Различните комуникационни техноогии могат да бъдат използвани за постигането на различни цели. Използвайте пълноценно корпоративната мрежа (Интранет), за да подобрявате този процес. Освен вътре в екипа, трябва да се стремите да поддържате и добри комуникационни канали между самия екип и останалите страни – клиенти и доставчици.
Няма точно определени правила или елементи за изграждането на такива канали, но някои основни от тях са:
- уеб системи – използвайте ги, за да предоставите платформа за достъп до документи, графични изображения или някакви медия файлове, който оказват пряко въздействие върху работата на екипа. Чудесен пример за това, като има и доста безплатни решения за document repository като уеб приложение.
- уеб или интерактивни конференции – скайп чат, конферентни разговори.
- email – най-мощното оръжие при управлението на виртуални екипи.
Термини като “виртуална конференция”, “виртуална група” или “онлайн разговор” в съвременния свят се свързват с много технологични начини за връзка. Те може да са в реално време, като видео и аудио конферентна връзка, или да предоставят възможност на различни хора от различни места да се присъединяват по всяко едно време.
Различните видове Groupware софтуер (незнам как да го преведа) предоставят почти неограничени възможности и са създадени именно в подкрепа на управлението на виртуални екипи.
Мои познати в началото направиха големи грешки свързани с налагането на Groupware технологии в управлението. Затова запомнете и не:
- се опитвайте да налагате Groupware като стратегия и да преминавате към реинженеринг на дейността на компанията
- очаквайте да инсталирате някакъв Groupware и всичко да стане с магическа пръчка
- избирайте първо Groupware приложение и после да търсите къде да го внедрите като решение за даден проблем
- внедрявайте Groupware и да очаквате служителите сами да разберат и научат процеса как да си служат с него. Проявете търпение и отделете ресурс за обучение
- карайте служителите си насила да използват Groupware и не ги наказвайте, ако не го правят
- използвайте Groupware технология, за да промените политиката на фирмата си

За да може да се провежда ефектно управление на виртуални екипи, е необходимо да се предприемат някои действия на организационно ниво в компанията, като например:
- процеса на управление на екипи и развитие трябва да се създаде, дефинира, внедри, тества и изчисти максимално
- ръководител екипи трябва да бъдат обучени в нови мениджмънт стратегии, защото техниките за управление на виртуални екипи се различават доста от тези при управлението лице в лице.
- членовете на екипите трябва да бъдат обучени в новите методи на работа
- организационната структура на компанията трябва да се “пригоди” за новите динамични техники за управление на екипи
- внедряване на нови ИТ технологии, които да бъдат в помощ на екипите
- трябва да се изградят и внедрят нови мениджмънт системи, както мерки и контролни системи

Има и още доста други промени, които трябва да се предприемат, за да можем да говорим за успешно управление на виртуални екипи. В следващите няколко публикации ще се опитам да ви запозная с добрите практики при новият процес на управление на екипи, които става все по-разпространен. Екипи, които не са разположени на едно географско място и работят заедно по общи проекти.

Съществуват различни методи за измерване на успеха. Те варират по отношение на сложността, цената и времето. Препоръчвам ви да изберете комплексен метод за оценка на екипа, който показва значението на постигнатите резултати за развитието на цялата организация. Основните методи от които може да избирате са:
1. сравнение спрямо сходни екипи
2. оценка на прогреса на екипа спрямо първоначалните цели и график
3. наблюдение на екипа от външен консултант
4. стимулиране на редовни, неформални дискусии в екипа за оценяване на функционалността му
5. анализ на проекта по време на специални срещи с цел да се определи кое върви добре и кое не и как натрупаният опит може да помогне в бъдеща работа

Всеки член на екипа изпълнява много роли – като човек, като член на екипа, като член на цялата организация. Затова при оценка на индивидуалните постижения е добре да се комбинират най-малко два от следните методи по отношение на всяка една от ролите
- оценка на колегите: членовете на екипа дават оценка за работата на колегите си
- удовлетвореност на клиентите: вътрешни и външни клиенти оценяват екипа и отделните членове
- самооценка: всеки член на екипа се оценява сам
- оценка на лидера: като лидер или наблюдател (супервайзър) оценявате всеки един поотделно
- оценка на мениджмънта: ръководителят на отдела или мениджърът на лидера оценява членовете на екипа.

Оценяването помага изключително много за затвърждаване на силните страни и определяне на онези аспекти от работата на екипа които се нуждаят от подобрение. Когато оценяването на екипа се базира на адекватна и креативна система за награждаване на работата, екипът ви е мотивиран за прогрес и постигане на така желаните резултати.

Осъзнавайки, че такъв човек има във Вашият екип, никога не казвайте: “Няма проблем!”. Това още повече ще влуши нещата. Ако останалите възприемат някой като фигурант или мъртва душа, естествено е да се появи негодувание. Как ще се справите с тази ситуация, преди да се е превърнала в сериозен проблем, който забавя процесите или нарушава екипната работа и култура ?

Пример: Лично аз преди известно време имах влошени комуникации с един ръководител проект. Нямах нищо против човека, но явно при него личностните отношенията рефлектираха върху самата работа. Игнорираше ме като член на екипа, последен научавах информацията, не можех да си вършех работата адекватно, а после се изискваше от мен информация защо се получава така. Реших да си поговоря с ръководителя. Седнахме с нагласата да си изясня проблема. Той през цялото време повтаряше, че проблем няма и се усмихваше.
Но проблем имаше и продължи да си има, въпреки неговото отричане от страна на ръководител проекта. Нямах сили да се боря сам без и другата страна да полага усилия за разрешаването му.

Както може да направите в тази ситуация ? Постъпката в този случай на ръководител проект не е от най-правилните. Успешните подходи за решаването на личности проблеми са следвайки следните стъпки:
1. Говорете лично с човека. Осведомете го какъв е проблема и какво смятат колегите от екипа за него. Попитайте го какво мисли за работата си. Опитайте се да го накарате да обясни защо се държи по този начин.
2. След личния разговор анализирайте защо според вас човекът не си върши работата. Дали защото смята, че приносът му не се забелязва или може би не притежава нужните умения ? Дали не е в екипа против волята си?
3. Ако е уместно говорете и с другите членове на екипа, за да проучите мненията им за даденият човек. Не търсете критиката, а причини за поведението.
4. Ако решението е просто – нуждае се от допълнителна квалификация – пратете го веднага.
5. Ако е необходимо, говорете пак с човека и му обяснете колко е ценен неговият принос за работата на екипа и постигането на общата цел. Ясно му покажете, че той е важен за вас и му кажете защо трябва да е част от екипа.
6. Дайте на човека позитивно мнение за работата му.
7. Ако въпреки всичко работата и нагласите му не се променят към по-добро, обмислете възможността да напусне екипа.
Всички форми на некреативен конфликт, враждебност сред членовете, разногласия и съпротива може да разстроят и дори да унищожат екипа. Трябва да се наясно за всяка дисхармония в личните взаимоотношения на членовете на екипа.

По време на срещите помолете всеки да каже какво мисли по предложенията – така ще се почувствате по-обвързан. Спрете свободните разговори, седнете около масата и определете кой кога ще говори. Това е начинът мнението и на този, който се притеснява, да бъде чуто.

Изследвайте всяка една противоположна гледна точка. Те могат да бъдат безкрайно полезни източници за нови идеи, но трябва да се управляват внимателно. Стимулирайте изказването на всякакви гледни точки.
Например определете един член от екипа, който да изпълнява ролята на “адвокат на дявола” във всички големи дебати и при вземане на важни решения. Дори и когато изглежда, че екипът е постигнал съгласие, той ще накара хората да преосмислят гледните си точки. Потърсете всички възможни гледни точки и ги обмислете. Когато се прилага само едно, членовете може да помислят, че тяхното мнение не е важни, и екипът да загуби възможността да чуе по-успешната алтернатива.
Уверете се, че всички членове на екипа могат да изкажат своето мнение и да направят предложения.

Една много добра мисъл на Джийн Уелдон, която винаги ме кара да се замисля и да я следвам безпрекословно:
“Няма нищо по ценно от човек, който мисли по различен начин. И нищо по-вдъхновяващо от казаната след това реплика: Браво, прав си!”
Запомнете я и не се страхувайте да похвалите членовете на екипа си!

Играйте ролята на лидер – сега сте в позиция, в която членовете на екипа ви притежават в някои области повече знания от вас, така че не може винаги да сте експертът или дори, този който винаги да решава проблема. Трябва да се адаптирате към тази ситуация, като прибавяте нови качества:
- Лидерът е инициатор – започвате процеси и действия, които спомагат за сработването и представянето на екипа.
- Лидерът е инструктор – служете като съветник и наставник, с което помагате на членовете на екипа да подобряват своята работа.
- Лидерът е модел – вие формирате своето поведение и представяне, така че да отговаря на очакванията, които имате към екипа.
- Лидерът е преговарящ – хората в екипа ви може да имат имат различно мислене на работа, на общуване и на изразяване на идеи. Трябва да сте отворени към различията – да осъзнавате, че тези качества може да бъдат трудни за управление, но те са онова, което ще направи екипа динамичен и ефективен. Изглаждането на различията и извличането на креативността от тях е една от най-важните ви роли.