Блог на Калин Василев

Воденето на дискусии безспорно е най-доброто място за комуникация в екипа, така че отделете специално внимание на дискусиите – как протичат и до какви резултати водят.
Когато сформирате и започвате дискусия с екипа си, ви предлагам да използвате някои от следните насоки, за да сте сигурни, че ще получите верния резултат:
1. Провеждайте срещите по един и същ формат, така че членовете на екипа да знаят какво да очакват. Този формат се превръща в навик за екипа и често повишава продуктивността.
2. Запознайте се с дневния ред преди срещата. Така ще можете да се подготвите за дебатите, които предстоят.
3. Фокусирайте се върху решаването на проблеми по време на срещите вместо върху споделянето на информация.
4. Не губете ценно време за разпространяването на информация, която може да се достави на членовете на екипа предварително.
5. Дръжте дискусията в рамките на темата – когато започне да се отклонява, върнете хората към обсъждания проблем
6. Предложете новите проекти да се обсъждат в края на срещата.
Някои от тези задачи се изпълняват от водещия на срещата – това може да сте вие, в лицето на ръководител проект или друг член на екипа.

По време на срещите помолете всеки да каже какво мисли по предложенията – така ще се почувствате по-обвързан. Спрете свободните разговори, седнете около масата и определете кой кога ще говори. Това е начинът мнението и на този, който се притеснява, да бъде чуто.

Изследвайте всяка една противоположна гледна точка. Те могат да бъдат безкрайно полезни източници за нови идеи, но трябва да се управляват внимателно. Стимулирайте изказването на всякакви гледни точки.
Например определете един член от екипа, който да изпълнява ролята на “адвокат на дявола” във всички големи дебати и при вземане на важни решения. Дори и когато изглежда, че екипът е постигнал съгласие, той ще накара хората да преосмислят гледните си точки. Потърсете всички възможни гледни точки и ги обмислете. Когато се прилага само едно, членовете може да помислят, че тяхното мнение не е важни, и екипът да загуби възможността да чуе по-успешната алтернатива.
Уверете се, че всички членове на екипа могат да изкажат своето мнение и да направят предложения.

Една много добра мисъл на Джийн Уелдон, която винаги ме кара да се замисля и да я следвам безпрекословно:
“Няма нищо по ценно от човек, който мисли по различен начин. И нищо по-вдъхновяващо от казаната след това реплика: Браво, прав си!”
Запомнете я и не се страхувайте да похвалите членовете на екипа си!

Успешните лидери и ефективните членове на екипа знаят, че са взаимосвързани. Да можеш да разчиташ на другите и да им се доверяваш е основна предпоставка, за да бъде екипа добър.
Успешните лидери и тези, които умеят да работят в екип притежават най-малко едно общо качество: могат да превъзмогнат собственото си его!

Играйте ролята на лидер – сега сте в позиция, в която членовете на екипа ви притежават в някои области повече знания от вас, така че не може винаги да сте експертът или дори, този който винаги да решава проблема. Трябва да се адаптирате към тази ситуация, като прибавяте нови качества:
- Лидерът е инициатор – започвате процеси и действия, които спомагат за сработването и представянето на екипа.
- Лидерът е инструктор – служете като съветник и наставник, с което помагате на членовете на екипа да подобряват своята работа.
- Лидерът е модел – вие формирате своето поведение и представяне, така че да отговаря на очакванията, които имате към екипа.
- Лидерът е преговарящ – хората в екипа ви може да имат имат различно мислене на работа, на общуване и на изразяване на идеи. Трябва да сте отворени към различията – да осъзнавате, че тези качества може да бъдат трудни за управление, но те са онова, което ще направи екипа динамичен и ефективен. Изглаждането на различията и извличането на креативността от тях е една от най-важните ви роли.

Най-важното правило за всяка група е това, което определя как ще се взимат решенията. Екипната работа включва постоянно взимане на решения. Колкото повече са обвързани членовете на екипа с този процес, толкова по-голям е шанса те да приемат и подкрепят мисията и да работят за постигане на желания резултат.
Изберете и фиксирайте процеса по вземане на решение, който ще се използва в работата на екипа. Решението обикновено се взима по един от следните начини:
1. Лидерът взема решение въз основа на информация от екипа – това може да се каже, че е най-бързият начин, но той в най-малка степен гарантира пълна подкрепа от страна на екипа. Ако обаче членовете на екипа имат усещането, че мненията им се чуват и вземат под внимание, този метод работи изключително добре и успешно.
2. Мнозинството решава – добре познат и широко приет метод за взимане на решения, въпреки че тези, които са малцинство, често се чувстват пренебрегнати и изхвърлени от процеса на управление.
3. Решението се взима от малка група експерти – отново доверието е най-важно, когато се прилага този метод
4. Решение чрез консенсус – постигане на консенсус не означава, че всички членове на екипа са се съгласили с решението, а по-скоро, че всичко го приемат. Постигането на консенсус сплотява екипа, което за свой ред спомага за по-лесното постигане на целта. Част от умението да работиш в екип включва да приемеш факта, че ще трябва да подкрепяш решенията на екипа дори когато имаш известни опасения или когато решението не е такова, каквото би ти се искало или каквото то допада. Въпреки това постигането на консенсус (обратно на “лидерът решава”) е най-бавния метод. Това се превръща в проблем, когато трябва да се вземат бързи решения.
Съществуват много различни процеси за вземане на решение, но този, който се ползва с подкрепата на членовете на екипа е най-добрия. Един личен съвет от мен – лидерът трябва да съумее да надмогне собственото си его, самочувствие и вярвания понякога, без да губи способността си да преценява правилно дадена ситуация.
Постигнете съгласие и по други основни правила – съществуват и други правила, чрез които можете да подобрите работата на екипа си. Обсъдете ги с членовете на екипа и получете тяхното одобрение. Правила, които можете да обсъдите и приемете са:
- всички срещи започват и свършват в определения предварително час
- всяка среща има предварително подготвен дневен ред
- всички членове на екипа, участват във всички срещи. Не изолирайте членове на екипа си и ги мотивирайте да вземат участие във всяка една среща.
- критиката трябва да бъде конструктивна
- различните мнения ще се уважават и използват
- всеки член на екипа ще информира останалите за онези неща, който трябва да знаят използвайки предварително създаден шаблон за контактна информация
Създавайки тези и други правила, ще си спестите много проблеми в бъдеще.

Ролята на лидера може да започне с определяне на оригиналната мисия, с планирането на проекта, с избор на членовете на екип. Но именно истинската работа след този момент. Точно сега.
Екипа се събира заедно и в началото това напълно различни хора, насядали около масата. Точно вие сте човека, който трябва да ги превърне в сплотен екип, посветен на общата мисия.
Процесите в екипа – лидерът трябва да бъде готов за междуличностните взаимоотношения, които от своя страна са естествени и предсказуеми. Екипа преминава през различни фази през своето развитие, като често включва конфликти и напрежение, които продължават докато не се намери стила на съвместната работа. Трябва всички заедно – ти и членовете на екипа ти, да преминете през това успешно. Управлението на процесите в екипа е също толкова важно, колкото е важно и управлението на задачите.
Организирайте начална среща. Независимо дали почвате проект с нов или вече съществуващ екип, началната среща е задължителна, защото тя е основата за добрата работа за вбъдеще.
На първата среща с екипа си засегнете някои от следните теми и въпроси:
- представяне на членовете, като всеки казва по нещо за себе си
- разясняване на общата цел. Какви са точно задачите? Какво трябва да се постигне и какво са сроковете? Отговаря ли на предварителните очаквания или трябва да се променят очакванията?
- създаване на основни правила за работа на екипа. Как ще се взимат решенията? Как, през колко време и кога ще се провеждат срещите?
- представяне на мисията на проекта и първи стъпки за сплотяване на екипа покрай нея. Това първоначално трябва да дойде от вас, членовете на екипа трябва да усетят вашият ентусиазъм.
Ясни цели – заедно с висшите мениджъри или с клиентите сте установили целите на проекта. След това следва не само да ги представите на останалите членове на екипа, но и да се опитате заедно да прецизирате задачите или да ги разбиете на подцели, за да върви по-лесно работата ви. Моментът, в който успявате да помогнете на групата да мисли и почувства мисията на проекта като своя, то поставяте началото на трансформирането и в екип.
За да може екипа ви да функционира и да се предвижва добре е необходимо да създадете основни правила за действие на екипа при управлението на проекта.