Блог на Калин Василев

С поредица от публикации се опитах да ви дам няколко насоки на това, как да управлявате даден проект, на какво трябва да наблегнете и с какво трябва да се съобразите.
Ето сборно на какви моменти се спряхме от жизнения цикъл на даден проект:
1. Управление на проекти
2. Определяне на целите на проект
3. Формиране на екип
4. График на проекта
5. Метод на кричния път
6. Как да съставим бюджет към проекта
7. Контрол на качеството и контрол върху бюджета на проекта
9. Как да управляваме проблемите в проекта
10. Видове проблеми при управлението на проекти
11. Завършване на проекта
Надявам се, че съм успял да ви дам малко насоки при изпълнението ви на ролята на ръководител проект. Това са само основни методи и техники, с които трябва да се съобразите започвайки своята работа.
Най-важното при управлението на даден проект е да съумеете да сформирате качествен и ефективен екип. Защото именно от него, зависи колко бързо и колко качествено ще се свърши дадена работа. Не се страхувайте да похвалите някои член на екипа ви, не се страхувайте да критикувате ръководител проекта, защото всеки човек има какво да научи :)

Остават ми още 2 седмици в Университета. Честно да си кажа, изобщо не ми се напуска. Висшето образование си има своите предимства и красоти, а УХТ много ми даде и аз на него дадох.
Като за последно имаме за задачка да създадем проект за стартиране на бизнес. Воден от моите пристрастия реших да изготвя проект за стартиране на дейност в сферата на интернет услугите. Касае се за един вече реален проект, които работи от доста време и е собственост на моя приятел Димчо Желев – www.rezervaciq.com. Всичко това няма да бъде факт, без неговата голяма помощ разбира се :)
Реших да го “създам” на документи и да ви запозная и вас с това, как можем да започнем бизнес в Интернет. Смятам, че ще ви е полезно и може да почерпите малко идеи за започване на самостоятелен бизнес.
В следващите няколко поста ще ви дам начални стъпки на това от какво зависи развитието на един проект или бизнес в Интернет, и с какво трябва да се съобразите.
Най-важното, което не трябва да забравяте е, че е-бизнеса е също като бизнеса без е. При него водещ отново е клиента, защото без него няма приходи, няма печалба.

Едно от основните задължения на ръководител проекта е контролът върху бюджета. След като се планирали и оценили внимателно бюджета, сега вашето внимание трябва да е насочено към следене на цифрите, за да сте сигурни, че реалните разходи ще съответстват на предвидените в бюджета на проекта. Доста е трудно да се прогнозира с абсолютна точност какви ще са бъдещите разходи. Но основата цел и задача от която трябва да се ръководите е да задържите проекта и разходите по него в определеният предварително лимит. В противен случай рискувате да си довлечете на главата доста упреци и ще се наложи да дадете доста обяснения пред висшите ръководни кадри за допълнителните разходи.
Когато наблюдавате реалните разходи спрямо планираните, внимавайте за “подводни камъни” , които могат да объркат плановете ви и които ще увеличат несъмнено разходите ви.
Липсата на твърдо договорени цени с доставчици и подизпълнители и непланирани разходи за персонал, с които осигурявате спазването на графика (тук се включват и допълнителните изработени часове) са от основните елементи, които могат да ви донесат допълнително разходи. Непредвидените разходи за обучение, неочаквани разходи за допълнителна техника, софтуер, наличие на консултантски такси и т.н. са неща с които трябва да се съобразите, ако искате да не индексирате допълнителни, непредвидени разходи.
Повечето от тези разходи за проекта не са в състояние да се предвидят в началото на всеки проект. Затова винаги бъдете внимателни към истинските цифри, когато те започнат да “идват” към вас. Особено некомфортно ще се получи, ако отчетете големи разлики с това какво сте предвидили в бюджета и това какво реално ви трябва като финансов ресурс. Ако се стигне до това, внимателно анализирайте всяка една операция и открийте къде е причината за тях.
Но не винаги новините свързани с бюджета са лоши :) Когато сравнявате предварително определените разходи с реалните, може да отките някой окуражителни аспекти. Някои елементи, които допринасят за запазване на разходите под лимита са:
- капиталовите разходи са по-малки
- лихвените проценти са по-ниски
- персонала се редуцира
Несъмнено като ръководител на проект пред Вас ще стой основната задача за качеството на проекта. Това качество пряко влияе върху неговият успех. Последното нещо, от което се нуждаете е недоволен от крайните резултати клиент или друг заинтересован участник в проекта.
Тук ще си позволя да ви изброя няколко елемента, които ще ви помогнат да постигнете високи резултати:
1. Не претрупвайте проверките на качеството, само и само за да спазите крайният срок. Обикновено разходите за коригиране на един проблем са много по-големи, отколкото за ефективното му разрешаване.
2. Определете стандартите за качество във фазата на планирането. Задължително вземете предвид критериите за качество на фирмата – вътрешно-фирмените стандарти, изискванията на заинтересованите участници, обхвата на проекта и наличието на външни изисквания.
3. Отделете внимание на това как се доставят документите, каква информация дават проверките, списъците или анализите на отделните етапи от разработването на проекта.
4. Определете предварителни показатели на които трябва да отговаря проекта, за да се счита за успешен. Доставените и генерирани документи, които не отговарят на стандартите за качество, ги върнете за ревю от автора или може да ги оставите за преработка, но това само в зависимост от стойността и приоритета им.
Винаги уведомявайте и информирайте заинтересованите участници за развитието на проекта. Договорете се още във фазата на планирането кога и как да предоставяте докладите си.
Изградете добре работеща система за комуникация с всички заинтересовани страни. Като цяла възложителите на проекта искат постоянно да правят корекции по първоначално зададената задача, както и доклади за състоянието и развитието на проекта. Разберете какво очакват те от вас и ги информирайте периодично докъде е стигнала работата. Когато проекта набере скорост , консултирайте се с тях, за да видите какво смятат те за изпълнението на проекта и дали считат предоставената информация за достатъчна.
Придържането ви към критичния път ще ви бъде по-лек, ако на главата ви не “висят” недоволни клиенти, които искат непрекъснато нова и все по-нова информация.
Не забравяйте, че честността винаги е похвална, затова бъдете честни с тях. Не крийте проблемите и не ги омаловажавайте. В противен случай те лесно могат да се превърнат във ваш противник и да доведат до криза в проекта, отколкото ако на време сте уведомили заинтересованите участници. В случай, че са били информирани за целият жизнен път на проекта до момента, те биха могли да предложат помощта си за справяне с проблема.

Бюджета към даден проект представлява финансовият план за действие по проекта. Той привежда всички стойности в измерими количества, определя цените на необходимите ресурси и очакаваната възвращаемост в рамките на определено време. Трябва да имате впредвид, че не всички бюджети са еднакви. По-голяма част от ръководителите на проекти, имат т.н. “сводобно пространство” в бюджетите си.

Бюджета не е само списък на всички разходи, включени в изпълнението на проекта. Той дава и възможност да видите дали разходите са оправдани спрямо очакваните резултати.
Първият и най-основен въпрос, който трябва да си поставим в началото на неговото изготвяне е – Какво ще е необходимо, за да реализираме проекта ?
Винаги когато тръгнете да съставяте бюджет за своя проект, разбивайте разходите на следните основни категории:
- Персонал – тук обикновенно планувайте най-големият ресурс от бюджета си. Включете и предвидете разходи за евентулано наемане на външни специалисти, ако вашият проект се нуждае от такива.
- Обучение – заделете пари и за обучение на членовете на екипа. Не всички може да могат да работят с наличните технологии или съоръжения. Може да се наложи да пратите част от екипа си на обучение във друга фирма, предлагаща такъв вид услуги.
- Транспорт – ако предвиждате заплащането на транспортни разходи на членовете на екипа си, тук е мястото да заделите пари за това.
- Ресурси – освен стандартните ресурси, оборудване и технологии дали няма да имате нужда от закупуването на допълнително такова, закупуване на лицензи за софтуер и т.н.
- Информация – ще трябва ли да закупувате анализи и доклади за някоя информация, от която се нуждае вашият проект ? Каква дейност на изследване за даден продукт трябва да се направи? Заделете пари и за тази част.
След като отметнали и определили сумите за всяка една категория е добре да си зададете въпроса “Дали не забравих нещо?”. Много е важно да не забравите да предвидите разходи за обучение, за да може всички членове на екипа ви да работят еднакво качествено и бързо. Не забравяйте да предвите и разходи за обучение за крайният потребител, с тях те ще се научат да работят с вашият продукт, ако има нужда от такива.
Заделете и предвидете си разходи за текущи нужди на членовете на екипа, които ще възникнат по време на проекта, за да не останете изненадани в последствие. Предвидете и пари за поддръжка на новите съоръжения, или за ъпдейт на софтуерните продукти, които използвате. Предвидете пари и за нови лицензи на софтуера, разходи за застраховки, за външни услуги.

Независимо колко добре сте планували бюджета си и сте гообмисляли, бъдете готови реалните суми и разходи да се различават от първоначално предвидените. Не се притеснявайте от това и винаги бъдете по-гъвкави и готови за промяна, но винаги в точно определените срокове, обща цена и никога не правете компромис с качеството на ключовите/основни места в проекта.

Technorati Profile