня да посетите сайта – www.portalat.info

Определяне на целите на даден проект

Kalin4y — Thu, 13 Dec 2007 20:28:52 +0000

Успехът на всеки един проект зависи от степента на постигане на целите, които са поставени пред него. Колкото по-ясно и конкретни цели си поставите в началото, толкова повече намалявате риска от разногласия дали са постигнати между ръководните кадри. Независимо дали планирането се съпровожда с постоянни промени, бъдете готови винаги да преразглеждате целите си. Това се налага, защото в процеса на работа ще получавате все повече информация, която ще оказва пряко влияние върху целите ви.
Когато определяте и дефинирате целите си мислете умно. Всяка една определена цел за даден проект, трябва да отговаря и да бъде специфична, да може да се измерва (количествено или качествено), да бъде ориентирана към някакво действие. Най-важното при определянето на целите е те да бъдат реалистични и постигнати в определените срокове.
Когато дефинирате целите, които ще бъдат “гонени” с проекта, трябва да вземете под внимание
1. Качество на целите – определете качествени показатели, по които ще се измерват целите. Стандарти по които ще изпълнявате целите.
2. Огранизация на процеса – определете, разпределете и конкретно дефинирайте всички роли в проекта. Изяснете задачите за всеки един от участниците и какви ще са взаимоотношенията. Уверете се, че сте поставили точните задачи на правилният и компетентен човек
3. Комуникация – комуникационните връзки са от изключителна важност за правилното протичане и изпълнение на проекта. По тях ще се движи основната информация, която ви е нужна, за да постигнете целите си.
4. Риск – преценете къде ще намират рисковите моменти в проекта и ги опишете. Направете оценка на тези моменти и определете възможнисте начини за противовъздействие. Колкото по-рано си набележите рисковете, толкова повече свеждате възможността от неприятна изненада в проекта.
Независимо дали определяте целите или изпълнявате някой етап от проекта, бъдете готови за компромиси. Най-често ще ви се налага да правите компромиси с времето, разходите и качеството. Тези величини са взаимосвързани. Формулата на успеха, от която трябва да се водите е Качество = време + разходи Ако промените някой от тези показатели, вие променяте и крайният резултат, който се гони. Най-добре ще усетите силата на тези променливи, когато даденият проект е “набрал” скорост.
Да речем, че времето за разработка на новата ERP система е недостатъчно, тогава вие трябва да вземете още хора, които да се включат в процеса на разработката, или да приемете система, която не е във вид, който е планиран в началото.
Независимо от това, трябва да запомните, че по-ниското качество, не винаги означа провал за проекта. Най-важното е да си определите какви са важнити и основни изисквания на клиента. Ако в системата модула за предоставяне на репорти не е толкова важна и не засяга основната дейност, тогава насочете вниманието съм към част за складовата наличност. Важното е да си приоритизирате етапите и частите на проекта, на които клиента поставя най-голямо внимание. По-маловажните, можете да ги доразработите и след определеният краен срок. Най-важното е дадената система да отговаря на очакванията и изискванията на клиента. Това е така, защото може би се нуждат от нещо което просто да работи , а не от място, което да е събрало последните технологии в разработката.
Добре е още в началото да си определите коя от тези три величини е основна (време, качество, разходи) ще можете по-лесно да правите промени по проекта и в процеса на работа.
Много голяма част от проектите се провалят, защото ръководителят или топ мениджърите не могат да определят точно нуждата от финансови средстава или време за разработка. Един полезен инструмент, които се ползва при управлението на проекти и в процеса на планиране е структурното разпределение на работата (Work Breakdown Structure).
Това е помощен инструмент, чрез които можете да правите приблизително оценки за всяка част от проекта, да възлагате задачи, да проследявате дейността на проекта във всеки един момент и да определяте техният обхват. Основният замисъл на тази стратегия е да се раздели сложната дейност на по-малки задачи. Това се прави докато не се обхване всяка една задача до най-ниско ниво….до тогава, докато не можете да я раздробяте повече :) Стигнете ли до това ниво, вие вече сте определели всяка една задача от проекта и сте я направили по-удобна за изпълнение. За да създадете една такава разбивка на работата по проекта, трябва да можете да си отговорите на въпроса: Какво трябва да се направи, за да бъде изпълнена задачата ?
Продължавайте да си задавате този въпрос, докато не стигнете до крайната цел, т.е. задачката да не може да бъде разделяне на подзадачи. Съставете план приблизително колко време ще ви отнеме изпълнението на всяка една от разпределените задачи и колко ще струва тяхното изпълнение в парично и човешко изражение.
Колкото е по-сложен един проект, толкова повече нива на разпределение ще се състои. Не трябва да се безпокойте за последователността на извършване на дейностите. Съставяйки си план за изпълнение, вие си поставяте точно определени планове за всяка една от задачите. Лекото завишаване на предварителните оценки е доста добър начин да намалите риска. Но го правете открито, споделяйте го с топ мениджърите. След внимателното планиране ще сте наясно вече от какви ресурси се нуждаете. Ще имате явна представа за продължителността на проекта. Всичко това ще ви е необходимо за следващият етап на проекта – подготовката.
Един съвет: винаги базирайте преценката си на предишен опит, който сте натрупали. Използвайте усреднено време за изпълнение на една задачка. Ако в един проект дадена задачка ви е отнела 3 часа, а във втория то тя ви е струвала час и половина, то за следвашият проект я предвидете като разход от 2 часа за нейното изпълнение.
Запомнете, че предварителните преценки и оценки не са 100% сигурни. Не се ангажирайте с тяхното стриктно изпълнение на този етап от проекта.
Когато си определите точно целите, които ще се преследват убедете се, че всеки един от участниците е наясно с поставените задачи. Колкото по-рано те се ориентират в задълженията и са наясно с целите, толкова повече свеждате до минимум вероятността от рискови моменти.

Управление на проекти

Kalin4y — Tue, 11 Dec 2007 19:33:54 +0000

В няколко поредни поста ще се опитам да ви дам основни насоки при управлението на проекти, ключови моменти и тънкости, с които да се съобразите при управлението им. Всички казано по-долу се основава на моя личен опит в управление на проекти и планирането им.
Преди да започнем с някакви насоки и специфики при управлението на проект трябва да уточним какво се крие зад термина “управление на проекти”.
Буквално проекта е работа, която трябва да се свърши, за да се постигне някаква цел. В бизнес проект може да се дефинира и като набор от взаимосвързани дейности, които се вършат от екип за определен период от време. Всеки един проект се състои от етапи на разработка. Жизненият цикъл на един проект се състои от няколко фази:
1. Планиране
2. Подготовка
3. Реализиция
4. Приключване
Всеки един от тези етапи имат свои цели, дейности, инструменти и специфични условия. Ръководител проекта трябва да може добре да разграничава и дефинира всеки един от тези етапи.
Всички етапи имат препокриване. Може да не вървят в точна последователност – започвайки с един, можете да се върнете към предходния и т.н. Например започвате даден проект с предварително планиран бюджет, имате и определени срокове (крайна дата). По-късно, когато навлезнете в подготовката, определяте с по-голяма точност всички срокове, разходи и ресурси в плана на проекта. Те за вас се явяват ценен източник на информация за бъдещето развитие на проекта. Като резултат се връщате отново в планирането, за да зададете с точност всички необходими вече конкретизирани данни. Връщането към първоначално зададените параметри не означава, че се лутате и незнаете на къде да поемете с проекта, а точно обратното – обогатяване с информация и конкретни цифри вашият проект, и сте наястно с цялостното му развитие.
Преди да започнете планирането и всякаква дейност по даден проект е необходимо да си определите кой е основният проблем, които ще се разглежда в проекта. Това определене е основно и колкото по-рано го оразмерите, толкова по-малко финансови загуби ще понесете в бъдеще. Твърде често се случва поради силното желание на топ-мениджърите да пуснат нов продукт на пазара, да не се съобразят с основният аспект, които трябва да се реши с развитието на проекта, и без да са запознати с дълбочината на проблема.
Несъобразявайките с основният проблем, рискувате да предложите твърде скъпо, сложно и неотговарящо на очакванията на потребителите продукт. За да можете да откриете, кои са ключовите моменти във вашият продукт, трябва да си отговорите на следните въпроси:
1. Какъв е смисъла и какво ще се постигне с нещата, които ще предприемем ?
2. Какво е предизвикало у хората необходимостта от решаване на проблема
3. Кои имат интерес от решаването на този проблем ?
4. Различават ли се целите на участниците в проекта ?
5. Какви ще са критериите, по които ще се оценява проекта ?

В следващите няколко теми ще се запознаем с това как да определяме най-правилно и точно необходимите ресурси за всеки един от тези въпроси.

Проект за нова Интернет корпорация

Kalin4y — Thu, 11 Oct 2007 09:06:56 +0000

С едни колеги обмисляме да създадем една организация – корсорциум или корпорация (е как не ги обичам тези думи) и да обедим всички проекти по които работим. Това доста ще окрупни бизнеса ни, пък и може да разкрие нови възможности.

Всеки от нас работи по 2-3 големи проекта и 10тина малки, така че това доста ще ни издигне…поне така си мислим. Ще се създаде един ръководен огран, които да взима всички решения. А пък и нашите проекти могат да се обединят под една сфера – интернет маркетинг и интернет услуги. Кой се занимава със SEO, SEM, уеб дизайн, маркетингови страгегии и т.н. Ние наблягаме и на тестове на приложения, потребителски и тестове за ползваемост.

Всичко е измислено, както се казва, и много скоро ще се роди една фирма, която да обеди цялата наша дейност. По този начин ще можем да предложим пълни и завършени услуги и продукти на нашите клиенти. Всичко се прави за тях и с цел да се отговори на нуждата им от потребност, ще се улесни изборът им за фирма парньор, защото ако можеш да предложиш пълна услуга на клиента от уеб дизайн на сайта му, през хостинг и оптимизация до пълно уеб промотиране и развиване на интернет маркетинг стратегии.

Много скоро очаквайте изненада, която може да допринесе много за развитието както на нашата фирма, така и на пазара на комплексните услуги.

Кандидатстване по европейските фондове

Kalin4y — Tue, 09 Oct 2007 07:45:57 +0000

Днес се видях с един познат с когото не бяхме се виждали от сравнително доста време. От разговорът, който проведохме разбрах, че той се е ориентирал към дейност свързана със създаването на проекти за кандидатстване за финансиране от структурните фондове на ЕС. Интересна дейност и в същото време доста полезна за мен.

Ще попитате защо ли ? Ми скоро се сдобивам с един градски домейн .info на доста голям град от страната. Идеята ми е с него да се направи един е-guide за град. Ще има няколко езикови версии и какво по-хубаво това да се осъществи с европейска субсидия.

Ще се открият нови работни места и което е най-важното ще се създаде едно хубаво нещо за този град. Но това си зависи само от времето и това дали ще успеем да изготвим нужният бизнес план за кандидатстване. Все пак тук мога да поискам и помощта от един мой преподавател в Университета – Божидар Хаджиев. Той в същото време е доста “известен” в бизнес средите и ще даде едно рамо :)